יתרונות וחסרונות של ארגון קבצים מסורתי

ארגון קבצים מסורתי מתייחס לגישה לארגון קבצים מבוססי מחשב או אלקטרוניים. לפני מסדי נתונים ממוחשבים, עסקים רבים פשוט ארגנו קבצים על ידי יצירת מבני תיקיות והציבו מסמכים וקבצים בתיקיות על סמך קטגוריה או סוג. שיטה זו פינתה את מקומה למערכות מסדי נתונים במקרים רבים. עם זאת, תיוק מסורתי הוא לפעמים יתרון אם יש לך מספר קטן יחסית של קבצים.

מערכת התיוק המסורתית היא פשוטה מאוד להגדרה ולשימוש, בהנחה שמספר הקבצים שאתה מתחזק קטן. אם יש לך חמש קטגוריות בסיסיות של מסמכים ומספר מוגבל של קבצים בכל אחת, למשל, אינך צריך מערכת מסד נתונים כדי לאחסן, לתחזק ולאחזר את הקבצים שלך בקלות. אתה גם לא צריך לדאוג ללמוד מערכת תוכנה ולהכשיר עובדים להשתמש בה.

אם אתה משתמש במערכת תיוק מסורתית, אתה גם לא צריך להשקיע במסד נתונים של תוכנה שעשוי לכלול רכישה מראש ודמי רישוי שוטפים. באופן טבעי, אתה צריך מחשב, וזה די נפוץ בעסקים בין אם אתה מאחסן קבצים או לא. מבנה הקבצים הבסיסי שלך נשמר ישירות בכונן הקשיח של המחשב שלך. לחילופין, ניתן לרכוש כונן קשיח חיצוני זול במיוחד המאפשר להעביר קבצים ממחשב אחד למשנהו.

חסרון עיקרי של מערכת התיוק המסורתית הוא שהיא אינה מאפשרת אינטגרציה בין קבצים או שיתוף נתונים. עם מערכת תיוק מבוססת תוכנה, אתה יכול לתחזק תיקיות שונות אבל אתה יכול להתאים חיפושים כדי לאחזר מסמכים במספר קבצים. בנוסף, אתה יכול לאפשר למספר עובדים לחפש בקבצי נתונים משותפים. שילוב זה מפחית את זמן החיפוש בכל הקבצים הבודדים, יתרון שחשוב במיוחד אם אתה שומר על כמות גדולה של קבצים או שיש לך בסיס לקוחות גדול.

אתה גם מסתכן בשכפול של נתונים אם אתה לא משלב את הקבצים שלך דרך מסד נתונים. במערכת מסורתית, המחשב שלך לא מזהה שאתה יוצר מסמכים דומים ומאחסן אותם במיקומי קבצים שונים. בנוסף, מערכת התיוק המסורתית שלך אינה מציעה כמעט את רמת האבטחה שמציעה מערכת תיוק מסד נתונים מעוצבת בקפידה. נתונים מוצפנים ואבטחה עדכנית הם תכונות מפתח כאשר החברה מפתחת באופן קבוע מערכות מסד נתונים משופרות.