שימושים בדואר אלקטרוני בעסק

דואר אלקטרוני הוא אחד מכלי התקשורת העסקיים הנפוצים ביותר בשנים האחרונות. השימושים בדוא"ל בעסק כוללים תקשורת עם עמיתים לעבודה ולקוחות, תזמון פגישות, שליחת התראות אוטומטיות ושיתוף ניוזלטרים עם לקוחות ישנים וחדשים. אחד היתרונות של דואר אלקטרוני בתקשורת עסקית הוא שהוא כל כך קיים בכל מקום שכולם מניחים שכל מי שיש לו גישה לאינטרנט יכול לשלוח ולקבל דוא"ל. דוא"ל שימש גם כמה רמאים והאקרים בשנים האחרונות, לכן חשוב להיות ערניים להודעות הונאה.

תפקיד מרכזי של דואר אלקטרוני בתקשורת עסקית הוא חיבור בין אנשים בתוך אותה חברה או ארגון. מיילים משמשים לעתים קרובות מאוד כדי לשאול שאלות של עמיתים לעבודה מבלי להפריע להם בשיחת טלפון או בלחיצה על הכתף. הם רגילים לשלוח הודעות פגישות ופרוטוקולים, להפיץ טפסים חשובים ולערוך סקרים במקום העבודה.

למשרדים רבים יש מגוון רשימות תפוצה פנימיות שאנשים יכולים לשלוח אליהם הודעות כדי להביא אותם ליחידה מסוימת של החברה, בין אם זה כל מי שעובד בבני אדם משאבים שאולי יצטרכו לראות עדכון מדיניות חופשה או כל מי שעובד בקומה מסוימת שצריכים לדעת שזה של עמית לעבודה יום הולדת.

אימייל קבצים מצורפים משמשים בדרך כלל כדרך לשיתוף קבצים, ממסמכי Microsoft Word ועד לדוגמאות של חומרי פרסום כמו לוגו או ג'ינגלים.

אנשים בודקים יותר ויותר אימייל של החברה במכשירים אישיים כמו סמארטפונים, מה שמאפשר להם לשמור על קשר עם עמיתים לעבודה מחוץ למשרד. זה יכול להיות חיובי ושלילי כאחד: אנשים יכולים בקלות רבה יותר לעבוד מהבית או לבצע צ'ק-אין מהיר במהלך נסיעות בוקר, אבל גם ייתכן שיש להם פחות שעות חופש אמיתיות כשהם לא במשרד.

התפקיד החיוני של הדוא"ל בתקשורת עסקית הופך את זה לא מפתיע שהתפתחו כללי נימוס פורמליים ובלתי פורמליים סביב הדוא"ל.

אנשים בדרך כלל מנסים להתייחס למיילים עם א מידה מסוימת של מקצועיות, תוך הקפדה על ברור ו שורת נושא תמציתית שמאפשר לזהות מיילים בקלות בתיבת הדואר הנכנס ולהקדיש להם לפחות תשומת לב דקדוק, איות ואותיות רישיות. רוב האנשים מנסים הימנע מלהעיר כל סוג של הערות לא צבעוניות במיילים של חברות, כולל בדיחות בטעם מפוקפק, התייחסות לפוליטיקה ודת או כל תקיפה במעסיקיהם.

יש אנשים שמנסים גם להיראות עליזים באימיילים של החברה, מכיוון שקשה לקבוע את הטון בהסתכלות רק על הודעה כתובה. ניתן לעשות זאת באמצעות סימני קריאה או אימוג'י, למרות שהגזמה עשויה להיראות לא מקצועית. באופן כללי, אתה תרצה לעקוב אחר ההובלה של אחרים בארגון שלך כשמדובר בניסוח מיילים לעמיתים לעבודה או ללקוחות.

לארגונים רבים יש מדיניות משלהם לגבי דוא"ל, כגון דרישה לצרף פורמט חתימה מסוים לכל דוא"ל יוצא. בחלק ממקומות העבודה יש ​​מדיניות לגבי מתי, אם בכלל, ניתן להשתמש באימייל של החברה מסיבות אישיות. לרבים יש גם מדיניות לגבי מתי יש לשמור או למחוק אימיילים מטעמי אבטחה.

קבלת הודעות דוא"ל אוטומטיות מארגונים שאתה עושה איתם עסקים הפכה לדבר שבשגרה. חנויות קניות מקוונות שולחות הודעות על מכירות, אישורי רכישה ועדכונים לגבי לוחות זמנים למשלוח. עיתונים וארגוני תקשורת אחרים שולחים מיילים אוטומטיים עם כותרות ועדכוני סיפורים.

ישנן מגוון חברות שיכולות לשלוח מיילים אוטומטיים לעסקים, כולל מיילים שיווקיים וכאלה המופעלים על ידי רכישה, הנקראים לפעמים אימיילים עסקיים. חוקים מסוימים קובעים מתי חברות יכולות לאחסן כתובות דוא"ל של אנשים, מתי הם נדרשים לאפשר לאנשים לבטל את הסכמתם לאימיילים ומתי הם יכולים לשלוח הודעות שיווקיות. ודא שאתה מציית לכללים בתחום השיפוט שלך ואולי, במקומות שבהם אנשים שאתה שולח אימייל עובדים או מתגוררים בהם.

ספקי דוא"ל מסחריים מסוימים יכולים לעזור לך לנהל ביטולי הסכמה, רשימות מנויים ומידע אחר. חפשו בסביבה כדי למצוא אחד שעונה על הצרכים שלכם במחיר שאתם אוהבים.

אימייל ניוזלטרים הפכו פופולריים יותר ויותר בשנים האחרונות. עסקים מסוימים משתמשים בהם כדי לפנות ללקוחות וליידע אותם על מכירות, מוצרים חדשים או שירותים קיימים. לדוגמה, עסק לניקוי בריכות עשוי לשלוח ניוזלטר שמזכיר לאנשים את השירותים שלו בתור הקיץ גישות, או שאולפן פודקאסט עשוי לשלוח עלוני דואר אלקטרוני המכריזים על סדרה חדשה או עונה חדשה של סדרה קיימת הופעה.

במקרים אחרים, הניוזלטר עצמו הוא המוצר. כמה ארגוני מדיה וקבוצות אחרות זכו להצלחה עם ניוזלטרים בתשלום המכילים מידע שאינו זמין בשום מקום אחר. חלקם נוצרים באמצעות פלטפורמות מיוחדות או באמצעות כלי מימון המונים כגון Patreon.

בדומה למיילים מסחריים אחרים, אם אתה שולח ניוזלטר בדוא"ל, עליך לוודא שיש לך הסכמה מפורשת מאנשים שאתה שולח להם הודעות ושיש להם דרך קלה לבטל את המנוי. אתה יכול להזמין אנשים להירשם לניוזלטר כשהם מבקרים באתר שלך או כשהם משלימים עסקה, למשל. כמובן, אם אתה מציע ניוזלטר בתשלום, תצטרך לוודא שלאנשים תהיה דרך קלה לבטל את המנויים שלהם ולהפסיק להיות מחויב.

הונאה בדוא"ל, המכונה לעתים קרובות דיוג, הפך לנפוץ בשנים האחרונות. רמאים שולחים מיילים לאנשים שמתחזות למוסדות מהימנים או אפילו עמיתים בודדים לעבודה, המבקשים להערים על הנמענים לשלוח כסף או לספק מידע בעל ערך כמו שמות משתמש וסיסמאות. במקרים מסוימים, מיילים אלה נשלחים בהמוניהם למספר עצום של נמענים, אך במקרים אחרים הם ממוקדים במיוחד לנמענים מסוימים.

תוכנה זדונית מופצת לעיתים גם בדוא"ל, בדרך כלל באמצעות קבצים מצורפים או קישורים לאתרים מפוקפקים הכלולים בהודעות האימייל. במקרים מסוימים, אם הקובץ החשוד ייפתח, הוא ידביק את המחשב של הנמען וישתמש בתוכנת האימייל שלו כדי לשלוח עותקים נוספים שלו לאנשי הקשר של הנמען המקורי.

כדי לא ליפול קורבן להונאות דוא"ל, תסתכל מקרוב על הכתובות שמהן מגיעות הודעות ולוודא שהם אכן תואמים את האנשים או המוסדות שמהם הם טוענים שהם. בדוק שכל הקישורים באימייל עוברים לאתרים שהם מתיימרים לקשר אליהם. אם אתה מקבל אימייל בלתי צפוי עם קובץ מצורף, בדוק שהוא באמת מהאדם שממנו הוא טוען שהוא, גם אם אתה צריך להתקשר או לשלוח הודעה אחרת לאותו אדם כדי לאשר את זהותו.

לחברות רבות יש תוכנת אנטיוירוס לסרוק אימיילים נכנסים ויוצאים לאיתור תוכנות זדוניות, אבל עדיין טוב להיות ערניים כדי להימנע מהונאות.

במשרדים מסוימים, דוא"ל נמצא יותר ויותר הוחלפה בתוכנת מסרים מיידיים, כגון Microsoft Teams או Slack. חברות גם משתמשות בכלי העברת הודעות ובתוכנות רשתות חברתיות כדי לדבר עם לקוחות, לרוב באמצעות תיבות צ'אט אוטומטיות או קישורים המוצבים באתרי החברה.

פלטפורמות אלו בזמן אמת יכולות לרוב להיות מהירות ונוחות יותר משימוש בדוא"ל. רבים גם מקלים על שיתוף קבצים או אפילו הגדרת מפגשי ועידה קולית ווידאו, דבר שלא ניתן לעשות ישירות באמצעות דואר אלקטרוני.

ובכל זאת, לא סביר שהפלטפורמות הללו יחליפו לחלוטין את הדוא"ל בקרוב.