היתרונות של מערכות מידע מבוססות מחשב

מערכות מידע מבוססות מחשוב נמצאות בשימוש נרחב מאז שנות ה-90 בתעשייה, בארגונים ללא מטרות רווח ובסוכנויות ממשלתיות. מערכות אלו מספקות גישה מהירה וריכוזית למאגרי מידע של מידע כוח אדם, הפניה קריאה, שיטות עבודה מומלצות והדרכה תוך כדי עבודה, וניתנים להתאמה אישית בקלות כדי לעמוד בדרישות של ארגון צרכי. עם פריחת האינטרנט והטכנולוגיה של תחילת המאה ה-21, השימוש ברשתות מידע מבוססות מחשב גדל מהר יותר מדי שנה.

גישה לנתונים באמצעות מערכת מידע ברשת מחשבים היא מרכזית, ומספקת מיקום "נקודתי" למציאת נתוני מחשב רלוונטיים וגישה אליהם. רוב העסקים והארגונים בקנה מידה גדול משתמשים במעין מסד נתונים מרכזי כדי לנהל מידע משתמש, לנהל רשימות פרסומות, לאחסן מידע על מוצרים ולעקוב אחר הזמנות. דוגמאות לפתרונות מסד נתונים מרכזיים הם פתרונות מסדי נתונים MySQL, PostgreSQL או Microsoft SQL, בשילוב עם תוכנה מותאמת אישית המספקת ממשקי משתמש.

מערכות מידע מרכזיות מספקות לארגונים את היתרונות של כמות גדולה של נתונים, המכסים תחומים רבים ושונים, כולם נגישים דרך מקור מרכזי. כיסוי מידע הוא יתרון עצום עבור כל ארגון, מכיוון שיש כמויות אדירות של נתונים שימושיים מכל מחלקה אחרת מייעלת את הגישה ומגדילה את הפרודוקטיביות. עבור משתמשים, גישה למערכת מידע מרושתת דומה לקיום ספרייה דיגיטלית של ידע משותף. ההתפתחויות האחרונות במערכות מידע של מסדי נתונים מקשרות גישה למידע של החברה עם מסדי נתונים גדולים יותר של מחקר אקדמי ומקצועי, כגון Google Scholar, כדי לספק עוד יותר יכולת מידע כוח אדם.

יעילות הגישה היא יתרון מכריע למערכות מידע ברשת על פני מערכות ניהול מידע מסורתיות יותר, כגון קטלוג נייר ותיוק. מערכות מידע מבוססות מחשב מקטלגות ומתייקות מסמכים בצורה הגיונית מוגדרת, מה שהופך את הגישה לנתונים ליעילה ומהירה מאוד. ניתן לסווג נתונים באופן ידני, וליצור מסננים לתיוק אוטומטי של מסמכים התואמים דפוסים מסוימים. זה מגדיל את זמן הפרודוקטיביות של העובדים בכך שהוא מאפשר לעובדים להתמקד יותר במשימה שעל הפרק במקום להגיש ניירת.

מערכות מידע מבוססות מחשב ניתנות להרחבה לחלוטין וניתנות להתאמה אישית לצרכי הארגון. עם ההתקנה, מערכות מידע ממוחשבות מותאמות משתמשות בקבצי תצורה המותאמים לצרכי הארגון לתיוק ולקטלג נתונים. מהנדסי תוכנת מחשבים מעצבים לעתים קרובות ממשקי מסד נתונים מותאמים אישית ומערכות אחסון/שחזור מידע עבור לקוחות ארגוניים. ככל שחברה גדלה, שינויים ותוספות לתצורת תיוק זו מאפשרים הרחבה קלה. מערכות מידע ממוחשבות אינן מוגבלות בהיקף או באפשרות. הם מעוצבים באופן ייחודי לתועלת ארגונית מרבית עבור כל לקוח.