כיצד לייצא נתונים מאקסל כדי ליצור תוויות

חבילת התוכנה של Microsoft Office התפתחה באופן משמעותי מאז הוצגה לראשונה ב-1990. חבילות תוכנה פופולריות כגון Excel ו-Word מתקשרות זו עם זו בצורה חלקה, ופותחות מגוון רחב של משימות ופונקציות שבעבר היו קשות לביצוע.

למרות שאקסל נחשב בעיקר לכלי ניהול מסד נתונים וגיליונות אלקטרוניים, ניתן להשתמש בחבילת תוכנה זו גם למשימות נוספות, כולל יצירת תוויות דיוור. אתה יכול להשתמש בתכונה מיזוג דואר בתוך Microsoft Word כדי לייבא נתונים ל-Excel שניתן להמיר לתוויות דיוור. השלמת תהליך זה דורשת כמה שלבים, אך הם יכולים להתבצע על ידי אנשים מכל רמות הכישורים והמיומנות הטכנולוגית.

עֵצָה

ה מיזוג דואר התכונה הכלולה ב-Microsoft Word הופכת את זה לפשוט יחסית לשלב את הנתונים הדרושים לך כדי להתחיל ליצור תוויות דיוור. עם זאת, לפני שניתן לשלב נתונים אלה ב-Excel, עליך לעצב את הטבלה והתאים בסביבת Excel כך שיתאימו למסגרת הספציפית של תהליך מיזוג הדואר ב-Word.

כדי להתחיל, צור ותייג כותרות עמודות כדי לשקף את הנתונים שיובאו מ-Word. אלה יכללו את התוויות הבאות (או דומות):

• שם פרטי
• שם משפחה
• כתובת
• עִיר

זכור שהתוויות הללו יחליפו את הכותרות הבסיסיות של העמודות 1 עד 4 שכבר נמצאות בשימוש. חשוב גם לציין שעליך להשתמש בעמודה נפרדת עבור כל אחת מנקודות הנתונים הללו. אי ביצוע זה עלול לגרום לבעיות ארגוניות מסוימות בשלב מאוחר יותר בתהליך.

בשלב זה של ההכנה, ודא שלא יישארו שורות ועמודות ריקות בסביבת העבודה שלך. במהלך תהליך יצירת התווית, אזורים ריקים אלה עלולים ליצור שגיאות בעיצוב ולעצור את כל התוויות שלך.

לאחר שסביבת העבודה שלך עוצבה כהלכה, השלב הבא בתהליך הוא איתור רשימת הכתובות שבה תשתמש. אתה יכול להשיג זאת על ידי הגדרה ברורה של השם לרשימה. לשם כך, בחר את רשימת הכתובות המלאה שבה תשתמש, והקפד לכלול את כל התאים המכילים כותרות. לאחר שתעשה זאת, פתח את נוסחאות כרטיסיית, מצא את שמות מוגדרים קבוצה ובחר את הגדר שם אוֹפְּצִיָה.

לאחר שהדבר נעשה, הקלד שם מותאם אישית עבור רשימת הכתובות. השם הספציפי הזה נותר לשיקולך. אם אתה מנהל מספר רשימות כתובות, בחר משהו שקשור לשמות הספציפיים ברשימה ולפונקציה המיועדת שלה. לאחר לחיצה בסדר, מצורף אליו השם החדש לרשימה.

לפני שתוכל להדפיס תוויות מ-Excel, ודא שכל פרטי הכתובת מתמזגים בהצלחה. כדי לעשות זאת, השלם את סדרת השלבים הבאה בתוך Microsoft Word. פתח מסמך ריק ונווט אל דיוור לשונית. למצוא את ה התחל מיזוג דואר קבוצה ובחר את התחל מיזוג דואר לשונית.

בתוך התפריט הנפתח שמופיע, בחר את תוויות לחצן ולהגדיר את אפשרויות התוויות השונות הזמינות כך שיתאימו להגדרה שלך. לדוגמה, אתה יכול לבחור את סוג המדפסת הספציפית שבה תשתמש ולזהות ספק תווית ומספר מוצר. מידע זה יכול להיות שימושי במיוחד במקרה שאתה משתף פעולה עם א צד שלישי שיכול להשתמש בנתונים אלה כדי ליצור במהירות את מסגרת ההדפסה המתאימה עבורך מסמכים.

מרכיב חשוב אחד בשלב זה הוא בחירת המידות המתאימות לדפי התווית. בתוך ה מספר מוצר תיבה, בחר את פרטים אפשרות ולוודא שהמידות המפורטות תואמות לתוויות ולגליונות התוויות שלך. אם לא, תקן מידע זה לפני שתמשיך בתהליך. אם לא תעשה זאת, התוויות הסופיות שלך יודפסו בצורה שגויה.

אם תזין מידות משלך ושמרת אותם, פרמטרי התווית הספציפיים יופיעו ב- אחר/מותאם אישית קטגוריה בתוך חלון זה. כעת לאחר שבחרתם את הפרמטרים המתאימים של התווית, הקש בסדר כדי לאשר את הבחירות שלך. Microsoft Word אמורה ליצור באופן אוטומטי טבלה חדשה שמייצרת את הפריסה שתיארת.

כעת, כשהמסגרות המתאימות הוקמו הן ב-Word והן ב-Excel, זה הזמן הנכון להתחיל את המיזוג. לשם כך, תחילה עליך ליצור חיבור בין התוויות שלך לרשימת הכתובות שיצרת ושמה בשלבים הקודמים. בתוך Word, בחר אפשרויות מ ה קוֹבֶץ תפריט ובחר את מִתקַדֵם לשונית. מצא את הקטע בשם כללי ובחר את אשר המרת פורמט קובץ פועללִפְתוֹחַ וסמן את התיבה הזמינה. לאחר מכן, הקש בסדר להמשיך.

לאחר מכן, בחר את דיוור לשונית, פתח את התחל מיזוג דואר הקבוצה, ולחץ על בחר נמענים אפשרות מהתפריט הנפתח. לבסוף, לחץ השתמש ברשימה הקיימת כדי להמשיך בתהליך.

מופיע חלון שבו תבחר את הרשימה הספציפית שבה אתה מתכנן להשתמש כחלק מהמיזוג. בשלב זה, הקדישו זמן לאתר את הרשימה שציינתם קודם לכן ולאחר מכן לחצו על בחר מקור נתונים קופסא. מוצג לך חלון שבו אתה מאשר את מקור הנתונים הספציפי שבו אתה משתמש. לאחר לחיצה על תראה הכול תיבה, בחר את גיליונות עבודה של MS Excel באמצעות DD אפשרות ב- פתח מקור נתונים קופסה לפני הלחיצה בסדר.

כשלב אחרון, בחר את הטווח הספציפי של תאים ו/או גליון עבודה הכולל את כל הנתונים שברצונך למזג מתיבת הדו-שיח שמופיעה. לאחר מכן, הקש בסדר.

כעת, לאחר שגיליון העבודה עם פרטי הכתובת זוהה ומקושר לתוויות, הוסף מצייני מיקום ספציפיים שמכתיבים כיצד כל כתובת תופיע על התווית. מצייני מיקום ספציפיים אלה נקראים גם שדות מיזוג דואר. אם יש טקסט שיחזור על עצמו בכל תווית, תוכל גם להזין את זה באופן ידני.

הסיבה מאחורי יצירת מצייני המיקום הללו היא משמעותית. מידע ספציפי זה יעשה כוריאוגרפיה של העברת הנתונים מרשימת הכתובות לטבלה. מצייני המיקום משמשים כמדריכים, מחלקים את המידע וממקמים כל אלמנט היכן שהוא שייך במסגרת התוויות בכללותו.

לאחר יצירת מצייני המיקום, בדוק שוב כדי לוודא ש-Word מייפה כהלכה כל רכיב של מציין המיקום לנתונים המתאימים מהרשימה. ניתן להשיג זאת באמצעות ה שדות התאמה תיבת דיאלוג. כאן, משתמשים יכולים לציין כיצד כל מציין מיקום משויך לנתונים שנגזרו מרשימת הכתובות. לדוגמה, אתה יכול להתאים את שם פרטי מציין מיקום ל- שם פרטי עמודה בתוך רשימת הכתובות, כדי להבטיח שהנתונים האלה ימצאו את דרכם למיקום המתאים על התווית.

זכור שחלק מהתוכן, כגון ברכה או לוגו, תצטרך להוסיף באופן ידני על ידך מכיוון שהוא אינו חלק במקור מרשימת הכתובות. זה יכול להתבצע בקלות יחסית. פשוט הקלד את הטקסט הספציפי שבו תרצה להשתמש על התווית או הוסף את התמונה שברצונך לשלב כלוגו או כסמל מדיה אחר.

קח את הזמן הדרוש כדי להבטיח שהתווית שלך מעוצבת בדיוק איך שאתה אוהב אותה לפני שתתחיל במיזוג בפועל. זה יבטיח שלא תאלץ לשנות אף אחד מהתוכן שוב אם תשכח בטעות לכלול נתוני מפתח או אם תרצה לעצב מחדש את התווית.

לאחר שתאשר את המראה והתחושה של התווית ותבדוק שוב את הדיוק של מצייני המיקום ואת הקשר שלהם לנתונים מרשימת הכתובות, תוכל להמשיך.

כדי להפעיל את המיזוג, פתח את ה בית לשונית ב-Microsoft Word ולחץ על מיזוג דואר לַחְצָן. אם אתה מתכנן כרגע רק לשלב אנשי קשר ספציפיים מרשימת הכתובות הגדולה יותר, תוכל לבחור אותם כאן. עם זאת, אם ברצונך לשלב את כל הרשימה, לחץ על כל אנשי הקשר בתצוגה נוכחית. אם אתה מוכן להשתמש בכל מצייני המיקום והשדות שעיצבת עבור התווית, לחץ על כל שדות אנשי הקשר לחצן, המופיע בתפריט הבא.

אם אתה מעדיף ליצור מסמך Word חדש לגמרי עבור המיזוג, תוכל לעשות זאת על ידי בחירה ב- מסמך חדש לַחְצָן. עם זאת, אם אתה מעדיף להשתמש במסמך הקיים, לחץ על מסמך קיים כפתור בשלב זה.

להשתמש ב תוויות דואר הכרטיסייה נמצאת בתוך סוג מסמך תפריט כדי להחליט באופן ספציפי אילו שדות מיזוג יגיעו לתווית המוגמרת. לאחר שקבעתם כיצד תיראה התווית הסופית, הקש על עדכן תוויות לַחְצָן. כאשר נתונים סוף סוף מגיעים לשדות הטופס, ייתכן שיש להם סוגריים גלויים סביבם. אם זה המקרה, לחץ לחיצה ימנית על הסוגריים ולחץ על החלף את קודי השדה כפתור כדי לכבות אותם.

לאחר השלמת תהליך זה, אתה מוכן ליצור את התצוגה המקדימה הסופית של התוויות ולהדפיס אותן. הקש על תצוגה מקדימה של תוצאות וגלול בין הרשומות באמצעות הכרטיסייה הרשומה הבאה ו שיא קודם חצים. כאשר אתה מרוצה מהתוויות, עבור אל דיוור לשונית, לחץ סיים ומיזוג בתוך ה סיים הקבוצה ולאחר מכן לחץ על הדפס מסמכים לַחְצָן. אם המסמכים המודפסים שלך אינם משקפים את התוכן או העיצוב המועדפים עליך, ייתכן שתצטרך לחזור אל דיוור הכרטיסייה וודא שכל המידות וגדלי הנייר תואמים לתצורה הנוכחית שלך. אם לא, סביר להניח שיתרחשו בעיות.

לאחר מכן תוכל לשמור את המסמך בו עבדת כדי להבטיח שהתוויות הללו יהיו זמינות לשימוש עתידי.