כיצד לסרוק מסמכים לתוך אקסל

גיליונות אלקטרוניים של Excel הם ספציפיים לגבי שדות וכיצד הם מתמלאים בנתונים. סריקת מסמכים לאקסל אפשרית, ותוכל אפילו להמיר קובץ PDF לאקסל במקרים מסוימים. עם זאת, לא כל סוגי המסמכים מומרים לגיליון אלקטרוני של Excel. ייתכן גם שתתקשו לסרוק את הנתונים לתוך המסמך בצורה מדויקת. שדות מסוימים עשויים לדרוש התאמות ידניות כדי לעבוד כראוי. סריקה חוסכת כמות ניכרת של זמן מכיוון שהנתונים שלך אינם דורשים קלט ידני, אך עליך להכניס את כל הנוסחאות הרלוונטיות לאחר סריקת המידע.

סריקת מסמך לתוך Microsoft Word לפני העברתו לאקסל היא תרגול טוב. אתה יכול גם להשתמש ב-OneNote. הכנסת הנתונים למסמך Word מאפשרת להעתיק ולהדביק שורות ועמודות ספציפיות באקסל. שיטת הקלט לוקחת קצת יותר זמן מייבוא ​​ישיר לאקסל, אבל היא מאפשרת לעבוד עם הנתונים ולוודא שהם נכנסים לאקסל כמתוכנן. במצב של סריקה ישירה ל-Excel, ייתכן שהנתונים לא יהיו מיושרים בשורות ובעמודות כראוי. ביצוע ההתאמות הנדרשות לאחר מעשה קשה יותר מאשר להתחיל עם גיליון אלקטרוני חדש ולשלוף את התוכן מוורד.

ממירי מסמכים הם לא הימור בטוח, אבל יש גרסאות חינמיות באינטרנט, והם יכולים לעבוד. סרוק את המסמך שברצונך להמיר ושמור אותו כקובץ PDF. לאחר מכן חפש ממיר מסמכים בחינם. אפשרויות רבות זמינות. טען את ה-PDF לממיר, והתוכנה מבצעת את ההמרה. רוב הממירים החינמיים עובדים בתוך דפדפן אינטרנט ומייצרים גיליון אלקטרוני להורדה. אחרים מבקשים ממך להוריד את התוכנה. אמנם אפשרות זו אינה רעה בהכרח, אך עבודה בתוך דפדפן חוסכת מקום בכונן שלך והיא המסלול הטוב יותר.

אתה יכול לעבוד את הסריקה לתוך Excel ישירות דרך Microsoft גם כן. גש לכלי Microsoft Office ופתח את Microsoft Office Document Imaging. לחץ על "קובץ" ו"פתח" ולאחר מכן בחר את המסמך. הסתכל בפינה הימנית התחתונה של המסך ומצא את סמל גלגל העין. העבר את העכבר מעל הסמל הזה, והוא אמור לקרוא "OCR" או "זיהוי תווים אופטי". לחץ על הסמל כדי להפעיל את הסריקה בתהליך זיהוי התווים. לאחר מכן, סמן את המסמך כולו, העתק אותו ולאחר מכן הדבק אותו ב- Excel. אתה עדיין יכול לבחור להדביק את התוצאות במסמך Word תחילה כדי לעבור על הנתונים לפני הכנסתם ל-Excel.