יתרונות וחסרונות של אוטומציה משרדית

אוטומציה משרדית מתייחסת היום להרבה יותר ממכונת כתיבה ומכונת העתקה. מידע אלקטרוני ודיגיטלי הוא עיקר האוטומציה המודרנית של משרדים. זה עשוי להיות מורכב ממחשבים פנימיים לחלוטין או, סביר יותר, כולל רשת דיגיטלית עולמית דרך האינטרנט ואחסון ענן מחוץ לאתר. ככל שתעברו במאה ה-21, תיתקלו גם ביתרונות וגם בחסרונות הגלומים באוטומציה משרדית על כל התמורות שלה.

מאז כניסת האוטומציה המשרדית, הציוד אפשר לעסקים לחסוך זמן וכסף. במקום לחכות שמסמך יגיע ללקוח בדואר, אתה יכול לצלם אותו תוך מספר דקות בפקס. כעת, התקדמות המחשב והאינטרנט הפכו תקשורת מיידית. בכל פעם שאתה חוסך זמן, אתה חוסך כסף. אתה לא מוגבל על ידי מגבלות גיאוגרפיות, וחוסך משאבים שהשקעת בנסיעות. בנוסף, למרות שאתה עדיין עשוי ליצור עותקים קשיחים של מסמכים רבים, אחסון דיגיטלי מאפשר לך לחסוך זמן וכסף בנייר ובשטח אחסון.

אמנם זה נכון שמכונה יעילה רק כמו שבני האדם שיצרו אותה והמידע שנאסף באופן דיגיטלי הוא רק מדויק בתור האדם ששלח את זה, ברגע שהבאגים עובדים מתוך תוכניות, הם אמינים לאין שיעור מאשר בני אנוש. קיימות תוכנה לחיבור מספרים בגיליונות אלקטרוניים ובתקציבים, למשל, שתמיד מגיעים עם היתרה הנכונה ואינם מסתמכים על אצבעותיו של מנהל חשבונות על מכונת ההוספה. ניתן ליצור תבניות ולהשתמש בהן שוב ושוב כדי למנוע שגיאות בתיעוד הסטנדרטי.

חברות המסתמכות באופן בלעדי על אוטומציה כדי להפעיל ולהפעיל את מערכות המידע שלהן יכולות להיכנס לפאניקה כאשר אותן מערכות נכשלות. העלויות לתיקון או החלפה של מערכות מקולקלות יכולות להיות מוגזמות. אתה לא יכול פשוט להרים מחק ולבצע תיקונים. אתה צריך להעסיק טכנאים כדי להתעדכן בעדכונים ובהתמוטטות תוכנה וחומרה, או שיהיה לך שירות אמין להתקשר בהתראה של רגע. אז יש לך את כל הנושא של סודיות ואבטחה. אתה יכול לשמור סודות מסחריים ולספר רק לכמה אנשים מהימנים, אבל אם הנתונים מגיעים לאינטרנט, אין להחזיר אותם.

כאשר אוטומציה משרדית ממשיכה להתפתח ואתה משלב טכנולוגיות חדשות במערכות שלך להישאר תחרותי ורווחי, החיסרון הוא שאתה צריך להכשיר את כל הקאדר שלך מחדש משתמשים. כולם מהמזכירה שלך ועד לפקיד ההזמנות ומהלקוחות שלך ועד לאנשי המכירות שמספקים את המוצר או השירות שלך חייבים ללמוד את המערכות החדשות. אנשים רבים אינם לומדים מערכות חדשות בקלות ואחרים עקשנים לעשות דברים כפי שעשו תמיד. אז בעוד שיש לך את ההוצאות הקשורות להסבה מחדש, יש לך גם את הגישה של משתמשי הקצה שלך להילחם.