מהו פורמט טבלאי?

"פורמט טבלה" הוא פשוט מידע המוצג בצורה של טבלה עם שורות ועמודות. רוב תוכנות הפרודוקטיביות במשרד, כגון מעבדי תמלילים וגיליונות אלקטרוניים, כוללות כלים להזנת טקסט ונתונים בפורמט טבלה. לאחר מכן תוכל לשפר את מראה הטבלה על ידי התאמת גופנים, גבולות, רקעים ותכונות חזותיות אחרות.

טבלת נתונים היא דרך מסודרת ונוחה להציג גוף מידע גדול הכולל רכיבי נתונים חוזרים. לדוגמה, כל ערך ברשימת לקוחות החברה מכיל את שם הלקוח, תוארו, כתובתו, מספר הטלפון ופרטים מזהים נוספים. ניתן לרשום מידע זה בפורמט טבלה -- כלומר בשורות ובעמודות -- על ידי שימוש בעמודות נפרדות עבור כל רכיב נתונים. עמודות מזוהות בדרך כלל עם כותרות כגון "שם לקוח", "כתובת רחוב" ו"כתובת דוא"ל", וכל שורה מכילה את כל המידע עבור לקוח בודד.

תוכניות עיבוד תמלילים נפוצות כגון Microsoft Word ו-Google Docs כוללות קבוצה של פקודות עבור יצירת טבלאות ריקות, הזנת נתונים בפורמט טבלאי והתאמת המראה הכללי של ה- שולחן. הגודל הכולל של הטבלה, מבחינת מספר השורות והעמודות, מוגבל בדרך כלל על ידי גודל העמוד המודפס עליו תופיע הטבלה. מעבדי תמלילים יכולים גם לבצע פקודות פשוטות כמו מציאת סכום כל המספרים בעמודה בודדת.

תוכנת גיליונות אלקטרוניים כגון Microsoft Excel תוכננה במיוחד ליצירה, ניהול והצגת מידע בפורמט טבלה. גיליון אלקטרוני חדש הוא פשוט טבלה גדולה עם תאים ריקים שבהם המשתמש יכול להזין מידע. גיליונות אלקטרוניים מגוונים יותר ממעבדי תמלילים מבחינת יכולתם לתמרן מספר רב של שורות ועמודות מידע. לדוגמה, גיליונות אלקטרוניים יכולים להמיר נתונים בפורמט טבלאי לתרשימים של עוגה מפורטים, תרשימי קווים או סוגים אחרים של גרפים.

תוכנת מסד נתונים כגון SAS פועלת אחרת מאשר גיליונות אלקטרוניים בכך שהנתונים מוזנים ברשומות בודדות, ולאחר מכן ניתן להציג את הרשומות בפורמט טבלה אם המשתמש יבחר בכך. לדוגמה, במסד נתונים של פרטי לקוח, נוצרת רשומה אישית עבור כל לקוח עם שם, כתובת ומידע רלוונטי אחר. ניתן להשתמש במסד הנתונים להדפסת תוויות דיוור עבור כל הלקוחות, לזהות לקוחות לפי מאפיינים ספציפיים -- כגון, למשל, כל הלקוחות ממזרח למיסיסיפי -- או להציג מידע על הלקוח בטבלה פוּרמָט.