אולי תרצה לגשת לאימיילים ישנים יותר, אבל למצוא אותם לא תמיד קל. כאשר Outlook מציג רק כמה שבועות של הודעות דוא"ל, תכונת הארכיון האוטומטי דורשת התאמה. לראות את האימיילים הישנים האלה בתיקיות שלך הופך את ההפניה אליהם למהיר יותר, וזה נוח בסביבת עבודה. שינוי ההגדרות של AutoArchive אינו קשה ודורש רק כמה שינויים כדי לשנות את התצוגה ממספר שבועות לחודשים או שנה.
שלב 1
פתח את Outlook ולחץ על "כלים" בסרגל הכלים. בחר "אפשרויות" מהתפריט.
סרטון היום
שלב 2
בחר בכרטיסייה "אחר" ולחץ על כפתור "ארכיון אוטומטי", הממוקם תחת "כללי". זה מעלה את הגדרות הארכיון האוטומטי כדי לבצע את השינויים שלך.
שלב 3
בטל את הבחירה ב"הפעל ארכיון אוטומטי כל __ ימים" אם אינך רוצה לאחסן את ההודעות שלך בארכיון וברצונך להציג כל הודעה שנשלחה אי פעם. אם אתה מקבל מספר הודעות, הדבר תופס כמות גדולה של זיכרון. כל האפשרויות האחרות מתאפרות ולא ניתן לשנות אותן אם תבחר באפשרות זו.
שלב 4
סימון התיבה של "הפעל ארכיון אוטומטי כל ___ ימים" מאפשר לך לבצע שינויים בהגדרות, ומאפשר לך לצפות בהודעות דוא"ל של יותר משלושה שבועות.
שלב 5
בחר בתיבת הסימון של "ארכיון או מחק פריטים ישנים" תחת הכותרת "במהלך ארכיון אוטומטי". לחץ על "הצג תיקיית ארכיון ברשימת התיקיות".
שלב 6
תחת הכותרת "הגדרות תיקיית ברירת מחדל לארכיון", סמן "נקה פריטים מעל ___" ובחר חודשים, שבועות או ימים מהתפריט הנפתח. זה מעביר הודעות עתיקות יותר מהזמן שנבחר לתיקיית הארכיון.
שלב 7
החלט אם ברצונך למחוק את ההודעות או בחר בתיקייה שבה לאחסן את ההודעות הישנות יותר. לחץ על "אישור" כדי לאשר את תפריט "ארכיון אוטומטי" ולאחר מכן על "אישור" כדי לאשר את הבחירות שלך בתפריט "אפשרויות".
עֵצָה
אם הגדרות הארכיון האוטומטי מצביעות על כך שיותר משלושה שבועות צריכים להופיע ברשימת ההודעות, הסר או הקטן את גודל חלונית הקריאה כדי להציג את ההודעות המוסתרות. אם חלונית הקריאה מסתירה הודעות, תראה גם פס גלילה מימין.
אַזהָרָה
מדיניות הדואר האלקטרוני של משרדך עשויה לאפשר רק חשיפה של שלושה שבועות של מיילים. בדוק עם מנהל הרשת שלך כדי לוודא שזה המקרה, מכיוון שמדיניות החברה עוקפת את הגדרות הארכיון האוטומטי האישיות.
