הפניה מחדש של Outlook לעומת קָדִימָה

בנסיבות מסוימות - כמו כשאתה רחוק מהמשרד אבל צריך לבדוק את הדוא"ל שלך, או כשאתה מלהטט מספר חשבונות דואר אלקטרוני - Microsoft Outlook משתמש בקבוצה של פקודות הנקראות כללים כדי להעביר או להפנות מחדש הודעות נכנסות אוטומטית. ניתן להחיל העברת דואר והפניה מחדש גם על הודעות בודדות מבלי ליצור כלל.

Outlook משתמש בפקודות תוכנה, המכונות כללים או מסננים, כדי לסייע בניהול דואר אלקטרוני, לארגן הודעות ולהישאר במשימה. אשף הכללים וההתראות המובנה מאפשר למשתמשים לציין תנאים שבהם Outlook יבצע אוטומטית פעולה או משימות אחת או יותר. כללים פופולריים כוללים העברת הודעות מאדם מסוים לתיקיה ייעודית, סימון הודעות משולח מסוים למעקב ושליחת התראה בנייד עם קבלת מייל המכיל מסוימות מילים. בין הכללים שנוצרו על ידי המשתמש ישנן פקודות להעברת והפניה אוטומטית של הודעות נכנסות.

כאשר דוא"ל מועבר, מופיע "FW:" בתחילת שורת הנושא וכברירת מחדל, גוף המייל מכיל את ההודעה המקורית ואת פרטי ההיסטוריה של ההודעה. ההודעה המקורית נשארת בתיבת הדואר הנכנס שלך או בתיקייה המיועדת לה. צור כלל להעברת הודעות אוטומטית מחשבון מסוים או לחשבון מסוים אם יש מידע מסוים משותף באופן קבוע עם עמיתים לעבודה או גורמים אחרים ואתה רוצה להודיע ​​שאתה חלק מהמסר הִיסטוֹרִיָה. לדוגמה, עוזר שאחראי על תיאום פגישות צהריים שבועיות עשוי לקבוע כלל להעביר אוטומטית מיילים מהקייטרינג של החברה המכילים את המילה "חשבונית" לחשבונאות מַחלָקָה.

לעתים קרובות הודעה מנותבת מחדש כאשר היא מתקבלת בטעות. ההבדל העיקרי בין העברה לניתוב מחדש הוא שבעוד ההעברה מבצעת שינויים אוטומטית באימייל שלך וכוללת פרטים על ההודעה היסטוריה, ניתוב מחדש שולח באופן דיסקרטי את האימייל לצד המיועד במצבו הכתוב המקורי, מה שגורם לו להיראות כאילו הוא התקבל ישירות מהמקור שׁוֹלֵחַ. זוהי תכונה מועילה אם הצד המיועד אינו צריך לדעת שקיבלת את האימייל. לתיעוד שלך, ניתוב מחדש משאיר גם עותק של ההודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך או בתיקייה המיועדת. הגדר כלל לניתוב דואר אוטומטי אם אתה צריך באופן קבוע לנתב מחדש הודעות לגורמים אחרים. לדוגמה, בוגר מכללה, שעדיין מקבל הודעות שנשלחות לחשבון הדוא"ל של בית הספר שלו עשוי להגדיר כלל להפנות דואר אוטומטי לכתובת דוא"ל חדשה.

לפעמים שולחים משתמשים ב- Information Rights Management, אפשרות של Microsoft שמעניקה הרשאות להודעות דוא"ל, ומונעת מהנמענים להעביר, להפנות מחדש או לשתף את ההודעה בדרכים אחרות. עדיף במקרים אלו להודיע ​​לשולח שאינך הנמען המיועד, במקרה שקיבלת את האימייל בטעות. השולח יכול להסיר או לשנות את ההרשאות, או שהוא יכול לשלוח שוב את ההודעה בעצמו. כמו כן, למי שמעביר הודעה, במיוחד אם המייל מכיל נתונים רגישים, ניתוב מחדש הדואר לכתובת מחוץ לרשת החברה שלך עשוי להפר מדיניות פנימית ופרטיות חוקים.