היתרונות של מערכת ניהול קבצים

כשהעסק שלך עובר לעידן של הפצה דיגיטלית, תצטרך להחליט אם לבצע את המעבר ממערכת תיוק נייר למערכת ניהול קבצים דיגיטלית או לא. למרות שהשינוי למערכת תיוק ממוחשבת לחלוטין עשוי להיראות מאיים, היתרונות הבולטים של מערכת תיוק דיגיטלית הובילו רבים לבצע את המעבר.

בשל עלות השכרת הנכס לתיעוד החנות, תיוק דיגיטלי מתחיל להחזיר את עצמו ברגע שהוא מיושם. מכיוון שאין ניירת פיזית, עלויות הטיפול והעברת המסמכים הלוך ושוב מצטמצמות מאוד. זה גם מאפשר לתייק מסמכים שיש לאחסן כנייר במקומות קטנים יותר וזולים יותר.

הפחתת טביעת הרגל הפחמנית של העסק שלך יכולה להיות גורם חשוב בהגעה לבסיס הצרכנים הירוק של ימינו. זה יכול לשפר מאוד את תדמית החברה, לתת הטבות מס ולהוזיל את עלות האספקה. מערכת תיוק דיגיטלית יכולה לשנות באופן חיובי את כל הבסיס לעסק, ומעבר למערכת "ירוקה" יותר יכול לתת הזדמנויות פרסום רבות.

שליפת עותקים קשיחים של מסמכים שתויקו ונשמרו פיזית עלולה להיות תהליך ממושך הפתוח לטעויות אנוש, בעיות אבטחה ואובדן פיזי. זה לא המקרה עם מערכת דיגיטלית. בתוך דקות ספורות, ניתן לגשת למסמך ליד שולחנו של האדם הזקוק לו. זה מביא לתקופת עבודה קצרה יותר, מה שמאפשר התקדמות מהירה יותר ויותר זמן לפיתוח פרויקטים.

בעוד שמערכת תיוק נייר מסורתית יכולה להיפתח ולהסתכל על ידי כל מי שיש לו גישה אליה, א מערכת תיוק דיגיטלית יכולה לספק רמות שונות של הגנה שיכולה לשמור מסמכים סוֹדִי. שימוש בסיסמאות, תיקיות שצוינו עבור משתמשים שונים, הצפנת נתונים ומסלולי ביקורת המאפשרים לשמור א תיעוד של מי ניגש לאילו קבצים ומתי, מערכת ניהול קבצים יכולה לשמור על המסמכים שלך הרבה יותר מאובטחים.

מסמכי נייר וקבצים עלולים להיהרס באמצעות טיפול יתר, נזקי שריפה, נזקי שיטפונות ואסונות טבע אחרים. מכיוון שניתן לאחסן נתונים בשרתים בכל מקום בעולם, אתה יכול לאחסן את המסמכים העסקיים שלך בבטחה מבלי להילחץ על נזק פוטנציאלי לרכוש. אתה יכול גם להפוך את הנתונים הארכיונים שלך לניידים, באמצעות דברים כמו כוננים קשיחים ניתנים להסרה, מקלות USB ותקליטורים.