כיצד אוכל להקטין את הגודל של קבצי Excel?

הוספת טווחים גדולים של נתונים, תמונות מוטמעות או עיצוב מורכב מגדילה מעט את הגודל של קובץ אקסל. עם זאת, במקרים מסוימים, גדלי קבצי Excel יוצאים משליטה ללא סיבה לכאורה. לעתים קרובות, בעיה זו נגרמת על ידי Excel המאחסן הגדרות עיצוב עבור תאים הרחק מחוץ לטווח הנתונים בפועל. כדי לתקן את הבעיה, מחק את השורות והעמודות אחרי סוף הנתונים שלך. לחיסכון נוסף במקום, המר קבצי Excel ישנים לפורמט XLSX או לפורמט חוברת עבודה בינארית.

בעת עיצוב תאים רבים -- כגון שינוי צבע הרקע עבור גליון עבודה שלם -- Excel בדרך כלל בלבד מאחסן מידע על תאים המכילים נתונים, למרות שהוא מחיל את השינוי באופן חזותי על כל הנבחרים תאים. במקרים מסוימים, כגון אם יש לך ערך שגוי בעמודה מרוחקת, Excel שומר נתוני עיצוב מוגזמים ויוצר קבצים גדולים. כדי להקטין את גודל הקובץ, בחר את העמודה מימין לעמודה האחרונה שמילאת, הקש "Ctrl-Shift-Right" כדי לבחור את העמודות הנותרות, לחץ לחיצה ימנית באזור הנבחר ובחר "מחק". בחר את השורות העודפות מתחת לנתונים שלך עם "Ctrl-Shift-Down וחזור על השלבים המשמשים עבור עמודות..

קבצים שנוצרו עם גרסאות של Excel לפני 2007, המשתמשות בסיומת XLS, יכולים לתפוס עד יותר מפי שניים מהשטח מאשר אלה עם סיומת XLSX החדשה יותר. כל עוד אינך זקוק לתאימות לאחור עם גרסאות ישנות של Excel, המר את הקובץ על ידי ביצוע "שמור בשם..." ובחירה ב"חוברת עבודה של Excel" בתפריט הנפתח לצד "שמור כסוג... ." אתה יכול לכווץ קבצים עוד יותר ולשפר את מהירות השמירה על ידי שימוש בסוג הקובץ של Excel Binary Workbook, אבל זה מונע מתוכניות גיליון אלקטרוני חלופיות לטעון את הקובץ.