שמור על המידע הפרטי שלך לפני שליחתו בדוא"ל.
כתוב מסמך חדש המכיל את המידע הפרטי שלך בקובץ Word או Excel. לחלופין, העתק והדבק את המידע במסמך. העתק והדבק על ידי הדגשת הטקסט במסמך המקורי שלך, ולאחר מכן לחיצה על "ערוך" בתפריט הראשי, ואחריו "עותק." במסמך החדש, השתמש בעכבר כדי לשים את הסמן במקום שבו אתה רוצה שהטקסט יופיע, לחץ על "ערוך" ולאחר מכן "לְהַדבִּיק."
שמור את המסמך שבכוונתך לשלוח בדוא"ל על ידי לחיצה על "קובץ" בתפריט הראשי ובחירה ב"שמור בשם". תופיע תיבת דו-שיח שבה תוכל לתת לקובץ שם. הקלד שם והוסף את ראשי התיבות של הנמען כדי שתוכל לזהות בקלות את הקובץ המוגן בסיסמה מאוחר יותר.
אבטח את הקובץ על ידי לחיצה על "כלים" בתפריט הראשי, ולאחר מכן על "אפשרויות" ולחיצה על הכרטיסייה "אבטחה". בתיבה "סיסמה לפתיחה", הקלד סיסמה ולאחר מכן הקלד אותה שוב בתיבה השנייה כדי לאמת. הסיסמאות הטובות ביותר הן באורך שמונה תווים לפחות ומשתמשות בשילוב של אותיות רישיות, אותיות קטנות אותיות, מספרים וסמלים, שתוכל להוסיף על ידי הזזת אחד מהמספרים משורת המספרים שלך מקלדת.
כתוב מייל לנמען וצרף את המסמך המכיל את המידע הרגיש. הודע לנמען שהמסמך מוגן בסיסמה ושתמסור את הסיסמה. אל תכתוב את הסיסמה באותו מייל המכיל את המסמך המוגן בסיסמה. התקשר לנמען כדי לספק סיסמה אם יש לך מספר טלפון, או שלח אימייל נפרד המכיל את הסיסמה. אל תציין כיצד תיצור קשר עם הנמען, והשאר את שורת הנושא ריקה אם תשלח סיסמה בדוא"ל.
מחק מהמחשב מסמכים מוגני סיסמה כאשר אתה בטוח שהנמען המתאים קיבל את העותק שלה. אם הנמען צריך לבצע שינויים או לשנות את המסמך המוגן באמצעות סיסמה, יהיה עליך לספק הנחיות להסרת הסיסמה; עיין בשלב השלישי.
עֵצָה
עבור מדד נוסף של אבטחה, אתה יכול לדחוס את המסמך המוצפן בסיסמה שלך בקובץ WinRAR או WinZip, שניהם יכולים להיות מוגנים גם באמצעות סיסמה, ולשלוח אותו בדוא"ל. עיין בקובץ העזרה של WinRAR או WinZip לקבלת מידע נוסף.
