נתונים יכולים להגיע אליך בפורמטים רבים ושונים ממקורות רבים ושונים. בין אם מדובר ברשימת אנשי קשר, טבלת רשומות חשבון או אינדקס של מלאי, לפעמים אתה צריך לקבל נתונים מ-Microsoft Word למסד נתונים של Microsoft Access. ייבוא הוא הדרך היעילה ביותר להעביר נתונים ממסמך Word לטבלה או מסד נתונים של Access. הוראות אלה חלות על Microsoft Word 2010 ו-Microsoft Access 2010.
שלב 1
הכן את הנתונים במסמך Word שלך לייבוא. מבנה את הנתונים לפורמט מופרד או ברוחב קבוע. פורמטים מופרדים מפרידים שדות עם תו בודד, כגון פסיק או נקודה-פסיק. פורמטים ברוחב קבוע מסדרים נתונים כך שהרוחב של כל שדה נשאר קבוע כדי לציין מתי שדה אחד מסתיים והאחר מתחיל. שני הפורמטים דורשים שכל רשומה תהיה בשורה נפרדת. פורמטים אלה אומרים ל-Access היכן למקם את הנתונים לאחר הייבוא.
סרטון היום
שלב 2
שמור את מסמך Word כקובץ טקסט רגיל. Access יכול לקרוא רק נתונים בפורמט טקסט רגיל, CSV או Excel. לאחר שמירתו, סגור את הקובץ.
שלב 3
הפעל את Microsoft Access ופתח מסד נתונים חדש או מסד נתונים קיים שבו תשמור את הנתונים המיובאים. בחר טבלה חדשה או טבלה קיימת שבה לאחסן את הנתונים. אם תבחר בטבלה קיימת, Access תוסיף את הנתונים לטבלה הקיימת בפורמט הקיים. הנתונים המיובאים חייבים להתאים לפורמט ולמבנה של הטבלה הקיימת.
שלב 4
נווט ללשונית "נתונים חיצוניים", אתר את קבוצת "ייבוא" ולחץ על הסמל "קובץ טקסט". פעולה זו פותחת את תיבת הדו-שיח "קבל נתונים חיצוניים - קובץ טקסט".
שלב 5
דפדף אל או הקלד את השם של קובץ הטקסט שהכנת קודם בתיבה "שם קובץ". ציין היכן ברצונך לשמור את הנתונים. לטבלה חדשה, לחץ על "ייבא את נתוני המקור לטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי." עבור קיים טבלה, לחץ על "הוסף עותק של הרשומות לטבלה" ובחר את הטבלה המתאימה מהתפריט הנפתח רשימה.
שלב 6
לחץ על "אישור" כדי להמשיך ולפתוח את "אשף ייבוא טקסט". Access יסרוק את הנתונים וימליץ על מבנה קובץ. אשר או בחר באפשרות התואמת לפורמט הקובץ שלך: "מופרד" או "רוחב קבוע". הקש "הבא."
שלב 7
אם אתה משתמש בפורמט מופרד, בחר את התו המשמש לתיחום השדות. אם הקובץ מכיל קביעת טקסט, בחר את המסמכה שבה השתמשת בתיבה "מפרט טקסט". אם השורה הראשונה של מסמך Word שלך מכילה את שמות השדות, סמן את "שורה ראשונה מכילה שמות שדות". אם אתה באמצעות פורמט ברוחב קבוע, סקור את הנתונים והמבנה המוצגים והתאם את מיקום העמודה במידת הצורך. הקש "הבא."
שלב 8
סקור את הנתונים והמבנה פעם נוספת לפני שתמשיך. אם אתה צריך לציין מידע נוסף על אחד מהשדות, לחץ על כותרת השדה והזן את הנתונים המתאימים עבור "שם שדה" ו"סוג נתונים". כדי ליצור אינדקס בשדה שנבחר, הגדר את "אינדקס" ל"כן". כדי לא לכלול את השדה שנבחר בייבוא, סמן את "אל תייבא שדה (דלג)". נְקִישָׁה "הַבָּא."
שלב 9
הגדר מפתח ראשי אם אתה מייבא לטבלה חדשה. אתה יכול לבחור "לתת לגישה להוסיף מפתח ראשי", אשר מאכלס אוטומטית רצף של מזהים, לבחור מפתח ראשי משלך מאחד משדות המקור או לבחור "ללא מפתח ראשי". הקש "הבא."
שלב 10
עבור טבלה חדשה, אשר או שנה את השם של הטבלה החדשה בתיבה "ייבוא לטבלה". לחץ על "סיום" כדי לייבא את הנתונים. תיפתח תיבת דו-שיח כדי לציין את מצב הייבוא.
דברים שתצטרכו
מַחשֵׁב
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
