שמירת הניירת במערכת אחידה, פירושה שהיא לא תתפרק.
מערכת תיוק היא שיטה לארגון ניירת ומסמכים לאחסון. נשמר ארון או קופסה המכילים גרסאות מודפסות של מסמכים, בעוד שמערכת אלקטרונית שומרת נתונים במחשב. נתונים אלה יכולים להיות אימיילים או ניירת סרוקה. לאחר הקמת המערכת חשוב שהיא תישמר, כך שהיא תישאר תקינה עם מידע מעודכן נוסף באופן שוטף. כדי לתחזק את המערכת, יהיה עליך ליצור נוהל לשימוש בשתי המערכות.
תיוק מודפס
שלב 1
סמן כל תיקיה, קובץ ומגירה או קופסה. הכותרת צריכה לכלול את נושא התיעוד, בתוספת התאריך שבו הניירת מתחילה. לדוגמה, "קבלות יוני 2010 - הווה" או "תיקיית משאבי אנוש פברואר 2008".
סרטון היום
שלב 2
צור תיקיות חדשות, קבצים ומגירות או קופסאות כאשר יש לך קטגוריה חדשה של ניירת לשמור, או כאשר תיקיות, קבצים ומגירות ישנות יותר מלאות. השתמש בקידוד צבע כדי להבדיל בין שנים או חודשים.
שלב 3
הוסף מסמכים חדשים לתיקיה או למגירה הרלוונטיים ביותר. הכנסת מסמכים לתיקיות באופן אקראי תהרוס את מערכת התיוק, מכיוון שהמידע יחפש במקום הלא נכון. אם המערכת מזמינה מסמכים בסדר אלפביתי, המשך להשתמש בתהליך זה במקום לעבור לפורמט אחר.
שלב 4
הסר מדי שנה מסמכים ישנים מיותרים. ככל שתמשיך להוסיף לקבצים, חלק מהמידע יהפוך ללא רלוונטי ומיושן. גרוס אותו ופנה שטח אחסון נוסף.
תיוק אלקטרוני
שלב 1
צור תיקיות או ספריות במחשב שלך. אגד את הנתונים על בסיס קבוע כדי שלא יהפכו לא מאורגנים. להחזיק מספר כונני רשת או תיקיות מרובות המכילות מידע דומה אינה דרך יעילה לארגון הנתונים.
שלב 2
גיבוי של הנתונים באופן קבוע. השתמש בתקליטורי DVD, כונן USB, כונן קשיח חיצוני או חברה חיצונית כדי לעשות זאת. זה מגן על הנתונים מפני אובדן.
שלב 3
אבטח את הנתונים על ידי נעילת כל קובץ, הענקת גישה למשתמשים שהוקצו או הוספת סיסמה בעת פתיחת קובץ. זה מונע שימוש לרעה בנתונים, הונאה או גישה לא מורשית. בנוסף אתה יכול להיות בטוח שרק אנשים שיודעים איך המערכת עובדת משתמשים בה.
שלב 4
כתוב נוהל לשימוש במערכת התיוק האלקטרונית. כלול הוראות שלב אחר שלב כיצד למצוא, להתייחס, לסווג ולאחסן את הנתונים, כך שכל משתמש מפעיל את המערכת באותו אופן. שמור אותו מעודכן אם אתה משכלל את המערכת כדי למנוע בלבול בין משתמשים.
שלב 5
בדוק את מערכת התיוק כל שנתיים. בדוק שהוא מתפקד היטב - ניתן להגדיר זאת לפי מידת היעילות של התיוק, כמה קל למצוא נתונים ועד כמה הוא מאורגן. כמו כן, מחק קבצים לא רצויים ומזער את העומס האלקטרוני.
דברים שתצטרכו
ארון תיקים או קופסה
תיקיות
תוויות ריקות
עטים או טושים
מַחשֵׁב
עֵצָה
ערכו יום הדרכה קבוצתי כדי להסביר כיצד כל מערכת תיוק פועלת כך שניתן יהיה לנהל ולתחזק אותה מדי יום.
בקש משוב כיצד לפתח את מערכת התיוק כך שהיא תהיה ידידותית יותר למשתמש או מאורגנת טוב יותר.
