קרדיט תמונה: סירי סטפורד/דיגיטל ויז'ן/Getty Images
התאמה חודשית של חשבונות מאזניים היא הדרך היחידה להבטיח שהנתונים הפיננסיים של חברה נרשמים כראוי בספרי החשבונות. התאמה של חשבון מאזן מגינה על חברה מדיווח על טעויות בדוחות הכספיים של החברה, מה שעלול להוביל לטעויות בעת הכנת החזר מס פדרלי של החברה. רואי חשבון רבים יוצרים גיליונות אלקטרוניים של Microsoft Excel כדי לסייע בהתאמה בין חשבונות פנקס חשבונות (GL) לתיעוד חיצוני.
שלב 1
הקלד את השם של חשבון הפנקס הכללי ואת מספר החשבון הכללי בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני של Excel. ניתן להקליד גם שמות וגם מספרים ישירות לתוך התאים באקסל והתוכנה תעצב את הערכים בצורה נכונה.
סרטון היום
שלב 2
הזן את החודש והשנה להתאמה מתחת לשם ומספר ה-GL.
שלב 3
הקלד "יתרת סיום לכל GL" בעמודה הראשונה של הגיליון האלקטרוני כמה שורות מתחת לכותרת.
שלב 4
הזן את סכום הסיום הכלול בחשבון הפנקס הכללי בעמודה השנייה של הגיליון האלקטרוני באותה שורה עם התווית "יתרת סיום לכל GL".
שלב 5
הקלד "יתרת סיום לכל (מסמך מקור)" בעמודה הראשונה של הגיליון האלקטרוני מתחת לשורה המכילה "סיום יתרה לכל GL." דוגמאות למסמכי מקור כוללות דוחות חייבים, דוחות זכאים ונכסים רישומים.
שלב 6
הזן את יתרת הסיום לפי מסמך המקור עבור אותו חשבון פנקס חשבונות בעמודה השנייה של הגיליון האלקטרוני באותה שורה עם התווית "יתרת סיום לכל (מסמך מקור)".
שלב 7
הקלד "הבדל" בשורה הבאה בעמודה הראשונה.
שלב 8
צור חישוב בעמודה השנייה שליד התווית "הבדל" המפחיתה את סך מסמך המקור מיתרת החשבונות הסיום. זה הסכום שצריך להתאים.
שלב 9
צור קטע מתחת לשורת ההפרש בשם "התאמה בין פריטים".
שלב 10
רשום כל פריט היוצר הבדל מתאם בסעיף פריטים מתאמים. כלול הסבר על כל פריט וכמות הפריט. דוגמה לפריט מתאם עשויה להיות תשלום על חשבון שנרשם לחשבון הבנק אך לא נרשם לחשבון הלקוח.
שלב 11
צור חישוב בסוף הקטע התאמת פריטים שמסכם את כמות הפריטים המתאמים. כאשר סה"כ הפריטים המתאמים שווה לסך ה"הפרש", אז התאמתם כראוי את החשבון.
דברים שתצטרכו
Microsoft Excel
ספר כללי
תיעוד מקור
עֵצָה
עדיף לבצע התאמה בין חשבונות GL לפני סגירת חודש החשבונאות כדי שתוכל לבצע את כל התיקונים הנדרשים בנתונים החשבונאיים בחודש המתאים.
אם אינך בטוח כיצד ליצור גיליונות אלקטרוניים של התאמה באקסל, שקול לשכור איש מקצוע חשבונאי שיסייע לך בהגדרה.
