20 טיפים לנינג'ה כדי להפיק את המרב מ-Gmail

Gmail הגיע ל-900 מיליון משתמשים ב-2015. לא רע לפרויקט ששם הקוד שלו הגיע מסרט מצויר של דילברט. כשהיא הושקה, אף אחד לא האמין לזה - זה הופיע לראשונה באפריל.

חלקית בגלל הממשק הפשוט של Gmail, אנשים כמעט ולא טורחים ללמוד את התכונות הרבות שלו. אחרי הכל, זה כבר כל כך קל. אבל עבור אלה שלוקח את הזמן ללמוד את הפרטים הקטנים שלו, Gmail הופך לכלי הרבה יותר חזק. הנה 20 טיפים שיעזרו לך לקדם אותך להיות נינג'ה של Gmail.

זהו הכלי החשוב ביותר לניווט ב-Gmail. אם אתה כמו רוב האנשים, כנראה שמעולם לא השתמשת בזה. לחץ על גלגל שיניים -- ממוקם בפינה השמאלית העליונה של מסך Gmail -- זה והיכנס לעולם חדש ואמיץ.

הדבר הראשון שתבחין כשתלחץ על גלגל שיניים ישנן מספר אפשרויות תחת כותרת הנקראת צפיפות תצוגה. זה מתאים את ההידוק שבו הודעות האימייל מופיעות זה ליד זה. זה מועיל כשעובדים עם מסכים בגדלים שונים. בחר את האפשרות המתאימה לך ביותר.

אתה יכול גם לבחור כמה הודעות דוא"ל להציג בדף. לחץ על גלגל שיניים ואז הגדרות > כללי. תַחַת גודל עמוד מקסימלי אתה יכול לבחור את מספר השיחות (כלומר, מיילים) בכל עמוד, מ-10 עד 100.

זכור שבכל פעם שאתה מבצע שינוי בהגדרות, עליך לרדת לתחתית העמוד ולבחור שמור שינוי או שהשינויים שלך לא יישמרו.

בחירת העיצוב שלך היא אחד השינויים הוויזואליים הדרמטיים ביותר שתוכל לבצע ב-Gmail. לך אל גלגל שיניים ובחר ערכות נושא. את פניכם יקבלו מבחר של רקעים. רקע צבעוני נותן לך את ההרגשה שאתה עובד ישירות משולחן העבודה שלך במקום בדפדפן. ואתה יכול לבחור אחת מהתמונות שלך כרקע שלך גם כן.

אם ברצונך לחזור לרקע ברירת המחדל של Gmail, בחר את זה המסומן אוֹר.

אתה יכול גם לבחור את סגנון הטקסט שלך. לך אל גלגל שיניים ולבחור הגדרות > כללי ואתה תראה סגנון טקסט ברירת מחדל. כאן אתה יכול לבחור את הגופן, הסגנון והצבע של הטקסט שלך.

איך אתה מקבל על האשכולות שלך? אנחנו לא מתכוונים לבגדים. חוטים היא תכונה בתוכניות דוא"ל רבות המקבצת הודעות עם התשובות שלהן. אתה יכול או לא אוהב את זה; אולי תרצה לראות כל אימייל מוצג בנפרד. אם אינך רוצה ששיחות הדוא"ל שלך יקוננו זו בזו, תוכל לכבות את התכונה הזו. פנה אל ה גלגל שיניים ובחר הגדרות > כללי ואז תצוגת שיחה. בחר בלחצן הבחירה שליד תצוגת שיחה מושבתת לשים קץ לחוטים.

אתה יכול גם לשנות את סגנון תיבת הדואר הנכנס שלך. לך אל גלגל שיניים ולבחור הגדרות > תיבת דואר נכנס. בחר בתפריט הנפתח שלצד סוג תיבת הדואר הנכנס. זה מוגדר כברירת מחדל, שמציג את המיילים לפי סדר קבלתם. אבל אולי אתה מעדיף דרך אחרת. אולי תרצה לראות תחילה הודעות דוא"ל שלא נקראו, או הודעות דוא"ל מסומנות בכוכב, או אפילו אימיילים חשובים בראש.

אבל אתה שואל: איך Gmail יכול לדעת מה חשוב? שאלה מצויינת! וזה מביא אותנו לטיפ הבא שלנו.

אתה יכול ללמד את Gmail אילו הודעות חשובות לך. יש סמל קטן דמוי דגל ליד כל מייל שהופך לצהוב כאשר לוחצים עליו (ראה צילום מסך לפרטים). על ידי לחיצה עליו אתה אומר לג'ימייל שזה חשוב. לאחר זמן מה, Gmail תופס ומתחיל לזהות אוטומטית את המיילים האלה כחשובים. לדוגמה, כל אימייל שמגיע מהבוס שלך יסומן כחשוב. לעומת זאת, אתה יכול לבטל את הבחירה של מיילים שאינם חשובים אך ש-Gmail מזהה בטעות כך. בקרוב, Gmail יעשה את העבודה של מיון הדוא"ל שלך עבורך.

ארגון הדוא"ל שלך בצורה ויזואלית יכול לעזור לך לזהות דוא"ל חשוב כאשר אתה נותן לתיבת הדואר הנכנס שלך פעם נוספת. שני הכלים העיקריים של Gmail לעשות זאת הם תוויות ו כוכבים. נתחיל עם תוויות, שמשמשות גם כתיקיות בג'ימייל. כדי ליצור תווית, עבור לחלק העליון של החלון ובחר את לעבור ל סמל, בצורת תיקייה.

כשתלחץ עליו, תקבל תיבה נפתחת. בחר צור חדש. תן שם לתווית החדשה שלך ולחץ לִיצוֹר.

כפי שציינו, תוויות הן למעשה רק השם שבו משתמש Gmail עבור תיקיות. הם מופיעים בצד שמאל של תיבת הדואר הנכנס שלך מתחת ל- לְהַלחִין לַחְצָן. אתה יכול לגרום לאימיילים המסומנים לצוץ יותר על ידי הקצאת להם צבע. אם תרחף מעל שם תווית, תראה חץ קטן מימין. לחץ עליו ותופיע תיבה. בחלק העליון של התיבה תראה צבע התווית. לחץ על החץ מימין לזה ותופיע תיבת בחירת צבע תווית. פשוט לחץ על הצבע שאתה רוצה וזה יהיה הצבע של התווית שלך.

כוכבים הם עוד דרך מצוינת לגרום לאימיילים שלך לבלוט חזותית. הסתכל אל הקצה הימני של רשימת הדואר האלקטרוני בתיבת הדואר הנכנס שלך, ואתה אמור לראות כוכבים חלולים. כאשר תלחץ על כוכב, הוא יהפוך לצהוב. בום, עכשיו סימנת את ההודעה. זה יכול להיות כל מה שאתה רוצה; כוכבי אימייל עשויים לתייג את האימייל כחשוב, זקוק למעקב או משהו אחר. זה תלוי בך.

צהוב זה נהדר, אבל יש לך עוד הרבה צבעים לבחירה, מה שמרחיב מאוד את הערך הארגוני של הסמלים הקטנים האלה. בכל פעם שאתה לוחץ על כוכב, הוא עובר דרך אחד מהצבעים הזמינים.

אבל הנה טריק: אתה שולט אילו צבעים (ואפילו צורות) זמינים. לחץ על גלגל שיניים ובחר הגדרות > כללי. גלול מטה אל כוכבים. אתה יכול לגרור כוכבים (וצורות) בין הקטעים 'לא בשימוש' ו'בשימוש', מה שנותן לך את כל הכוח לקבוע מה יקרה כשאתה לוחץ על כוכבים בחזרה בתיבת הדואר הנכנס.

לאחר שבחרתם את מה שאתם רוצים אל תשכחו ללחוץ שמור שינויים.

לאחר שחזרת לתיבת הדואר הנכנס שלך, תוכל לבחור את צבע הכוכב הרצוי (או סמל אחר) על ידי לחיצה חוזרת על סמל הכוכב שליד האימייל שלך. זה יעבור ברציפות דרך אפשרויות הצבע שלך.

יצירת מסננים היא דרך מצוינת לשפר את הפרודוקטיביות של Gmail. ביסודו של דבר אתה יוצר כללים האוטומטיים את התגובה של Gmail לאימיילים נכנסים. זה חוסך לך זמן בכך שאתה כבר לא צריך להתמודד עם כל מייל בנפרד. הכללים יכולים להיות כל דבר, החל מהעברת מיילים, דרך העברתם ועד שליחת תגובה מוכנה.

ראשית, בחר את האימייל שעבורו ברצונך ליצור מסנן. לאחר מכן בחר יותר מסרגל התפריטים העליון ורדו אל סנן הודעות כאלה.

בדוגמה למטה, בחרנו אימייל שיווקי מהסימפוניה של הפניקס. הקופסה הראשונה שעולה יש את מ: השורה מולאה. לחץ איפה שכתוב צור מסנן עם החיפוש הזה.

לאחר שתסיים, תובא לתיבה אחרת שבה תוכל ליצור את הכלל, או המסנן, שאתה רוצה. במקרה זה, ניצור שני כללים: דילוג על תיבת הדואר הנכנס וסיווג סוגי מיילים אלו כקידום מכירות. לאחר שתבחר את הכללים שלך, לחץ צור מסנן. לאחר מכן, כל המיילים ממחלקת השיווק של סימפוני הפניקס יעברו לתיבת הדואר הנכנס ויעברו ישירות אל מבצעים.

תראה בתיבה זו שיש לך אפשרויות רבות ליצור מסנן. אתה יכול לסמן את כל האימיילים המגיעים מהשולח, (במקרה זה phoenixsympony.org) להחיל תווית, לסמן אותם כנקראו או למחוק אותם, בין האפשרויות האחרות.

על ידי יצירת מסננים תכניס זרימה לתיבת הדואר הנכנס שלך ששומרת על הודעות דוא"ל לנוע בכיוון הרצוי, מה שמוסיף מאוד ליעילות הדוא"ל שלך.

כאשר אתה יוצר מסנן, לא תהיה לו השפעה על הודעות דוא"ל שכבר קיבלת -- אלא אם תבחר החל מסנן גם על שיחות תואמות שהיא תיבת סימון מיד מימין ל- צור מסנן לַחְצָן.

כנראה שלחת לפחות אימייל אחד שהיית רוצה לקבל בחזרה.

הלוואי שיכולת ללחוץ על ביטול רגעים אחרי שלחצת על שלח? למרבה המזל, ב-Gmail אתה יכול לעשות בדיוק את זה. לחץ על גלגל שיניים לאחר מכן הגדרות > כללי. לחץ על תיבת הסימון כדי להפעיל בטל שלח ובחר את משך הזמן שאתה רוצה להקדיש לעצמך. זכור שככל שתגדיר את תקופת החסד לביטול ארוך יותר, כך ייקח לכל דואר אלקטרוני להישלח בפועל מתיבת הדואר הנכנס שלך, כך ש-10 או 20 שניות כנראה מספיקות.

קיצורי מקשים הם כלי נהדר לעבור מהר יותר ב-Gmail. אתה יכול להשתמש בהם כדי לנווט ברחבי Gmail וגם כדי לעזור לך למיין את ההודעות שלך. הדבר הראשון שתצטרך לעשות הוא להפעיל את קיצורי המקלדת מכיוון שמיקום ברירת המחדל שלהם מושבת. אתה עושה זאת על ידי לחיצה על גלגל השיניים הגדרות > כללי. לך ל קיצורי דרך במקלדת ובחר בלחצן הבחירה שלצד קיצורי מקשים מופעלים.

לרשימה מלאה של מקשי הקיצור של Gmail, לבקר כאן. אתה יכול גם למצוא גיליון הונאה של Gmail פה.

לרובנו יש יותר מחשבון דוא"ל אחד. ואפשר להוסיף את החשבונות האלה לג'ימייל, כך שלא תצטרך להיכנס למספר חשבונות כדי לבדוק את האימייל שלך, כל עוד מדובר בחשבונות POP3 רגילים.

תצטרך לדעת את ההגדרות עבור חשבונות הדוא"ל שאתה מתכנן להוסיף. ברגע שיש לך את המידע הזה, עבור אל ה-Gear הגדרות > חשבונות וייבוא. לאחר מכן בחר הוסף חשבון דואר POP3 שבבעלותך.

מכאן, פשוט הזן את המידע ש-Gmail מבקש. Gmail ינסה לאכלס חלק מזה באופן אוטומטי, אבל הוא עלול לטעות. עדיף לדעת את המידע הזה מראש ולהזין אותו ידנית. תבחין גם בלחצן ליד השאר עותק של הודעות שאוחזרו בשרת. בחר באפשרות זו אם אתה בודק דואר לעתים קרובות עבור חשבון זה ממקומות אחרים. לאחר שמילאת את המידע, לחץ הוסף חשבון. כעת הגדרת את Gmail כדי לקבל הודעות דוא"ל מחשבון אחר שלך.

תישאל גם אם אתה גם רוצה להיות מסוגל לִשְׁלוֹחַ אימיילים מחשבון זה. אם תבחר כן, תבחין בתיבה הבאה תישאל אם אתה רוצה התייחס ככינוי. זוהי בחירה אישית שמשפיעה על הגדרות החיפוש יותר מכל. תוכל לברר פרטים נוספים פה. בעיקרון, אם תבחר התייחס ככינוי, כאשר אתה מחפש "מאת: ממני" Gmail יתייחס לכתובת החדשה הזו גם כאל "אני" -- כלומר אתה -- ויוציא את כל הודעות הדוא"ל שלך מהחשבון החדש שהוספת.

תתבקש גם למלא את פרטי השרת והסיסמה שלך. כאשר תלחץ על הבא, ייתכן שתתבקשי להזין קוד אישור המוכיח שאתה אכן הבעלים של החשבון הזה, שיישלח בדוא"ל או בהודעה לטלפון שלך. עם השלמת השלב הזה, אתה מוכן לצאת לדרך. תראה את האימייל החדש מתחת שלח דואר בתור: ב חשבונות וייבוא תחת הגדרות.

בפעם הבאה שתלך לשליחת אימייל תבחין בתיבה נפתחת ב- מ: שורה של האימייל שלך. זה נותן לך את הבחירה לשלוח אימייל מחשבון Gmail המקורי שלך או מהחשבון החדש שהוספת. ייתכן שתרצה להיזהר שאתה שולח מהכתובת שממנה אתה רוצה לשלוח. יש תפאורה בפנים חשבונות וייבוא שמאפשר לך השב מאותה כתובת שאליה נשלחה ההודעה. עם בחירה זו, עליך להימנע מכל טעויות אם המטרה שלך היא להיות תמיד שלך ל: ומ: זהה.

הוספת חשבונות דוא"ל אחרים יכולה להיות מעט מסובכת. אז אנחנו עוקבים אחריו עם טיפ פשוט שיכול לחסוך לך החמרה רבה. אולי שמתם לב שצברתם מספר מטורף של הודעות אימייל לקידום מכירות. זה הזמן לנשק אותם לשלום ולהשתמש בשטח היקר של 15GB ש-Gmail מקצה לך לדברים חשובים יותר.

אולי אתה כבר יודע שאם תלחץ על בחר הכל סמל בפינה השמאלית הרחוקה של שורת התפריטים העליונה, רק 100 הודעות דוא"ל (או כמה הודעות דוא"ל שהגדרת עבור עמוד בודד) נבחרו. אם יש לך הרבה מיילים, ייקח הרבה זמן למחוק אותם 100 בכל פעם.

מסתבר שהפתרון מסתתר לעין -- וכנראה שמעולם לא שמתם לב אליו. כאשר אתה בוחר בכולם, אם יש יותר הודעות דוא"ל בתיקייה או בתווית זו מאשר בעמוד הנוכחי, אתה תמיד מקבל את האפשרות לבחור את כל המיילים. לחץ על הקישור בהודעה הצהובה כדי לבחור הכל.

לאחר בחירת הודעות האימייל, לחץ לִמְחוֹק. נעשה ונעשה!

אופרטורים של חיפוש הם קיצורי המקלדת של עולם החיפוש. לימוד אותם כעת יחסוך לך הרבה ניפוי מאוחר יותר. הם יעזרו לצמצם את החיפוש שלך כשאתה מחפש את האימייל הזה בערימת שחת.

אופרטורי חיפוש ב-Gmail כוללים מ: אשר, כאשר אחריו מופיע שם, ימצא אוטומטית את כל האימיילים מאותו אדם. באופן דומה, יש ל: שמציין נמען. לדוגמה, אם אתה רוצה למצוא במהירות את כל דואר המעריצים שלך לאגדת הקומיקס סטן לי, תקליד אל: סטן לי והרשימה תופיע בתיבת הדואר הנכנס שלך. אתה יכול גם לחפש לפי נושא עם נושא: חוברות קומיקס. (שים לב שלא יכול להיות רווח בין נקודתיים למונח החיפוש.) אתה יכול גם לחפש לפי תוויות (תווית:) ומיון מיילים לפי קבצים מצורפים (יש קובץ מצורף).

ישנן דרכים רבות אחרות לחיפוש ו-Gmail מספק רשימה של אופרטורים של חיפוש פה.

מהנדסי גוגל מוסיפים לעתים קרובות דברים "ניסיוניים" כדי לשפר את Gmail. Google Labs הוא המקום שבו תוכל לנסות תחילה כמה מהתכונות החדשות הללו.

צלול ישר פנימה על ידי לחיצה על גלגל שיניים ובחירה הגדרות > Labs. זה עתה נכנסת לאזור הבדיקה. כאן תמצאו דברים כמו סמל אימות עבור שולחים מאומתים (כלי למניעת ספאמרי ספאם לחקות הודעות כדי לגרום להם להיראות כאילו הם מגיעים מאתר מהימן). כדי לנסות, לחץ לְאַפשֵׁר.

נסה את מה שאתה אוהב; אתה תמיד יכול להשבית את אלה שאתה מחליט שאתה לא באמת צריך.