כיצד להדפיס צ'קים עם אקסל

אם אתה מנהל עסק קטן, שכר הוא חלק יקר וגוזל זמן מהפעילות. עם זאת, הודות לטכנולוגיה, אינך צריך לשלם לשירות של צד שלישי או להשקיע בתוכנה יקרה כדי ליצור צ'קים מבוססי נייר. אתה יכול להדפיס בקלות המחאות שכר מ-Excel, אך חיוני להחזיק את הנייר והדיו הנכונים להדפסה כדי להבטיח שהעובדים שלך יוכלו להפקיד את שכרם.

הצעד הראשון אם אתה רוצה להדפיס המחאות שכר מאקסל הוא למצוא תבנית. אתה יכול למצוא אותם בקלות באמצעות חיפוש באינטרנט. התבניות הבסיסיות המסופקות עם Excel אינן כוללות המחאות, אך ניתן למצוא תבניות שימושיות לתיעוד תומך כמו גליונות זמנים.

לאחר שמצאת והורדת תבנית הדפסת צ'קים עבור Excel, אתה מזין מידע ספציפי לנמען ולכסף שחולק. אתה שומר את הצ'ק כקובץ PDF שאותו תוכל להדפיס ולהפיץ לעובד.

לא מספיק להחזיק תבנית PDF להדפסת צ'קים. מוסדות פיננסיים מקפידים על מניעת הונאה, כך שלא ניתן להדפיס צ'ק על נייר רגיל ולהעביר אותו כרשמי. אם אפשר, להשיג את הדרישות מהמוסדות הפיננסיים שהעובדים שלך משתמשים בהם כדי לוודא שההמחאות שלך לא יידחו. אלה עשויים לכלול מפרטי נייר, גודל וגופן.

לאחר שתשתמש בתבנית הדפסת צ'קים באקסל ותיצור את ההמחאות בפורמט PDF, הבא השלב הוא לאשר שהנייר והדיו שאתה חייב להשתמש בו עבור המחאות עובדים עם המדפסת שאתה כבר יש. אם לא, אתה צריך ללכת לקנות מדפסת חדשה.

כאשר אתה מדפיס את השיק למדפסת, הוא חייב להיות על נייר כבד יותר ממה שאתה משתמש להדפסה יומיומית. לדוגמה, בנק אמריקה דורש שההמחאות יהיו על נייר עם המפרטים הבאים:

• גודל בין 7.75 על 2.75 אינץ' ו-8.75 על 3.667 אינץ'
• בין 24 ק"ג. ו-44 פאונד. מִשׁקָל
• גרגר הנייר פועל אופקית.

החדשות הטובות הן שאתה יכול לִקְנוֹתנייר הדפסת צ'קים שעונה על רוב דרישות הבנק. בקר בחנות מקומית לציוד משרדי או קנה באינטרנט וודא שהנייר תואם לסוג המדפסת שברשותך.

אתה לא יכול פשוט להריץ את הבדיקות שלך דרך מדפסת באמצעות מחסניות דיו סטנדרטיות. הבנקים דורשים זיהוי תווים בדיו מגנטי דיו או טונר עבור המחאות. אם אתה מדפיס במדפסת הזרקת דיו, אתה צריך דיו MICR, בעוד שהדפסת ההמחאות שלך במדפסת לייזר דורשת טונר MICR.

אם אתם מתכננים להדפיס המחאות שכר מאקסל, כדאי לשים לב גם לדרישות הבנק על דיו. עם בנק אוף אמריקה, אינך יכול להשתמש במצב דו-צדדי להדפסת ההמחאות שלך. אם המחאות השכר שלך הן דו-צדדיות, יש להדפיס את החלק האחורי בדיו שאינו מסוג MICR. אם אתה מנצל את תכונות האבטחה כדי למנוע חבלה, כגון סימני מים או חללים כימיים, ודא שתהליך ההדפסה שלך תואם לתקנות הבנקים היעדים.