Microsoft Word dispone di una funzionalità di stampa unione che collega un documento di Word con le informazioni archiviate in un file di dati, chiamato origine dati. L'origine dati può essere un database. Prima dell'unione, puoi creare e gestire un database all'interno di Word. Il database viene salvato come file di database di Access all'interno di Word.
Consiglio
Non si eseguirà effettivamente la stampa unione, tuttavia, è necessario selezionare il tipo di documento di stampa unione che si sta creando prima di creare il database.
Layout del documento principale
Apri un documento Word vuoto.
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Sul lettere scheda, fare clic su Avvia stampa unione e seleziona Elenco. UN Directory il tipo di documento indica a Word di creare un elenco e utilizzare i campi da un'origine dati, ad esempio un database.
Personalizza i campi del database
Clic Seleziona Destinatari e seleziona Digita nuovo elenco per aprire il Nuovo elenco di indirizzi la finestra di dialogo. Usalo per personalizzare i campi che verranno utilizzati nel database. Clic
- Per rimuovere i nomi dei campi, seleziona il nome del campo, fai clic su Elimina e clicca sì per rimuovere il nome del campo.
- Per modificare i nomi dei campi, seleziona il nome del campo, fai clic su Rinominare, il Rinomina campo viene visualizzata la finestra di dialogo, modificare il nome del campo e fare clic su ok.
- Per aggiungere ulteriori nomi di campo, fare clic su Aggiungere, il Aggiungi campo viene visualizzata la finestra di dialogo, digitare un nuovo nome di campo e fare clic su ok.
- Per modificare l'ordine dei nomi dei campi, evidenziare un nome di campo e fare clic su Andare avanti o Abbassati.
Clic ok quando hai finito. Il Nuovo elenco di indirizzi finestra di dialogo visualizza i nomi dei campi personalizzati in una tabella.
Inserisci le informazioni del database
Digita i dati in ogni campo. Usa il tasto Tab per spostarti da un campo all'altro. Clic Nuovo arrivato per passare al record successivo nel database. Dopo aver digitato l'ultimo record, non fare clic Nuovo arrivato per passare a un nuovo record.
Controlla attraverso i record e apporta eventuali modifiche
- Per modificare un record, evidenziare i dati e digitare le modifiche.
- Per cercare un record, fare clic su Trovare, il Trova voce viene visualizzata la finestra di dialogo, immettere la parola o le parole di ricerca e fare clic su Trova il prossimo.
- Per eliminare un record, fare clic sul quadrato situato a sinistra del primo campo, fare clic su Elimina voce e clicca sì per rimuovere il record.
Clic ok quando fatto.
Salva database e documento principale
Il Salva elenco indirizzi viene visualizzata la finestra di dialogo. Scegli dove vuoi salvare il file del database, digita il nome del file e fai clic su Salva.
Consiglio
Digita solo il nome del file e Word aggiungerà l'estensione .mdb, salvando il file come file di database di Microsoft Access.
Salva il documento principale, una directory vuota che si collega al database, nel caso in cui decidi di eseguire una stampa unione in un secondo momento. Chiudi il documento principale e Parola di uscita.
Visualizza database
Passare al file del database di Access e aprirlo. Si apre Microsoft Access. Clic Elenco_Indirizzi_Ufficio sotto il tabelle viene visualizzata l'intestazione e la tabella del database creata in Word.
Torna al database e modifica i dati
Apri il documento principale in parola. Il Microsoft Word viene visualizzata la finestra di dialogo. Clic sì in modo che il documento principale possa recuperare informazioni dal database. Sul lettere scheda, fare clic su Modifica elenco destinatari. Il Stampa unioneDestinatari viene visualizzata la finestra di dialogo. Sotto l'intestazione Origine dati, seleziona il nome del file del database. Clic Modificare e il Modifica origine dati viene visualizzata la finestra di dialogo. Modifica i dati. Al termine, fare clic su ok e clicca sì per aggiornare il database. Nel Stampa unioneDestinatari finestra di dialogo, è possibile perfezionare le informazioni del database utilizzando Ordinare, Filtro, Trova duplicati, Trovaredestinatario e Convalida indirizzi opzioni.
Clic ok quando fatto. Chiudi il documento principale. Clic Salva. Parola di uscita.
Consiglio
È possibile eseguire una stampa unione directory in Word utilizzando il database e il documento principale creati.
