Come calcolare i campi in un report di MS Access

Report di Microsoft Access in visualizzazione struttura

La creazione di report in Microsoft Access può aiutare l'utente a determinare i risultati dei dati che sono stati filtrati tramite query e/o archiviati in tabelle. Man mano che un utente di Access diventa più esperto nell'utilizzo dei report di Access, scopre che i dati possono non solo essere visualizzato, ma calcolato tramite una serie di funzioni che sono incorporate nella libreria di Microsoft Access. La padronanza di queste funzioni e delle funzioni del report può trasformare qualsiasi report mediocre in un'opera d'arte professionale.

Passo 1

Apri Microsoft Access. Aprire il report in cui si desidera aggiungere il campo di calcolo. Poiché la domanda riguarda i report, l'utente dovrebbe aver già creato una tabella e una query da cui leggere il report.

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Passo 2

Vai a "Vista struttura". Aggiungi una casella di testo nella sezione "Piè di pagina" del rapporto.

Passaggio 3

Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla casella di testo (non sull'etichetta associata alla casella di testo) e scegliere l'opzione "Proprietà". Il "Foglio delle proprietà" si aprirà sul lato destro della finestra. Selezionare l'opzione "Controllo sorgente" che si trova nella sezione "Tutti" nella "Foglio delle proprietà". Fare clic sul pulsante "...". Ciò farà aprire il Generatore di espressioni.

Passaggio 4

Fare doppio clic sulla cartella "Funzioni" nella colonna di destra. Si aprirà l'albero "Funzioni". Seleziona la cartella "Funzioni integrate".

Passaggio 5

Seleziona la funzione che desideri eseguire dall'elenco all'estrema destra. La colonna centrale suddivide le varie funzioni in categorie separate.

Fare doppio clic sulla funzione "Somma".

Nella finestra delle espressioni vedrai "Somma (<>)." Questo sta dicendo al report di aggiungere tutti i valori da una certa fonte di dati.

Passaggio 6

Evidenzia "<>" e premere il tasto "Cancella". Fare doppio clic sulla cartella "Query" per aprire l'albero delle query, che visualizzerà tutte le query del progetto. Fare clic una volta sulla cartella delle query e nella colonna centrale verrà visualizzato un elenco di query disponibili. Fare doppio clic sulla query che si sta utilizzando per l'origine dati. La query si chiamerà "Costi settimanali".

Passaggio 7

La finestra dell'espressione ora legge "Somma (costi settimanali)".

Passaggio 8

Fare clic sul pulsante "OK" in "Generatore di espressioni" per chiudere la finestra. La formula Somma (Costi Settimanali) viene visualizzata nell'Origine di controllo della finestra delle proprietà.

Passaggio 9

Esegui il rapporto per vedere i risultati.

Consiglio

Se conosci le funzioni che vuoi chiamare, puoi semplicemente digitare i dati nell'origine del controllo e non passare attraverso il Generatore di espressioni. Fino a quando non si acquisisce familiarità con Access, è una buona idea utilizzare il Generatore di espressioni.

Avvertimento

Questo articolo è stato scritto per utenti esperti di Access.