Aggiungi un titolo nella parte superiore del foglio di calcolo. Questo ti aiuterà a ricordare quali informazioni si trovano in una particolare rubrica. Potrebbe essere necessario impostare rubriche diverse per vari scopi, ad esempio una per i membri di un club del libro e una per i familiari. Avere un titolo chiaro ti aiuterà a mantenere tutto organizzato. Rendi il titolo in grassetto e aumenta le dimensioni del carattere, utilizzando gli strumenti nella barra degli strumenti in alto.
Salta un paio di righe dopo il titolo e inserisci le intestazioni per le colonne nella rubrica. Le seguenti intestazioni di colonna saranno molto utili: Nome, Indirizzo, Città, Stato, CAP, Numero di telefono, Numero di fax e Indirizzo e-mail. Digita queste intestazioni rispettivamente nelle colonne dalla A alla H. È molto importante che ogni elemento sia inserito in una colonna separata.
Centrare e mettere in grassetto le intestazioni delle colonne. Per fare ciò, fare clic sul numero di riga a sinistra della riga di intestazioni. Questo evidenzierà, o selezionerà, l'intera riga. E, quindi, usa gli strumenti in grassetto e al centro nella barra degli strumenti in alto.
Inserisci le informazioni di contatto in ogni colonna. Le informazioni per ogni contatto devono essere inserite in una riga separata. A seconda di quanti contatti hai, questo potrebbe richiedere del tempo. Ma ricorda, dovrai farlo solo una volta. In futuro, dovrai solo aggiungere nuovi contatti e aggiornare le informazioni. Se non disponi di determinate informazioni per determinati contatti, lascia vuota la cella. Ricorda di utilizzare le abbreviazioni di stato di due lettere richieste dall'ufficio postale.
Formatta il testo nella colonna CAP in modo che tutti i codici postali abbiano lo stesso aspetto. Evidenzia tutto il testo nella colonna, ad eccezione dell'intestazione della colonna. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle celle evidenziate e selezionare "Formatta celle". Fare clic sulla scheda "Numero", quindi fare clic su "Speciale" nella casella "Categoria". Fare clic su "CAP" o "CAP+4" nella casella "Tipo". Fare clic su "OK". Questo renderà tutti i codici postali uguali.
Formatta il testo nella colonna Numero di telefono in modo che tutti i numeri di telefono nella colonna abbiano lo stesso aspetto. Evidenzia il testo nella colonna Numero di telefono, ad eccezione dell'intestazione della colonna. Fai clic destro su di esso e seleziona "Formatta celle". Nella scheda "Numero", seleziona "Speciale" dalla casella "Categoria". Fare clic su "Numero di telefono" nella casella "Tipo". Fare clic su "OK".
