Istruzioni passo passo per creare un foglio di calcolo Excel

Quando lavori con i dati, i fogli di calcolo possono essere un modo pratico per organizzare tutto in un formato di facile comprensione. I fogli di calcolo sono ideali per impostare budget, tenere traccia dei progressi sui progetti e pianificare. Nell'era pre-tecnologica, le aziende utilizzavano registri cartacei per tenere traccia di queste cose, ma ora Microsoft Excel è lo strumento preferito. Fortunatamente, la creazione e l'aggiornamento dei fogli di calcolo Excel è relativamente semplice.

Un foglio di calcolo ha la stessa configurazione sia su carta che sullo schermo del computer. Hai righe che iniziano in alto e continuano per tutta la durata dei dati. Ci sono anche colonne, che iniziano sul lato sinistro del foglio di lavoro e continuano a destra fino a quando è necessario. Il punto in cui una riga incontra una colonna corrispondente è chiamato a cellula.

In Microsoft Excel, a ogni riga viene assegnato un numero, mentre ogni colonna ha a lettera. Quindi la prima cella è A1. Se assegni un'intestazione a ciascuna colonna, la prima riga è riservata a tale scopo, richiedendo di inserire un titolo per ciascuna colonna. Se stai monitorando un budget, ad esempio, la prima colonna potrebbe essere i prodotti, mentre la colonna B è il denaro che hai speso e la colonna C, l'imposta che hai pagato, seguita dal prezzo totale nella colonna D.

Se hai Microsoft Office, Excel è incluso nel pacchetto. Vai al tuo elenco di applicazioni e scegli Microsoft Excel dall'elenco. Selezionare File e Nuovo per aprire un nuovo foglio di calcolo con il titolo predefinito di Prenota1. Nella parte inferiore dello schermo, c'è una scheda che dice Foglio1.

Come con Microsoft Word, hai una barra multifunzione nella parte superiore dello schermo che ti consente di personalizzare il documento e formattare le celle. Sotto Casa, puoi scrivere in grassetto o modificare il tipo e la dimensione del carattere. Puoi anche modificare l'allineamento del testo all'interno di ogni cella in allineato a sinistra, allineato a destra o centrato.

Una cosa che può confondere inizialmente è la terminologia. Ogni nuovo documento che apri in Excel è chiamato cartella di lavoro. All'interno di ogni cartella di lavoro, crei un foglio di lavoro, che vedrai come una scheda nella parte inferiore dello schermo. Per impostazione predefinita, un nuovo foglio di lavoro si chiama Foglio1, ma puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su di esso e scegliere Rinominare per dargli il nome che desideri.

Per creare un nuovo foglio di lavoro, fare clic su + simbolo accanto alla scheda del foglio di lavoro nella parte inferiore dello schermo. Puoi inserire un foglio di lavoro tra due che hai già creato facendo clic con il pulsante destro del mouse su una scheda e scegliendo Inserisci foglio. Puoi spostare i fogli facendo clic sulla scheda desiderata e trascinandola a destra oa sinistra del punto in cui si trova attualmente.

Una delle caratteristiche più utili di un foglio di calcolo Excel è la sua Somma automatica caratteristica. Per vedere come funziona questa formula, digita una serie di numeri in una colonna e quindi fai clic sulla cella vuota sotto l'ultimo numero. Sulla barra multifunzione, fare clic su formule e Somma automatica. Vedrai la formula per la Somma automatica pop-up nell'ultima casella, ad esempio =SOMMA(A1:A4). Quando fai clic accedere, la formula somma le righe sopra di essa e inserisce la somma nella casella che contiene la formula.

Puoi anche scrivere le tue formule. Man mano che ti senti più a tuo agio con questa funzione, puoi estendere ciò che puoi fare all'interno dell'applicazione. Nella formula Somma automatica =SOMMA(A1:A4), ad esempio, la formula indica a Excel di totalizzare gli elementi nelle righe da A1 ad A4.

Quando inizi a lavorare con volumi di dati più grandi, sentirai un bisogno crescente di gestire tutto in modo più efficiente. UN tabella pivot è integrato in Excel come un modo per organizzare facilmente le informazioni. Invece di ordinare manualmente righe e righe di informazioni, puoi impostare le cose per ottenere rapidamente i dati di cui hai bisogno.

Con una tabella pivot, non stai riorganizzando il foglio Excel o modificando i dati al suo interno. Invece, stai girando i dati in un modo diverso - da qui il nome "pivot" - per guardarli da una direzione diversa. Puoi inserire le informazioni manualmente o lasciare che Excel faccia il lavoro per te.

Se desideri creare una tabella pivot per il tuo foglio Excel, il modo più semplice è lasciare che Microsoft te ne consigli una. Sotto Inserire, fai clic sulla freccia a discesa accanto a tabelle e scegli Consiglia tabelle pivot. A quel punto, Microsoft ti presenta diverse opzioni per organizzare i tuoi dati.

Se ti senti avventuroso, puoi creare la tua tabella pivot in base ai dati che hai inserito. Sotto Inserire, vai alla freccia a discesa accanto a tabelle e seleziona Tabella pivot. Puoi scegliere di inserire la tua tabella pivot nel foglio di lavoro esistente o iniziare un nuovo foglio di lavoro con le informazioni. Dopo aver selezionato accedere, potrai iniziare a creare il tuo rapporto.

Un'altra utile funzione di Excel è il Pannello, che può tenere traccia dei tuoi dati in un unico posto. Poiché le aziende tendono a prendere decisioni basate sui dati, questo tipo di informazioni di facile accesso sta diventando essenziale. Il modo migliore per garantire il successo durante la creazione di una dashboard è innanzitutto pianificare ciò che si spera di ottenere in questo modo. Le metriche che devi raccogliere dovrebbero essere elencate molto prima di iniziare a costruire.

Quando sei pronto per iniziare, importa i tuoi dati in Excel se non sono già presenti. Quindi, apri una nuova cartella di lavoro e imposta uno o due fogli di lavoro aggiuntivi aggiungendo schede in basso. I fogli extra sono dove nascondi i tuoi dati extra. Quindi aggiungi un diagramma di Gantt scegliendo Inserire, Grafici e la seconda opzione. Per inserire i tuoi dati, fai clic con il pulsante destro del mouse sul grafico e scegli Seleziona dati.

Tra i molti usi aziendali di Excel c'è la creazione di pianificazioni. Se gestisci un'attività con dipendenti part-time che seguono un programma settimanale, Excel può essere utile. Seguendo un breve tutorial di Excel, puoi iniziare a creare un programma per il tuo team.

Per creare una pianificazione, apri Excel e inserisci Orari dentro Cerca tutti i modelli casella nell'angolo in alto a destra. Scegli il modello che meglio si adatta a ciò che stai cercando di fare. In questo caso, è probabile che sia Orario dei turni dei dipendenti o Turno settimanale dei dipendenti orario. Una volta lì, puoi digitare sopra i nomi fittizi con i nomi dei tuoi dipendenti, aggiungere righe ed eliminare le intestazioni in modo da poter modificare gli orari elencati.

Le macro sono un pratico strumento Microsoft che ti consente di risparmiare tempo designando semplici comandi per le attività più complicate che esegui ogni giorno. Creare e utilizzare le macro è sorprendentemente facile, soprattutto una volta che ci hai preso la mano. Per prima cosa, dovrai aggiungere il Sviluppatore scheda scegliendo Eccellere > Preferenze > Barra multifunzione e barra degli strumenti. Controlla il Sviluppatore casella nell'elenco a destra e salvare la modifica.

Per creare una macro, scegli Registra macro sul Sviluppatore scheda. Assegna un nome alla macro, inserisci il tasto di scelta rapida che desideri puntare all'azione e premi ok. Eseguire immediatamente l'azione che si desidera registrare e quindi premere Interrompi registrazione nel Sviluppatore scheda. Ogni volta che vuoi eseguire quell'azione, premi semplicemente la sequenza di parole chiave che hai specificato quando hai registrato la macro.

Lunghe liste di numeri possono essere noiose. Puoi ravvivare qualsiasi foglio di calcolo Excel aggiungendo elementi visivi. Un grafico a torta è un ottimo modo per mostrare le percentuali, con ogni sezione della torta che rappresenta un segmento delle informazioni che stai trasmettendo.

Per creare un grafico a torta, devi prima avere i dati in un foglio di calcolo. Se hai intervistato 100 persone, fai un elenco in una colonna delle risposte e il numero di persone che scelgono ciascuna risposta nella colonna direttamente accanto ad essa. Seleziona le informazioni che vuoi includere nel grafico a torta e scegli Inserire sulla barra dei menu e Torta. Quindi seleziona lo stile che preferisci.

Un grafico a barre è migliore per mostrare come qualcosa è cambiato nel tempo o per confrontare vari elementi l'uno con l'altro. Se hai intervistato un ampio gruppo di persone sugli argomenti a cui sono più interessati, ad esempio, puoi utilizzare un grafico a barre per mostrare come gli uomini e le donne hanno risposto per ogni area tematica.

Dopo aver inserito le informazioni in un foglio Excel, seleziona i dati che desideri includere e scegli Inserire > Grafico > Sbarra dalla barra dei menu. Le informazioni vengono visualizzate automaticamente come grafico a barre. Puoi modificare il layout del nuovo grafico a barre nella barra multifunzione nella parte superiore dello schermo, inclusa l'aggiunta elementi del grafico, regolando rapidamente il layout e cambiando i colori che vengono utilizzati per illustrare il tuo dati.

Molte aziende trovano che un foglio di calcolo Excel sia uno strumento utile per organizzare e gestire grandi mailing list. Sebbene esistano app di database più complesse per le aziende che hanno mailing list ingombranti, Excel può funzionare perfettamente per le aziende che stanno ancora costruendo e ampliando un database di clienti. Può anche essere un modo rapido e indolore per creare etichette postali da un piccolo elenco di nomi che hai preso online o dalle risposte a una promozione.

Prima di poter creare etichette postali, devi prima creare la mailing list in modo che possa essere facilmente trasformata in indirizzi. Se desideri stampare etichette, tuttavia, dovrai accedere a Microsoft Word e scegliere il tipo di invio che desideri eseguire dal Avvia stampa unione a discesa sotto lettere. Se desideri utilizzare l'elenco che hai impostato in Excel, fai clic sulla freccia a discesa accanto a Seleziona Destinatari e scegli Usa un elenco esistente. Quindi, collega il tuo documento Excel.

Nessun tutorial di Excel sarebbe completo senza rivedere come stampare il documento che hai creato. La stampa in Excel può essere un po' complicata, poiché richiede un paio di passaggi in più se si desidera la griglia o se è necessario controllare l'area del documento che si desidera stampare. Poiché una cartella di lavoro può contenere più fogli di lavoro, devi anche assicurarti di stampare solo i fogli di cui hai bisogno.

Prima di stampare, seleziona i fogli di lavoro che desideri stampare. Se vuoi stampare più fogli, tieni premuto il tasto Spostare mentre si fa clic sulle schede. Scegliere File > Stampa > Mostra dettagli. Qui puoi scegliere se stampare i fogli attivi o l'intera cartella di lavoro, oltre a scegliere l'orientamento. Se vuoi stampare la griglia o le intestazioni, devi indicarlo prima di scegliere File > Stampa selezionando Opzioni foglio sotto il Layout di pagina scheda e selezionando le caselle per stampare quegli elementi.