Ecco i migliori strumenti software di firma elettronica per il 2022

Che si tratti di firmare un contratto di locazione o di vendita o di stipulare un contratto professionale, sono finiti i giorni in cui tutte le parti coinvolte dovevano incontrarsi faccia a faccia solo per firmare i documenti ufficiali. Certo, in alcune situazioni ha ancora senso farlo, a seconda di cosa succede durante la transazione: potresti voler ritirare le chiavi, ad esempio. Ma oggi la maggior parte degli accordi contrattuali, dei moduli e dei documenti ufficiali può essere firmata digitalmente, sia online che tramite app mobili, grazie al software di firma elettronica.

A volte definiti anche strumenti di firma elettronica, possono essere utilizzati tramite un sito Web, un browser o un'app mobile per firmare digitalmente i documenti. Ciò che è particolarmente bello in loro è che rendono l’intero processo molto più semplice e veloce. È possibile firmare un documento legalmente vincolante, a distanza, mentre le parti si trovano a centinaia o addirittura migliaia di chilometri di distanza. Nell'interesse del supporto, abbiamo raccolto di seguito tutte le migliori scelte di software di firma elettronica, oltre a presentare alcuni dei dettagli più fini su ciascuno strumento. Continua a leggere per vedere questi e altro ancora, ad esempio per cosa vengono utilizzati maggiormente questi strumenti e che tipo di vantaggi puoi aspettarti di vedere da loro!

DocuSign

• Sottoscrizione: Annuale, mensile
• Inizia a: $ 10 al mese (personale), $ 25 al mese per utente (aziendale)
• Prova gratuita: 30 giorni
• Funzionalità premium: Consegna di SMS, approfondimenti, verifica dell'identità e altro ancora
• Non tutti hanno bisogno di un account premium o DocuSign per firmare i documenti
• Sono disponibili soluzioni per settori regolamentati come il governo, la sanità, ecc.
• Applicazione mobile disponibile

Con oltre un milione di clienti e firmatari al suo attivo digitale, DocuSign è uno degli strumenti e delle applicazioni di firma elettronica più diffusi sul mercato. È adatto per uso personale e aziendale, nonché per operazioni immobiliari e sviluppatori. A differenza della maggior parte dei servizi, che offrono prove molto più brevi, DocuSign offre una prova gratuita di 30 giorni che ti consente di utilizzare il servizio fino a un mese intero prima di abbonarti ai servizi premium. I piani vengono fatturati mensilmente o annualmente, con sconti per gli abbonati annuali.

Per quanto riguarda il servizio, offre sia firme elettroniche, tramite il sito web, sia firme mobili tramite app. Naturalmente, ciò include la gestione del ciclo di vita del contratto e il monitoraggio dei documenti per account professionali e aziendali, insieme a una serie di altre funzionalità. Sono disponibili soluzioni se lavori in settori regolamentati, ma dovrai contattare direttamente il team di vendita per ulteriori informazioni.

Tutti gli utenti, iscritti o meno, possono accedere ai documenti per firmarli e scaricarli al termine del processo. Pertanto, anche se sei iscritto e i tuoi clienti o colleghi non lo sono, possono comunque firmare e interagire con i documenti che invii.

Prova Docusign

firmaOra

• Sottoscrizione: Annuale, mensile
• Inizia a: $ 8 al mese per utente (personale e aziendale)
• Prova gratuita: 7 giorni
• Funzionalità premium: Modelli illimitati, branding personalizzato, invii collettivi, promemoria e notifiche, riscossione pagamenti, documenti condizionali, conformità e sicurezza leader del settore
• I destinatari possono accedere su qualsiasi dispositivo, senza registrazione dell'account o download dell'app
• Costruito per le grandi e le piccole imprese
• App mobile intuitiva e integrazioni native con Salesforce, SharePoint, Microsoft 365 e altro ancora

Il pluripremiato fornitore di firme elettroniche offre opportunità di firma, invio e tracciamento per i clienti e molto altro ancora. signNow aiuta a semplificare i flussi di lavoro dei documenti, semplificando l'invio, il monitoraggio e la gestione dei documenti online. signNow consente agli utenti di ridurre la documentazione cartacea, migliorare la collaborazione del team e accedere facilmente ai documenti utilizzando qualsiasi dispositivo desktop o mobile. Gli utenti ricevono una fatturazione mensile o annuale, a loro scelta, con opportunità di abbonamento personale e aziendale disponibili. Puoi registrarti per una prova gratuita di 7 giorni se vuoi vedere come funziona il tutto prima di pagare un abbonamento.

signNow si distingue dalla concorrenza per la facilità d'uso della piattaforma, la configurazione rapida, il supporto reattivo e le app mobili intuitive, disponibili sia per iOS che per Android. Androide dispositivi. Non solo è incredibilmente facile da usare, ma si integra anche con dozzine di app per la produttività, servizi di archiviazione cloud e CRM. Alcuni esempi includono Salesforce, SharePoint, Google Workspace e altro ancora. Oltre alle opzioni di utilizzo personale e aziendale, sono disponibili opzioni di implementazione SaaS, cloud privato e pubblico.

Come qualsiasi altro strumento qui, chiunque può accedere e firmare un documento che gli è stato inviato. Non devono pagare gli abbonati per completare un modulo o firmare un documento.

Prova a firmareNow

Adobe Sign

• Sottoscrizione: Annuale
• Inizia a: $ 10 al mese (personale), $ 17 al mese per utente (aziende)
• Prova gratuita: 7 giorni
• Funzionalità premium: Utilizza la firma elettronica in Microsoft 365, la console di amministrazione, il branding personalizzato e altro ancora
• Firma, raccogli firme, tieni traccia delle attività, invia promemoria e altro ancora
• Strumenti PDF desktop e online, anche per la firma mobile
• Conformità specifica del settore, inclusi HIPAA, FERPA, GLBA e altro ancora

Lo strumento di firma elettronica Sign di Adobe è progettato per garantire velocità e usabilità. L'obiettivo è far entrare e uscire le persone velocemente, con le firme completate disponibili immediatamente. I documenti Adobe Acrobat PDF sono il formato della firma, come prevedibile. È possibile accedervi da desktop (e tramite il Web) o da dispositivo mobile. I clienti ricevono una fatturazione annuale, con opzioni di account personale e aziendale tra cui scegliere. Inoltre, è disponibile una prova gratuita di 7 giorni se desideri prima testare il servizio.

Grazie alla reputazione e al supporto di Adobe, sono disponibili opportunità di conformità specifiche del settore che aderiscono a HIPAA, FERPA e standard aggiuntivi. Una console amministrativa ti consente di personalizzare il branding, tenere traccia degli approfondimenti e molto altro ancora. Lo strumento si integra anche con una serie di servizi, tra cui Microsoft 365, che in realtà ti consente di firmare direttamente dalla suite per ufficio del gigante della tecnologia.

Tutti gli utenti possono accedere e firmare documenti dalla piattaforma di firma elettronica di Adobe, indipendentemente dall’abbonamento o dallo stato dell’account.

Prova Adobe Sign

Signwell

• Sottoscrizione: Annuale, mensile
• Inizia a: $ 8 al mese (personale), $ 24 al mese (aziendale)
• Prova gratuita: No, ma account limitato gratuito
• Funzionalità premium: Modelli di documenti, branding personalizzato, convalida dei dati, supporto per la firma di persona e altro ancora
• È disponibile un account limitato gratuito con un determinato numero di documenti al mese
• Supporta firme aziendali sia di persona che virtuali
• Accedi direttamente dall'app o dal servizio, senza bisogno di software aggiuntivo

Su misura per aziende di tutte le dimensioni, SignWell offre una varietà di opzioni di firma, comprese opportunità di firma di persona e virtuali. Gli account Premium possono creare modelli di documenti, con una quantità illimitata di riutilizzi, e condurre rapporti di audit con approfondimenti completamente dettagliati. Il branding personalizzato è disponibile per tutti i documenti, con convalida dei dati per una maggiore sicurezza.

Una delle funzionalità più utili è il rilevamento automatico delle righe vuote all'interno dei documenti per aiutare a determinare rapidamente i punti in cui firmare o compilare. Tutti gli utenti possono firmare i documenti direttamente dall'app o dal servizio web, senza la necessità di software aggiuntivo. Sebbene non sia prevista una prova gratuita, è possibile registrarsi per un account gratuito e limitato. Gli abbonamenti Premium vengono fatturati mensilmente o annualmente e offrono opportunità personali e aziendali.

Quando viene inviato un documento da Signwell, tutti gli utenti possono firmare, accedere e interagire con tale documento, indipendentemente dallo stato di pagamento.

Prova Signwell

Signeasy

• Sottoscrizione: Annuale, mensile
• Inizia a: $ 8 al mese (personale), $ 25 al mese per utente (aziendale)
  
• Prova gratuita: 14 giorni
• Funzionalità premium: Modelli illimitati, branding personalizzato, dashboard amministrativo, integrazione Salesforce, autenticazione a due fattori per i firmatari e altro ancora
• Costruito appositamente per professionisti e piccole imprese
• Ampio supporto via e-mail e telefonico tramite Signeasy
• Si integra con Google Workspace, Zapier, Office 365, Salesforce e altro ancora

Un altro fornitore di firme elettroniche focalizzato sull'ottimizzazione dei documenti e dei flussi di lavoro aziendali, Signeasy offre un supporto rapido e amichevole. Gli utenti possono firmare documenti tramite l'app mobile o il sito Web e funziona perfettamente con strumenti aziendali aggiuntivi come Microsoft 365, Google Docs, Slack e così via. Sono disponibili sia account personali che aziendali, con una prova gratuita di 14 giorni per ottenere un'idea del terreno. Agli utenti viene addebitata una fattura mensile o annuale, a seconda di come desideri che venga eseguita.

Oltre a modelli illimitati, condivisione, branding personalizzato e accesso completo a un dashboard amministrativo, il pacchetto premium l'abbonamento include anche l'autenticazione a due fattori, anche per i firmatari, un facile accesso a documenti e servizi e molto altro ancora Di più. In caso di problemi, gli estesi canali di supporto telefonico e via e-mail sono sempre pronti.

Chiunque può accedere e firmare i documenti inviati da Signeasy, compresi gli utenti che non dispongono di un account premium.

Prova Signeasy

PandaDoc

• Sottoscrizione: Annuale, mensile
• Inizia a: Gratuito, $ 19 al mese per utente (azienda)
  
• Prova gratuita: 14 giorni
• Funzionalità premium: Modelli, editor drag-and-drop, analisi dei documenti, supporto via e-mail e chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e altro ancora
• L'account gratuito consente firme illimitate legalmente vincolanti, caricamenti, pagamenti e accesso illimitati alle app mobili
• Gestisce proposte, preventivi, contratti, firme elettroniche, moduli e altro ancora
• Si integra con decine di strumenti come Salesforce, HubSpot, Zapier, Google Docs e altri

Pensato per team e aziende in rapida evoluzione, su larga scala, PandaDoc è una soluzione di firma elettronica incredibilmente sofisticata con alcune funzionalità piuttosto impressionanti da avviare. Per cominciare, tutti gli utenti possono registrarsi per un account gratuito con accesso illimitato e giuridicamente vincolante firme, caricamenti illimitati di documenti - sul cloud - nonché accesso al sistema di pagamenti e applicazione mobile. Un account aziendale premium includerà un supporto aggiuntivo, come l'accesso alla creazione di modelli, l'editor drag-and-drop e l'analisi dei documenti. PandaDoc fornisce anche supporto via email e chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se e quando si verifica un problema.

Gli utenti verranno fatturati mensilmente o annualmente, a seconda del piano che preferiscono. Gli account Premium sono principalmente per uso aziendale, ma gli utenti singoli e personali possono eseguire l'aggiornamento per accedere alle funzionalità extra. È disponibile anche una prova gratuita di 14 giorni per l'accesso premium. Il servizio è utile per proposte, preventivi, contratti, moduli e molto altro ancora. È possibile l'integrazione di app e strumenti di terze parti, tramite Salesforce, Zapier e oltre.

Tutti gli utenti possono accedere ai contenuti PandaDoc indipendentemente dallo stato dell'abbonamento. Ciò semplifica l'invio di documenti a tutti i clienti e la raccolta delle firme per le transazioni commerciali.

Prova PandaDoc

Cos'è il software di firma elettronica?

Il software di firma elettronica è un termine generico che si riferisce alla firma digitale o agli strumenti di firma elettronica, che possono o meno facilitare le transazioni remote. In altre parole, esistono diversi tipi di software e non tutti vengono utilizzati allo stesso modo. Ad esempio, gli strumenti legali potrebbero comunque richiedere la presenza di entrambe le parti al momento della firma, ma ciò renderebbe semplicemente il processo più veloce e ridurrebbe l'uso di documenti cartacei e fisici. Altri strumenti supportano le firme remote su grandi distanze, sia online che tramite un'app mobile.

Tuttavia, non sottovalutare il valore dei processi di firma dei documenti senza supporto cartaceo. Risparmia molto tempo con la firma digitale. I documenti non devono essere fisicamente stampati, trasportati, maneggiati o addirittura archiviati al termine della transazione. La maggior parte di queste attività vengono eseguite immediatamente. Inoltre, i documenti smarriti sono molto più facili da ricollocare quando vengono salvati digitalmente, utilizzando protocolli adeguati. È anche più semplice per i team legali rintracciare le parti coinvolte o identificare i firmatari inadempienti.

Le firme digitali sono ufficialmente riconosciute?

Grazie all’Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e all’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN), approvato nel 1999 e nel 2000, le firme digitali ed elettroniche sono riconosciute sia ufficialmente che giuridicamente. Finché entrambe le parti concordano sull'uso della firma elettronica, il contratto o il documento è vincolante.

A cosa serve il software di firma digitale?

Tutto e niente. Ma per essere più specifici, la firma digitale e il software di firma elettronica sono ideali per uso aziendale e professionale, inclusa la firma di documenti legalmente vincolanti. Gli strumenti potrebbero essere utilizzati per firmare un contratto di lavoro o freelance, per stipulare un accordo contrattuale tra due parti per vendite o scambi e molto altro ancora. Gli operatori sanitari utilizzano strumenti di firma elettronica sia per conservare le informazioni dei pazienti sia per registrare l'autorizzazione. Anche i fornitori di carte di credito e di pagamento consentono le firme elettroniche per gli acquisti.

Gli strumenti di firma elettronica sono per uso personale o professionale?

Gli strumenti di firma elettronica offrono supporto per entrambi i tipi di utenti, professionali e personali. Nella maggior parte dei casi, se sei un libero professionista o un appaltatore, ad esempio, puoi utilizzare gli strumenti per inviare gratuitamente una quantità limitata di documenti. Un abbonamento premium ti garantirà accesso illimitato e una serie di altre funzionalità. Gli utenti aziendali, invece, possono abbonarsi per sbloccare il supporto per un intero team, solitamente fatturato per utente.

È importante notare che se ti viene inviato un documento da firmare da uno di questi servizi non devi pagare per firmare i moduli. Un abbonamento copre anche i firmatari e il creatore del documento originale è chi paga per l'accesso. Quando il documento è firmato da tutte le parti, dovresti anche essere in grado di scaricarlo per i tuoi archivi.

Quali sono i vantaggi del software di firma elettronica?

I vantaggi derivanti dall’utilizzo di strumenti di firma digitale o elettronica sono numerosi, ma il più importante è il tempo risparmiato e la comodità che offrono. Naturalmente, alcuni degli altri vantaggi includono:

• I documenti digitali sono molto più economici da mantenere
• È meglio per l'ambiente
• Esperienza utente migliorata, facile da comprendere e utilizzare
• Sicurezza affidabile soprattutto con documenti crittografati
• Monitoraggio più semplice dei partecipanti o dei progressi
• Accesso sempre attivo e ovunque
• Migliore organizzazione e tracciabilità dei documenti con meno documenti persi

Ci sono degli svantaggi nel software di firma elettronica?

Esistono delle avvertenze sull'utilizzo degli strumenti di firma elettronica se le cose non vengono gestite in modo appropriato. Ad esempio, una delle maggiori preoccupazioni è se il servizio, o il software, sia o meno conforme alle più recenti leggi sulla firma elettronica. Se un documento viene firmato utilizzando uno strumento non all’altezza, quando si verifica un problema, il tribunale può annullare il contratto. Pertanto, è molto importante garantire che gli strumenti utilizzati siano conformi.

Inoltre, poiché parliamo di tecnologia e soluzioni digitali, c’è sempre la possibilità che si verifichino vulnerabilità del software. Parti non autorizzate o malintenzionati potrebbero avere accesso a documenti che non sono adeguatamente protetti. A volte è anche difficile tenere traccia di piccole modifiche in un documento digitale, il che significa che una o più parti potrebbero cambiare la lingua a proprio favore.

Detto questo, tutti questi potenziali svantaggi possono essere risolti attraverso un’attenta considerazione, vigilanza e il rispetto di adeguati protocolli di sicurezza. La comodità e la facilità d’uso spesso superano di gran lunga i potenziali rischi connessi, soprattutto considerando che i software di firma e gli strumenti per documenti digitali implementano misure di sicurezza affidabili.

Raccomandazioni degli editori

• Le migliori app per assunzioni per reclutatori
• Il miglior software fiscale per i lavoratori autonomi