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Una teleconferenza è una chiamata di gruppo tra colleghi, familiari o amici. Una persona avvia la chiamata e passa le informazioni agli altri. Come suggerisce il nome, stai tenendo una conferenza o una riunione per telefono. Ci sono una serie di vantaggi e svantaggi della teleconferenza che dovresti considerare prima di scegliere questo metodo di riunione.
Puoi impostare una chiamata in teleconferenza in pochi minuti. Esistono servizi di teleconferenza online che consentono di accedere, impostare la data e l'ora per la chiamata e recuperare un numero di telefono e un numero di identificazione personale, o PIN, da distribuire ai partecipanti alla chiamata quasi immediatamente. I partecipanti alla chiamata hanno anche molta flessibilità. I chiamanti possono uscire e tornare alla discussione ogni volta che lo desiderano.
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Possibilità di registrare
Un altro vantaggio della teleconferenza è che hai la prova di chi ha partecipato alla chiamata e puoi anche registrare la chiamata. Quindi, se ci sono controversie o domande sui termini di un accordo verbale che è stato fatto per telefono, puoi semplicemente fare riferimento alla registrazione o alla trascrizione della chiamata. Puoi anche inviare via email a ciascun partecipante una copia della chiamata. Ciò aiuterà i tuoi clienti, colleghi e lavoratori a essere più efficienti. Ad esempio, se stavi discutendo di un progetto da completare, un dipendente può ripetere la chiamata per chiarire il suo ruolo nel progetto.
Difficile da officiare
In una normale riunione, una persona è solitamente assegnata a svolgere il ruolo di parlamentare nel procedimento. Il parlamentare è una persona neutrale che impedisce alla discussione di deviare fuori tema, media le discussioni e mantiene la riunione breve. Tuttavia, quando si tiene una riunione al telefono, è meno probabile che le persone rispettino e riconoscano il parlamentare. Di conseguenza, una teleconferenza può essere difficile da gestire e officiare.
Impersonale
Poiché questa teleconferenza prende il posto di un vero incontro faccia a faccia, questo può essere un modo molto impersonale per condurre affari o discutere problemi con il tuo gruppo. Non puoi guardare negli occhi una persona mentre parla o osservarne i movimenti per valutare il suo stato d'animo, il suo significato o le sue intenzioni. È più difficile per i membri sviluppare una forte connessione tra loro. Se sostituisci le riunioni faccia a faccia con la teleconferenza, i membri del tuo gruppo potrebbero, nel tempo, iniziare a disconnettersi l'uno dall'altro.
