Differenza tra i contatti e la rubrica in Outlook

Sebbene la maggior parte delle persone che hanno familiarità con Microsoft Outlook possa utilizzarlo principalmente per inviare e ricevere e-mail, Outlook è una potente applicazione con molti strumenti utili, tra cui un calendario, la gestione delle attività e la presa di appunti caratteristica. Un altro elemento chiave di Outlook è la sua capacità di aiutarti a organizzare le informazioni personali dei tuoi contatti, siano essi colleghi o persone esterne alla tua azienda. Puoi farlo con gli strumenti Contatti e Rubrica.

Sia la funzione Contatti di Outlook che la Rubrica globale sono molto simili a un Rolodex elettronico, in cui è possibile accedere alle informazioni di contatto per le persone con cui probabilmente si ha a che fare regolarmente. Tuttavia, la funzione Contatti è in genere un elenco di contatti esterni, mentre la Rubrica contiene informazioni per le persone che lavorano nella tua azienda. Questa è una configurazione comune nel mondo degli affari perché le rubriche sono archiviate su un server Exchange e possono essere condivise con tutti i membri dell'azienda.

La funzione Contatti è progettata per aiutarti ad accedere rapidamente alle informazioni per le persone con cui sei già stato in contatto ma non necessariamente lavorano per la tua azienda. L'Elenco indirizzi globale è progettato per metterti rapidamente in contatto con colleghi o elenchi di indirizzi definiti dall'azienda.

Sebbene entrambi gli strumenti Contatti e Rubrica contengano informazioni di contatto, solo i Contatti possono essere modificati dagli utenti perché sono archiviati sul tuo computer. Puoi aggiungere nuovi contatti, modificare informazioni su contatti esistenti ed eliminare contatti. La Rubrica, invece, di solito può essere modificata solo da un amministratore di sistema. Per gli utenti privati, gli elenchi sono entrambi modificabili.

La Rubrica in genere contiene un elenco di ogni dipendente e reparto all'interno di un'azienda, incluso un indirizzo e-mail, un interno o un numero di telefono, titolo e posizione. Facendo clic su una singola voce otterrai ulteriori dettagli di contatto, come un secondo numero aziendale e un indirizzo postale. Un elenco di contatti include un nome, un nome visualizzato e un indirizzo e-mail. Facendo clic su un singolo contatto si aprirà un modulo con i campi per ulteriori informazioni da inserire, tra cui azienda, indirizzo postale, qualifica, numeri di telefono e una foto.

Sia i contatti che la rubrica ti aiuteranno a individuare rapidamente le informazioni di contatto sulle persone in modo che non devi perdere tempo a cercare biglietti da visita o sfogliare elenchi aziendali. Nella parte superiore dell'interfaccia del programma è probabile che tu abbia una piccola icona che sembra un libro aperto. Quando fai clic su di esso, viene visualizzata una casella di ricerca. Puoi inserire un nome in quella casella di ricerca e scegliere se cercare nella Rubrica o nell'elenco Contatti.