Come ripulire la tua casella di posta e tenere lontano il disordine

La tua casella di posta è appesantita da vecchie email di lavoro? È pieno fino all'orlo di posta indesiderata proveniente da negozi casuali in cui hai fatto acquisti contemporaneamente? Allora è sicuramente il momento di fare le pulizie di primavera.

Se la tua casella di posta ha bisogno di un profondo declutter digitale ma non hai idea da dove cominciare, allora questa è la guida che fa per te. Continua a leggere e esamineremo i suggerimenti su come ripulirlo in modo più efficace e su come evitare che la posta indesiderata intasi nuovamente la tua casella di posta.

Vai avanti ed elimina in massa quelle e-mail indesiderate

Il modo più rapido per ridurre il disordine (e probabilmente il più soddisfacente, a dire il vero), è eliminare in massa un mucchio di email. E non lasciarti ingannare dalla frase "eliminazione di massa": puoi eliminare un sacco di email contemporaneamente e mantenerle comunque mirate a tipi specifici di email. L'eliminazione di massa non significa necessariamente che stai eliminando in modo casuale un gran numero di email. (Ce la puoi fare, ma potresti non volerlo.)

In generale, se desideri eliminare in massa un tipo specifico di email indesiderate (come vecchie email promozionali del tuo negozio preferito), di solito puoi semplicemente cercarlo il nome o l'indirizzo email del negozio tramite la barra di ricerca della tua casella di posta, seleziona tutte le email che corrispondono ai tuoi criteri dalla pagina dei risultati di ricerca, quindi premi il pulsante Elimina o Cestino del tuo client di posta elettronica. Le e-mail selezionate potrebbero quindi essere inviate al cestino dove rimarranno per un determinato periodo di tempo e successivamente verranno automaticamente eliminate in modo permanente. Oppure puoi semplicemente svuotare tu stesso il cestino per accelerare il processo di eliminazione permanente.

Se hai eliminato definitivamente in massa tutte le email di cui ti senti a tuo agio a sbarazzarti e la tua casella di posta è ancora intasata, il nostro prossimo consiglio è per te.

Archivia le email che devi ancora conservare

A volte la tua casella di posta è piena di gente, ma ci sono tutte le email che devi conservare o da cui semplicemente non puoi sopportare di separarti per qualche motivo. (Va bene. Nessun giudizio.) In questo caso, si tratta meno di eliminare le email e più di spostarle dalla casella di posta principale in un archivio nascosto ma comunque sicuro e accessibile. In questo modo, puoi ridurre il numero di email nella tua casella di posta ed essere comunque in grado di accedere alle email archiviate quando ne hai bisogno.

Un ottimo esempio di ciò è la funzione Archivio di Gmail, che ti consente di archiviare singoli messaggi, archiviarne in massa un gruppo o puoi anche spostarli nuovamente nella tua casella di posta, se lo desideri. Quando archivi i messaggi in Gmail, vengono spostati in Tutti i messaggi. Questi messaggi verranno comunque visualizzati nei risultati di ricerca se li cerchi. In Gmail, l'archiviazione può essere effettuata semplicemente passando il mouse sul messaggio e facendo clic su Archivio icona che appare. Questa icona sembra una scatola 3D con una freccia rivolta verso il basso al centro. Outlook ha anche una funzione di archiviazione.

Notifiche del calendario: elimina quelle vecchie e gestisci meglio quelle future

Se utilizzi un'app di calendario collegata al tuo indirizzo e-mail, probabilmente riceverai notifiche e-mail per tutte le riunioni e gli eventi pianificati. Sebbene queste notifiche possano essere utili promemoria che ti tengono aggiornato sui tuoi impegni, perdono rapidamente la loro utilità e diventano disordinati una volta terminati gli eventi. Quindi è importante eliminarli quando non ti servono più. E se non li hai eliminati man mano che procedi, ora è il momento giusto per eliminarli in massa.

Ma cosa succede se in realtà non hai bisogno di queste notifiche via email? Potresti essere in grado di impedire del tutto l'invio di tali notifiche email. Ad esempio, se utilizzi Google Calendar, puoi modificare le impostazioni di notifica per un particolare evento, inclusa la rimozione delle relative notifiche email. Puoi anche sostituire gli avvisi e-mail con un diverso tipo di promemoria, ad esempio una notifica sul desktop o sul telefono. In questo modo, puoi comunque ricevere promemoria dei tuoi prossimi eventi, ma senza e-mail non necessarie.

Annulla l'iscrizione a tali liste e-mail

Questo suggerimento riguarda più la prevenzione, che è la chiave per mantenere la casella di posta pulita (e più facile da gestire) dopo aver svolto tutto il duro lavoro di riordinarla. La tua casella di posta è probabilmente infestata da e-mail promozionali e messaggi provenienti da elenchi di e-mail di aziende e organizzazioni con cui probabilmente non interagisci più molto. È ora di annullare l'iscrizione a loro. In molti casi, la chiave per annullare l'iscrizione risiede nelle stesse email offensive: un piccolo collegamento per annullare l'iscrizione in fondo al messaggio. Quindi assicurati che l'email sia legittima prima di aprirla (attenzione a malware e truffe). Se è sicuro farlo, apri il messaggio, scorri fino alla fine e cerca un file Annulla l'iscrizione pulsante o collegamento testuale. Fare clic su quel collegamento. Nella maggior parte dei casi non dovresti fare molto di più.

Gmail offre anche il proprio pulsante di annullamento dell'iscrizione per questo tipo di email (non sempre, ma la maggior parte delle volte). Per usarlo, basta aprire un messaggio da uno di questi elenchi di posta elettronica e cercare l'email del mittente sopra il messaggio. Quello di Gmail Annulla l'iscrizione Il pulsante dovrebbe trovarsi a destra dell'indirizzo email del mittente.

Blocca i mittenti indesiderati

Un altro suggerimento per prevenire il disordine della posta in arrivo: non è necessario che tutti abbiano accesso a te. Se devi impedire a qualcuno di inviarti email, utilizza la funzionalità di blocco del tuo client di posta elettronica per farlo. Di solito puoi farlo in pochi clic.

Ecco un altro esempio di Gmail come bloccare le email di un mittente indesiderato: apri un messaggio proveniente dal mittente che desideri bloccare e fai clic sull'icona a tre punti verticale sul lato destro del messaggio. Dal menu che appare, scegli Blocca [Nome mittente]. I messaggi provenienti da mittenti bloccati verranno generalmente inviati alla cartella Spam.

Crea filtri per organizzare le email che desideri conservare

Puoi anche gestire meglio le email in arrivo utilizzando i filtri. Invece di lasciare che ogni messaggio arrivi attraverso la tua casella di posta, puoi creare filtri che elimineranno o archivieranno automaticamente questi messaggi per te. In questo modo puoi mantenere la tua casella di posta pulita senza dover fare molto.

In Gmail, puoi creare un filtro tramite la sua casella di ricerca. Basta fare clic su Mostra opzioni di ricerca icona nella casella di ricerca. Questa icona assomiglia a tre interruttori impilati uno sopra l'altro. Nel modulo visualizzato, inserisci i criteri di ricerca e fai clic su Crea filtro. Quando richiesto, seleziona la casella accanto all'azione che desideri che Gmail esegua quando viene ricevuta un'e-mail che corrisponde ai tuoi criteri di ricerca. Quindi fare clic su Crea filtro pulsante. Utilizzando questo metodo, puoi dire a Gmail di eliminare o archiviare automaticamente le email in arrivo che corrispondono ai criteri elencati.

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