Come creare una tabella pivot in Excel per tagliare e tagliare i dati

Microsoft Excel 2016, che si trova nella suite Office, è l'ultima e migliore applicazione per fogli di calcolo di Redmond, e c'è una buona ragione per cui così tanti esperti di numeri la utilizzano per tutte le loro esigenze di elaborazione dei numeri. Mentre Excel va bene per semplici fogli di calcolo per tenere traccia delle spese o creare calendari, entra in gioco quando è necessario tagliare e tagliare e poi presentare dati complessi. Qui ti mostriamo come creare una tabella pivot in Excel per sfruttare uno degli strumenti più potenti dell'applicazione.

Prima di iniziare, a cosa servono esattamente le tabelle pivot? In poche parole, le tabelle pivot ti consentono di esaminare gli stessi dati in modi diversi e da diverse angolazioni, per facilitare l'esecuzione di analisi approfondite e l'individuazione di tendenze importanti. Quando valuti i risultati delle vendite, ad esempio, potresti voler esaminare una singola persona, un prodotto specifico o un periodo di tempo specifico. Con una tabella pivot, puoi creare un pool di informazioni e quindi spostare facilmente la tua attenzione da una cosa all'altra: un'analisi che sarebbe noiosa da eseguire manualmente.

Tieni presente che avrai bisogno di versione completa di Excel 2016 utilizzare le tabelle pivot. La piattaforma Windows universale (UWP) Versione Windows 10 di Excel non include questo e molti altri funzionalità avanzate di Excel. Infine, se vuoi provare le nuove funzionalità di Excel, iscriviti a Programma Office Insider e forse essere il primo a sperimentare una nuova funzione di tabella pivot.

Passaggio 1: prepara i tuoi dati

Forse il passaggio più importante nell'utilizzo delle tabelle pivot di Excel è organizzare attentamente i dati. Il modo più semplice per farlo è usare Tabelle Excel, che ti consente di aggiungere righe che verranno incluse nella tabella pivot ogni volta che premi Aggiorna. Ma come minimo, vuoi che i tuoi dati siano in forma tabellare con intestazioni di colonna informative e con dati coerenti all'interno delle colonne.

Ad esempio, supponiamo che desideri analizzare le informazioni sulle vendite per la tua azienda. Hai sei venditori che vendono tre prodotti in diverse regioni. I tuoi prodotti sono personalizzati per ciascun cliente e quindi i prezzi variano. Ecco una tabella di esempio con informazioni fittizie per darti un'idea di come i dati possono essere organizzati pensando a una tabella pivot.

La tabella è stata creata semplicemente inserendo prima i dati, quindi selezionando l'intero intervallo e quindi andando su Inserisci > Tabella. Ancora una volta, non è necessario eseguire questo passaggio, ma è consigliabile se desideri aggiungere più righe di dati in un secondo momento e semplificare l'aggiornamento della tabella pivot.

Mark Coppock/Tendenze digitali

Passaggio 2: prova un consiglio

Excel è pieno di trucchi ingegnosi per semplificare il lavoro con i dati e, quando possibile, proverà a indovinare ciò che desideri ottenere e quindi eseguirà automaticamente alcuni passaggi. Questa natura utile è dimostrata qui dallo strumento Tabelle pivot consigliate, che esamina i tuoi dati e offre alcune opzioni logiche su come analizzare e presentare le cose.

Per utilizzare una tabella pivot consigliata, vai semplicemente su Inserisci > Tabelle pivot consigliate. Excel presenterà alcune opzioni da considerare. Nel nostro esempio, Excel offre la possibilità di creare 10 diverse tabelle pivot che esaminano una serie di angolazioni diverse sui nostri dati di vendita. Tieni presente che il modo in cui etichetti le tue colonne è importante; Excel legge queste intestazioni e offre consigli più sensati. Se vuoi esaminare i prezzi di vendita, ad esempio, non utilizzare il termine “costo”, perché Excel baserà i suoi consigli di conseguenza.

Un consiglio è "Somma delle vendite totali per cliente". Se scegliamo questa opzione, Excel procederà alla creazione della tabella pivot.

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Nota che la tabella pivot mostra solo i dati pertinenti alla nostra analisi attuale. Sul lato destro, troverai i criteri utilizzati da Excel per crearlo nella finestra di dialogo Campi tabella pivot. Tratteremo il significato di ciascuno di questi campi nella prossima sezione sulla personalizzazione.

Passaggio 3: personalizza la tua tabella pivot

Ciascuno degli elementi in questa finestra di dialogo è importante per determinare come funzionerà la tabella pivot. Fai clic sull'ingranaggio di configurazione per modificare l'aspetto di questa finestra di dialogo in base a ciò che funziona meglio per te.

Selezione dei campi

Qui puoi scegliere quali colonne includere nella tabella pivot. Il modo in cui i dati verranno popolati nella tabella pivot è determinato dal tipo di dati che rappresentano: Excel capirà per te se aggiungere una colonna alla tabella pivot o aggiungere i dati del campo all'interno di tavolo. Ad esempio, se selezioni "Articoli", Excel presuppone che tu voglia aggiungere il numero di articoli per ciascun cliente.

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D'altra parte, se selezioni "Data", Excel inserisce i dati nella tabella e organizza le vendite in base a quando si sono verificate.

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Mentre lavori sulle tue tabelle pivot, puoi sperimentare per vedere in che modo i campi aggiunti e rimossi influiscono sui dati visualizzati. Scoprirai che Excel fa un ottimo lavoro nel fare selezioni sensate, ma puoi anche cambiare le cose se le scelte di Excel non hanno senso.

Filtri

Trascina gli elementi dall'elenco di selezione dei campi nella sezione "Filtri" se desideri limitare i dati visualizzati. Ad esempio, se trascini "Cliente" nella sezione "Filtri", puoi facilmente mostrare solo i dati di uno o una selezione di clienti.

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Colonne

Trascinando i campi nella sezione "Colonne", puoi espandere il modo in cui i tuoi dati vengono riportati. Ancora una volta, quando trascini un campo in questa sezione, Excel proverà a capire come desideri che vengano presentati i dati. Ad esempio, se trascini "Data" nella sezione "Colonne", Excel visualizzerà le vendite come riepilogate per l'intervallo di tempo più logico, che in questo caso è mensile. Ciò sarebbe utile se la tua preoccupazione principale fosse quanto è stato venduto su base mensile con un occhio ai modelli di acquisto dei clienti.

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Righe

Allo stesso modo, puoi trascinare i campi nella sezione "Righe" per incorporare dati diversi nelle righe della tabella pivot. Ancora una volta, se trasciniamo “Data” nella sezione “Righe”, Excel suddividerà le vendite per cliente per mese, ma i dati verranno riepilogati per cliente e non per mese come nell’esempio precedente. In questo caso, sei principalmente preoccupato di quanto hai venduto a ciascun cliente, ma vuoi anche individuare eventuali tendenze basate sul tempo.

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Valori

Infine, la sezione “Valori” determina il modo in cui stai analizzando i tuoi dati. In tutti i nostri esempi finora, abbiamo esaminato le vendite totali. Se fai clic sul tasto freccia giù in questa sezione, puoi configurare le impostazioni del campo valore per esaminare un calcolo numerico diverso.

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Ad esempio, supponiamo che tu voglia esaminare le medie delle vendite anziché le vendite totali. Dovresti semplicemente selezionare "Media" nella finestra di dialogo delle impostazioni del campo valore. Puoi anche impostare il formato numerico in modo che i risultati abbiano più senso.

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Ora, invece di considerare le vendite totali per cliente e quindi calcolare il totale complessivo, esaminiamo le vendite medie per azienda e poi le vendite medie dell’intera azienda. Ciò sarebbe utile, ad esempio, per valutare quali clienti sono al di sopra o al di sotto della media nelle vendite e quindi quali meritano la massima (o la minore) attenzione. Nel nostro esempio, forse Acme Engineering e Jones Roofing non meritano la stessa attenzione commerciale degli altri.

Chiaramente, le tabelle pivot offrono una serie di opzioni per semplificare l'affettatura e la suddivisione dei dati. Il trucco per utilizzare le tabelle pivot in modo efficace è decidere esattamente cosa vuoi vedere prima di iniziare ad applicare le opzioni. Vuoi anche assicurarti che i tuoi dati corrispondano al modo in cui hai disposto la tabella e al modo in cui hai nominato le intestazioni. Quanto più attento sarai nell'impostazione delle cose, tanto più efficaci saranno le tue tabelle pivot.

Passaggio 4: crea le tue tabelle pivot da zero

Dopo aver sperimentato la funzionalità della tabella pivot e acquisito una certa comprensione di come le varie opzioni influiscono sui tuoi dati, puoi iniziare a creare una tabella pivot da zero. Il processo è simile all'utilizzo di un consiglio, solo che vai su Inserisci > Tabella pivot e quindi seleziona manualmente i tuoi dati come primo passaggio.

Nel nostro caso, ciò significa selezionare Tabella1, ma potremmo anche selezionare un intervallo di dati o estrarli da un'origine dati esterna. Possiamo anche decidere se vogliamo creare un nuovo foglio di lavoro o posizionare la tabella pivot accanto ai nostri dati in una determinata posizione del foglio di lavoro esistente.

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Una volta effettuata la selezione, ci viene presentata una tabella pivot vuota e la finestra di dialogo Campi tabella pivot.

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Creare la nostra tabella pivot è quindi solo una semplice questione di selezionare i campi e determinare come vogliamo che i dati vengano calcolati e visualizzati. Diciamo che vogliamo vedere come si sono comportati i venditori ogni mese, con un totale complessivo delle vendite per l'anno. Selezioneremo i campi "Venditore", "Data" e "Vendite totali", trascineremo il campo "Venditore" nella sezione "Filtri" e configureremo i valori da visualizzare come valuta. Excel aggiunge automaticamente le date rilevanti alla sezione "Righe" e presuppone che vogliamo vedere le somme.

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Per impostazione predefinita, Excel mostrerà tutti i dati per tutti i venditori. Possiamo anche selezionare un singolo venditore per vedere solo i suoi dati. In questo caso, vediamo che Judy French ha registrato vendite in soli tre mesi, anche se i totali delle sue vendite erano significativi. Ciò potrebbe significare che il suo processo di vendita è stato più lungo perché stava inseguendo balene anziché pesci: una conclusione preziosa, se accurata. Forse investire in un assistente per aiutare Judy a concludere le vendite più rapidamente sarebbe una buona idea.

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Passaggio 5: investi in un po’ di apprendimento

Se vuoi ottenere Veramente bravo a usare le tabelle pivot di Excel, investi un po' di tempo per imparare qualcosa in più su come utilizza i vari tipi di dati. Microsoft offre le proprie risorse di formazione e ce ne sono una miriade di formatori di terze parti considerare.

In genere, tuttavia, ciò significa scavare in Excel in un modo che va oltre lo scopo di questa guida. Tuttavia, si spera che ora tu capisca come le tabelle pivot possano essere un potente strumento per analizzare i tuoi dati e è relativamente facile iniziare purché i tuoi dati siano configurati nel giusto tipo tavolo. E non possiamo sottolineare abbastanza quanto sia importante sapere cosa vuoi ottenere con la tua tabella pivot prima di iniziare.

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