Le attività di Outlook ti aiutano a gestire gli elementi importanti dell'elenco delle cose da fare.
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È possibile integrare la metodologia Getting Things Done di David Allen con Microsoft Outlook 2013 utilizzando categorie, flag di follow-up e priorità. Sebbene sia possibile configurare manualmente Outlook sul PC per implementare la metodologia GTD, diversi componenti aggiuntivi di Outlook offrono strumenti di integrazione GTD avanzati. Puoi creare attività direttamente dagli altri elementi di Outlook, come e-mail e appuntamenti, quindi assegnarle a progetti ed elenchi di azioni per elaborare la posta in arrivo in modo più efficiente.
Configurazione manuale di Outlook per GTD
Passo 1
Inserisci ciascuno dei tuoi progetti in Outlook come categorie in modo da poter associare elementi a progetti specifici. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'e-mail, un appuntamento o un'attività, fare clic su "Categoria" e quindi su "Tutte le categorie". Fare clic sul pulsante "Nuovo...". Aggiungi il nome di ogni progetto e assegna un colore.
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Passo 2
Converti altri elementi di Outlook in attività non appena vengono alla tua attenzione. Ad esempio, puoi convertire un messaggio di posta elettronica in un'attività. Trascina e rilascia un appuntamento, un messaggio di posta, un contatto o una nota su "Attività" nel riquadro di navigazione per creare automaticamente una nuova attività dal contenuto dell'elemento.
Passaggio 3
Assegna bandiere e priorità alle tue attività. Aprire un'attività e quindi fare clic sui comandi nel gruppo Follow Up della barra multifunzione Home in Attività per aggiungere un contrassegno. Fare clic sul pulsante "Priorità" nel gruppo Tag per contrassegnare un elemento come "Alta importanza". Puoi utilizzare questo indicatore per contrassegnare le tue azioni seguendo la metodologia GTD.
Passaggio 4
Visualizza l'elenco delle tue attività per progetto, data o importanza. Fare clic su "Attività" nel riquadro di navigazione. Fare clic sulla scheda "Visualizza". Seleziona dalle opzioni di visualizzazione disponibili nella casella a discesa nel gruppo Disposizione. Ad esempio, seleziona "Categorie" per organizzare le tue attività in base ai progetti, "Data di inizio" o "Data di scadenza" per organizzare le tue attività in base alla data o "Priorità" per organizzare le tue attività in base alla priorità.
Utilizzo del componente aggiuntivo NetCentrics GTD per Outlook
Passo 1
Scarica e installa la versione di prova gratuita del componente aggiuntivo Outlook Getting Things Done di NetCentrics. Questo componente aggiuntivo è progettato per semplificare la tua capacità di elaborare gli elementi di Outlook seguendo la metodologia di David Allen.
Passo 2
Seleziona dalle azioni chiave nella barra degli strumenti di NetCentrics per elaborare gli elementi di Outlook in attività. Ad esempio, seleziona una di queste azioni dal gruppo Operazioni preliminari della barra multifunzione: "Azione", "Azione successiva", "Delega", "Rimanda" o "Un giorno". Quando si seleziona uno di questi comandi da un elemento di posta, un'attività viene archiviata nella rispettiva cartella e l'azione viene assegnata al compito.
Passaggio 3
Gestisci tutti i tuoi progetti in corso utilizzando Project Central. Fare clic sul pulsante "Centrale progetto" nel gruppo Operazioni preliminari della barra multifunzione. È possibile utilizzare questa finestra per organizzare le attività in progetti specifici.
Passaggio 4
Genera un rapporto di progetto. Fare clic sul pulsante del menu "Progetto" in Project Central e quindi fare clic su "Crea report…". Seleziona le opzioni da includere nel rapporto. Ad esempio, seleziona "Scadenza" dal menu a discesa Ordina attività per. Fai clic su "OK" per generare il tuo rapporto. Fai clic sul pulsante Stampa per stampare il rapporto: è contrassegnato da un'icona che ricorda una stampante.
Utilizzo del componente aggiuntivo TaskCracker per Outlook
Passo 1
Scarica e installa la versione di prova gratuita di 30 giorni di TaskCracker per Outlook. TaskCracker ti aiuta a organizzare i tuoi elementi di Outlook utilizzando una rappresentazione visiva delle tue attività e progetti con un'interfaccia drag-and-drop.
Passo 2
Fare clic sul comando "Apri TaskCracker" nel gruppo Apri della barra multifunzione di TaskCracker. In alternativa, puoi fare clic su "TaskCracker" nella parte inferiore del riquadro Cartelle a sinistra.
Passaggio 3
Organizza le tue attività in base alla priorità. Fare clic su un'attività, trascinarla in un altro quadrante all'interno della schermata TaskCracker e quindi rilasciarla per assegnare l'attività a quella priorità. Puoi utilizzare questo metodo per assegnare rapidamente azioni al tuo elenco di attività senza dover aprire ogni singola attività.
