Quando lavori con un foglio di calcolo, le scorciatoie e i suggerimenti che ti aiutano a completare le attività più velocemente o meglio sono preziosi. Simile ai modi per migliorare il tuo flusso di lavoro in Microsoft Word, Excel ha una propria serie di trucchi utili.
Contenuti
- Eseguire operazioni speciali di incolla
- Impara ad amare le funzioni
- Utilizza l'analisi rapida per aggiungere formati, grafici, totali e tabelle
- Modelli e formule di compilazione automatica
- Copia dalla barra di stato
Con questo elenco di suggerimenti utili, puoi eliminare il lavoro noioso, eseguire rapidamente operazioni, ridurre gli errori e inserire grafici o tabelle con un clic. Usane uno o usali tutti per rendere le tue attività quotidiane di Excel un gioco da ragazzi.
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Eseguire operazioni speciali di incolla
Copia e incolla sono azioni semplici che la maggior parte delle persone sa come utilizzare. Tuttavia, Excel offre diverse opzioni speciali per incollare che consentono di incollare dati ed eseguire equazioni di base allo stesso tempo.
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Ciò significa che puoi aggiungere, sottrarre, moltiplica o dividi ogni valore in un intervallo di celle per un numero specifico con incolla speciale.
Passo 1: copia la cella contenente il numero che desideri utilizzare nel calcolo in uno di questi modi:
- Fare clic con il tasto destro e selezionare copia.
- Selezionare copia nella sezione Appunti della barra multifunzione sul Casa scheda.
- Usa la scorciatoia da tastiera Ctrl + C su Windows o Comando + C su Mac.
Passo 2: seleziona le celle contenenti i valori in cui desideri eseguire il calcolo.
Passaggio 3: Apri il Incolla speciale menu in uno di questi modi:
- Fare clic con il tasto destro e selezionare Incolla speciale.
- Selezionare Impasto > Incolla speciale nella sezione Appunti della barra multifunzione sul Casa scheda.
Passaggio 4: Quando il Incolla speciale viene visualizzata la casella, scegli il calcolo che desideri eseguire nel file Operazione sezione.
Passaggio 5: fare clic OK.
Vedrai quindi l'aggiornamento dei dati con il calcolo eseguito. Non devi preoccuparti di aggiungere, sottrarre, moltiplicandoo dividere un gruppo di celle, il che è un compito noioso e aumenta il rischio di errori.
Impara ad amare le funzioni
Funzioni e formule possono intimidire. Ma una volta che inizi a usarli, apprezzerai quanto tempo possono farti risparmiare. Inoltre, ridurrai la possibilità di errori derivanti dall'esecuzione manuale dei calcoli.
Se non hai mai utilizzato le funzioni prima, puoi iniziare con le nozioni di base su somma, media, minimo, massimo e conteggio.
Passo 1: selezionare la cella in cui si desidera utilizzare la funzione. Questa è la cella in cui risiede la formula e ne viene visualizzato il risultato.
Passo 2: selezionare la freccia accanto a Somma automatica nel La modifica sezione del nastro sul Casa scheda. Scegli il calcolo che desideri utilizzare.
Passaggio 3: Vedrai la Funzione appaiono nella cella in attesa dei valori che desideri utilizzare.
Supponiamo che tu voglia aggiungere i valori nelle celle da A1 a A5. Trascina l'intervallo di celle o aggiungilo dopo la parentesi di apertura nella formula come A1:A5. Assicurati di terminare la formula con una parentesi di chiusura come nello screenshot qui sopra.
Passaggio 4: Premi il accedere O Ritorno chiave.
Vedrai quindi il calcolo eseguito in base alla funzione selezionata.
Per il set completo di funzioni disponibili in Excel, vai a Formule scheda. Quindi, utilizzare la Libreria funzioni nella barra multifunzione per scegliere una logica funziona come SE o riferimento funziona come CERCA.VERT.
Utilizza l'analisi rapida per aggiungere formati, grafici, totali e tabelle
Excel ti aiuta a formattare automaticamente le celle con formattazione condizionale, creare grafici con consigli, inserire tabelle e tabelle pivote ottieni i totali. Ma quello che potresti non sapere è che puoi fare cose del genere molto velocemente con lo strumento di analisi rapida. Ecco come funziona.
Passo 1: seleziona un intervallo di celle in cui desideri eseguire una delle azioni precedenti.
Passo 2: Seleziona il Analisi rapida pulsante visualizzato nell'angolo dell'intervallo di celle. In alternativa, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Analisi rapida.
Viene quindi visualizzata una piccola casella con un elenco delle azioni e delle opzioni disponibili per ciascuna. Questi variano a seconda del tipo di dati nelle celle, quindi diamo un'occhiata a un esempio.
Qui abbiamo i voti degli studenti e l'intervallo di celle include nomi, voti in lettere, voti numerici e testo superato/fallito. Quando apriamo lo strumento di analisi rapida, possiamo quindi applicare la formattazione condizionale, inserire un grafico, ottenere totali, creare una tabella o aggiungere sparkline.
Passaggio 3: seleziona semplicemente la scheda relativa all'azione desiderata, quindi scegli l'opzione per tale azione.
Boom! Ti sei appena risparmiato un sacco di tempo dal fare una di queste cose da zero.
Modelli e formule di compilazione automatica
Microsoft Excel fornisce una pratica funzionalità di riempimento automatico per popolare facilmente le celle. Puoi inserisci un paio di elementi in un elenco, ad esempio i mesi dell'anno, e aggiungi gli elementi rimanenti trascinandoli. Anche la compilazione automatica ti aiuta
Riempimento a motivo: inserisci (almeno) due elementi dell'elenco, seleziona la cella contenente la seconda, quindi utilizza la maniglia di riempimento (segno più sul bordo della cella) per trascinare le celle rimanenti. Ad esempio, puoi inserire gennaio e febbraio, lunedì e martedì o anche A e B. Quindi, riempi il resto delle celle!
Riempimento della formula: seleziona la cella contenente la formula e utilizza la maniglia di riempimento per trascinare la formula sulle celle rimanenti. Nota: se utilizzi riferimenti assoluti anziché relativi, dovrai modificare le formule dopo averle compilate.
Mancia: puoi riempire le celle rimanenti in modo che corrispondano al numero di righe già riempite semplicemente facendo doppio clic sulla maniglia di riempimento.
Il riempimento automatico è un enorme strumento per risparmiare tempo in Microsoft Excel.
Copia dalla barra di stato
La barra di stato nella parte inferiore dell'applicazione è utile per visualizzare calcoli rapidi come somma, media e conteggio. Ma con un aggiornamento a Excel per Windows a marzo 2022, puoi effettivamente copiare questi calcoli con un clic.
Anche se questa funzionalità potrebbe essere ancora disponibile agli utenti e potresti non vederla ancora, è sicuramente da tenere sul tuo radar.
Passo 1: Innanzitutto, assicurati di avere i calcoli contrassegnati in modo che vengano visualizzati nella barra di stato. Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra di stato e seleziona ciascuno per posizionare un segno di spunta accanto ad esso.
Passo 2: seleziona le celle per visualizzare il calcolo desiderato nella barra di stato.
Passaggio 3: Successivamente, seleziona il valore calcolato nella barra di stato. Questo lo inserisce negli appunti.
Passaggio 4: puoi quindi incollare il valore nel foglio di calcolo o in un'applicazione completamente diversa.
La possibilità di copiare i valori direttamente dagli appunti ti evita di dover inserire manualmente una formula o una funzione, ma ottieni comunque il risultato di cui hai bisogno, più velocemente che mai!
Vuoi ancora di più? Dai un'occhiata a questi aggiuntivi Suggerimenti di Excel per padroneggiare il tuo foglio di calcolo.
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