Imposta regole complesse con diverse condizioni o eccezioni per gestire la tua posta.
Una casella di posta elettronica occupata può presto riempirsi con un mix di messaggi urgenti e importanti o completamente irrilevanti e banali. Un modo per ordinare il grano di posta elettronica dalla paglia è impostare regole che filtrino automaticamente i messaggi in cartelle diverse non appena arrivano nella tua casella di posta. Outlook offre molte opzioni di regole per filtrare i messaggi in base a parole chiave, mittente, oggetto, account o campo dell'indirizzo. Una delle regole di filtro più comunemente utilizzate devia le email da una persona o un gruppo di persone specifico, ad esempio il tuo capo, un cliente o i membri di un team di progetto, dalla posta in arrivo a una cartella dedicata. Utilizza la funzione Regole e avvisi in Outlook 2013 per filtrare e organizzare automaticamente le tue e-mail.
Passo 1
Fare clic sulla scheda "File".
Fare clic sulla scheda "File" nella barra multifunzione del menu principale da qualsiasi schermata di Outlook.
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Passo 2
Seleziona "Gestisci regole e avvisi".
Seleziona il pulsante "Gestisci regole e avvisi" nella schermata Informazioni.
Passaggio 3
Fai clic su "Nuova regola".
Fare clic sul pulsante "Nuova regola" nella finestra di dialogo Regole e avvisi. È inoltre possibile modificare le impostazioni per le regole esistenti da questa finestra di dialogo.
Passaggio 4
Scegli un modello di regola.
Seleziona il modello di regola preferito dall'elenco nella sezione "Seleziona un modello" della finestra di dialogo Creazione guidata regole. Outlook offre modelli di regole che coprono molte attività di filtraggio della posta elettronica. Una delle regole più utilizzate filtra i messaggi di una persona o di un gruppo di persone in una cartella specifica. Seleziona "Sposta i messaggi da qualcuno in una cartella", quindi fai clic sul collegamento sottolineato "persone o gruppo pubblico" nel riquadro di descrizione della regola.
Passaggio 5
Seleziona un contatto.
Fare doppio clic su ciascun contatto nella rubrica di Outlook per aggiungerli al campo "Da". Fare clic sul pulsante "OK".
Passaggio 6
Specifica una cartella.
Fare clic sul collegamento alla cartella "specificato" nel riquadro di descrizione della regola nella finestra di dialogo Creazione guidata regole.
Passaggio 7
Seleziona la cartella.
Fare clic per selezionare la cartella di Outlook che si desidera utilizzare per archiviare i messaggi filtrati dalla regola. Il riquadro "Scegli una cartella:" mostra tutte le cartelle di Outlook disponibili. Fare clic sul pulsante "OK".
Passaggio 8
Fare clic su "Avanti".
Rivedi le impostazioni della tua regola. Puoi aggiungere o rimuovere persone o modificare la destinazione della cartella facendo clic su questi collegamenti nel riquadro di descrizione della regola. Fai clic su "Avanti" quando sei pronto per andare avanti.
Passaggio 9
Seleziona le condizioni della regola.
Fare clic per selezionare qualsiasi altra condizione che si desidera includere nella regola; ad esempio, abilitando la casella di controllo "inviato solo a me" significa che Outlook applicherà la regola solo alle email inviate solo a te.
Passaggio 10
Seleziona le eccezioni alle regole.
Seleziona eventuali eccezioni alla tua regola; ad esempio, optare per "tranne se inviato solo a me" significa che Outlook non seguirà la regola per le email inviate solo a te. Molte delle eccezioni e condizioni includono azioni configurabili. Ad esempio, se si seleziona l'eccezione "tranne se l'oggetto contiene parole specifiche", fare clic sul collegamento "parole specifiche" sottolineato e selezionare le parole da aggiungere alla regola. Fare clic sul pulsante "Avanti".
Passaggio 11
Aggiungi un nome alla regola.
Immettere un nome per la regola nel campo applicabile. Fare clic per selezionare "Esegui questa regola ora sui messaggi già in Posta in arrivo" se si desidera applicare la regola a tutti i messaggi in arrivo esistenti. Fare clic sul pulsante "Fine" per completare la configurazione e uscire dalla procedura guidata.
Passaggio 12
Applicare le modifiche.
Selezionare "Applica" e poi "OK" per implementare la regola e uscire dalla finestra di dialogo Regole e avvisi.
Consiglio
Outlook offre anche un'opzione di filtro per aiutarti a cercare messaggi nelle tue e-mail in base a criteri specifici come la data di ricezione, lo stato di importanza o se aveva un allegato. Fare clic sulla scheda "Home", fare clic su "Filtra e-mail" nel gruppo Strumenti di ricerca e quindi selezionare il filtro di ricerca e-mail preferito dall'elenco a discesa.
Il filtro della posta indesiderata in Outlook sposta automaticamente i messaggi di spam sospetti nella cartella Posta indesiderata. Puoi modificare queste impostazioni per bloccare i mittenti o aggiungere mittenti a un elenco di indirizzi attendibili. Vai su "Home", "Posta indesiderata" e poi "Opzioni posta indesiderata" per controllare e modificare le impostazioni della posta indesiderata di Outlook.
