Come pianificare una vacanza in Outlook

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Apri Calendario in Outlook 2013, trascina il cursore sui giorni in cui sarai in vacanza e fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intervallo di tempo evidenziato. In alternativa è sufficiente cliccare sul pulsante "Nuovo Appuntamento" e inserire l'orario di inizio e di fine negli appositi menù.

Digita "Vacanze!" o un altro titolo applicabile per il tempo libero nella casella "Oggetto". Se lo desideri, inserisci una posizione nella casella "Posizione". "Hawaii" funziona sempre bene, anche se rimani a casa solo una settimana a guardare Netflix.

Fai clic sulla casella "Mostra come" situata nel gruppo Opzioni nella scheda Appuntamento e seleziona "Fuori sede" per consentire a tutti coloro che hanno accesso al tuo calendario di vedere quando sarai assente. Fai clic su "Salva e chiudi" per finalizzare i tuoi piani per le vacanze, almeno per quanto riguarda il calendario di Outlook.

Fare clic sul menu "File" in Outlook 2013 e selezionare "Risposte automatiche (fuori sede)." Se questa opzione non è disponibile, non disponi di un account Microsoft Exchange. Si apre la finestra Risposte automatiche.

Fare clic sull'opzione "Invia risposte automatiche". Tieni presente che la scheda "Dentro la mia organizzazione" è selezionata.

Fai clic sul campo di testo grande e digita il messaggio che desideri venga inviato a chiunque all'interno della tua organizzazione mentre sei assente. Normalmente dovrebbe includere la data di ritorno. Se qualcuno ti sta coprendo mentre sei via, puoi includere le informazioni di contatto di quella persona o le tue informazioni di contatto di emergenza, se lo desideri. Utilizza le opzioni di formattazione sopra il campo di testo per personalizzare la formattazione proprio come faresti con qualsiasi messaggio di posta elettronica.

Fai clic sulla scheda "Fuori dalla mia organizzazione" se desideri che Outlook risponda automaticamente anche alle persone che non lavorano nella tua azienda. Fai clic sull'opzione "Risposta automatica a persone esterne alla mia organizzazione". Seleziona l'opzione "Solo i miei contatti" o "Chiunque al di fuori della mia organizzazione". Il testo che hai utilizzato per le risposte automatiche all'interno della tua organizzazione viene visualizzato automaticamente nel campo di testo del messaggio. Modifica questo messaggio come desideri o eliminalo e scrivi un messaggio diverso.

Clicca sui menu "Ora di inizio" e "Ora di fine" per selezionare la data e l'ora in cui partirai per le vacanze e quando tornerai in ufficio. Outlook invierà la tua risposta automatica durante questo periodo di tempo.

Disattiva le risposte automatiche se torni in anticipo facendo clic sul menu "File" e quindi facendo clic sul pulsante "Disattiva" sotto l'opzione Risposte automatiche.

Fare clic sul pulsante "Nuova email" in Outlook 2013. Digita un titolo appropriato nella riga "Oggetto", ad esempio "Assente questa settimana", quindi digita un messaggio fuori sede nel campo "Messaggio".

Seleziona "Salva con nome" dal menu File. Fare clic sul menu "Salva come tipo" e selezionare "Modello di Outlook". Per impostazione predefinita, il titolo del file è lo stesso della riga dell'oggetto, ma è possibile modificarlo se necessario. Fare clic sul pulsante "Salva".

Fare clic sul pulsante "Regole" situato nella scheda Home della barra multifunzione. Seleziona "Gestisci regole e avvisi" dal menu a discesa. Si apre la finestra Regole e avvisi.

Fare clic sul pulsante "Nuova regola". Si apre la Creazione guidata nuove regole. Fare clic sull'opzione "Applica regole ai messaggi che ricevo" situata nella sezione Inizia da una regola vuota. Fare clic su "Avanti". Viene visualizzato un elenco di opzioni per filtrare chi dovrebbe o non dovrebbe ricevere il messaggio di assenza dall'ufficio. Ad esempio, puoi specificare che il messaggio viene inviato solo ai messaggi quando il tuo nome è nella casella "A" e non il campo "CC", oppure puoi specificare che la risposta viene inviata solo ai messaggi con alto importanza.

Seleziona le opzioni per determinare chi riceve o non riceve la risposta automatica. Se lasci le opzioni vuote, la risposta automatica viene inviata a tutti coloro che ti inviano un'email. Fare clic su "Avanti".

Fare clic sull'opzione "Rispondi utilizzando un modello specifico" nella sezione Passaggio 1, quindi fare clic sul collegamento "un modello specifico" nella sezione Passaggio 2. Si apre una finestra di navigazione. Fare clic sul menu "Cerca in" e selezionare "Modelli utente nel file system", quindi fare doppio clic sul modello di messaggio di risposta automatica appena creato pochi minuti fa.

Fare clic sul pulsante "Avanti", rivedere le scelte e fare nuovamente clic su "Avanti". Fare clic su "Fine". Lascia Outlook in esecuzione sul tuo computer. Se il computer va in sospensione, si spegne o se Outlook viene chiuso, il messaggio di risposta automatica non verrà inviato a nessuno.

Tocca l'icona "Cerca" nella schermata Start di Windows 8.1, digita "sleep" e seleziona "Impostazioni di alimentazione e sospensione". Clic il menu "Sospensione" e selezionare "Mai". Su un laptop, questo è disponibile solo in "Quando collegato, spegni dopo" menù.

Disattiva la risposta automatica quando torni dalle vacanze tornando all'opzione "Gestisci regole e avvisi" dal pulsante Regole. Fare clic sul segno di spunta accanto alla regola per disabilitare la risposta automatica e fare clic su "Applica". Non dimenticare di riportare l'impostazione di sospensione del computer alla normalità.

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