La posta elettronica è diventata una forma essenziale di comunicazione aziendale. Sebbene l'e-mail personale sia informale, l'invio di e-mail per affari richiede professionalità e cortesia. Le parti fondamentali di una lettera commerciale cartacea si applicano anche alla corrispondenza Internet.
Soggetto
Rendi la riga dell'oggetto breve e precisa. Evita di utilizzare designazioni che potrebbero attivare il filtro antispam del destinatario, come "Re", un'abbreviazione tradizionale di promemoria dell'ufficio per "Riguardo" o "Inoltra", che indica un messaggio di posta elettronica inoltrato. Compila sempre la riga dell'oggetto; lasciarlo vuoto potrebbe anche mandare il tuo messaggio nella cartella spam.
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Saluto
Usa un saluto professionale per i messaggi di posta elettronica di lavoro. "Caro signor Foster" crea un'impressione molto migliore di "Ehi, Bob" e riflette la tua immagine di uomo d'affari. Lascia una riga vuota dopo il saluto, quindi inizia il corpo dell'e-mail. Questo modello rende l'intero messaggio più facile da leggere per il destinatario.
Corpo
Segui le linee guida standard della lettera commerciale per il corpo della tua email. Usa un linguaggio educato per fare una richiesta o spiegare un punto. Se non sei sicuro che il destinatario si ricorderà di te o se stai contattando per la prima volta, presentati nella prima riga. "Grazie per aver parlato con me giovedì scorso in merito al contratto Johnson" stimolerà la memoria del destinatario prima di entrare nei dettagli dell'attività in questione.
Firma
Aggiungi una riga vuota dopo il corpo dell'e-mail, di nuovo per rendere il messaggio più facile alla vista, quindi termina il messaggio con a approvazione gentile, come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o anche "Grazie". Dopo il tuo nome, aggiungi il tuo indirizzo email, telefono numero. il tuo titolo con l'azienda e anche l'indirizzo dell'ufficio, se lo desideri. Questo offre al destinatario tutte le informazioni di contatto in un unico posto.
Leggi due volte, invia una volta
Prima di premere "Invia", rileggi l'e-mail per cercare problemi: L'indirizzo e-mail del destinatario è corretto in "A" campo, c'è una riga appropriata nel campo "Oggetto" ed è il messaggio libero da ortografia, contesto o grammatica errori. Ricontrolla anche la tua firma e le informazioni di contatto.
Rimani professionale
Usa solo testo nero su sfondo bianco. Scegli un carattere professionale, come Times New Roman o Courier. Non utilizzare caratteri colorati e sinuosi, sfondi ricchi di grafica, emoticon o slang di Internet, come "LOL" (Laughing Out Loud). Evita di digitare un messaggio in tutte le lettere maiuscole, che è considerato urlare in forma di testo. Se stai inviando un'e-mail aziendale a un numero elevato di destinatari, utilizza l'opzione Blind Carbon Copy (BCC). In questo modo, l'indirizzo e-mail di ogni lettore è protetto ed è meno probabile che finisca nell'elenco di spam di qualcuno.
