Come utilizzare Google Drive

Google Drive è una soluzione di archiviazione cloud con 15 GB di spazio di archiviazione disponibile per piani gratuiti e a pagamento, oltre a spazio di archiviazione e funzionalità aggiuntivi. Google Drive è un'opzione facile da usare grazie alla sua semplice interfaccia e integrazione con documenti Google.

Se non hai mai utilizzato Google Drive, dai un'occhiata alla seguente guida per scoprire come creare un account, caricare e scaricare documenti, condividere file e ottenere il massimo dal servizio.

Iniziare

Accesso a Google Drive

Passo 1: Se non ne hai già uno, dovrai farlo ottenere un account Google prima di procedere con Drive. La registrazione è gratuita e così facendo avrai accesso agevole e sincronizzato a tutti i servizi di Google. Ne avrai bisogno pagare una tassa se desideri più di 15 GB di spazio di archiviazione, ma la tua scelta di farlo non influirà sulla tua capacità di utilizzare il servizio. Download in corso

Google Chrome non fa male, dato che il popolare browser web presenta diverse estensioni e strumenti che si integrano bene con Drive.

Passo 2: dopo esserti registrato (o aver effettuato l'accesso al tuo account esistente), puoi accedere a Drive tramite il browser o l'app mobile dedicata, attualmente disponibile per entrambi Androide E iOS.

Navigazione

Una volta effettuato l'accesso a Drive, fai clic sul segno più multicolore Nuovo pulsante nell'angolo in alto a sinistra o Mio disco, che si trova verso il centro dello schermo. Nell'app mobile, premi il cerchio con il segno più nell'angolo in basso a destra. Si apre un menu che ti consentirà di creare o caricare un file su Drive. Puoi creare un foglio di calcolo, un documento Word, una presentazione di diapositive, un modulo, un disegno e un sacco di altre cose tramite app di terze parti.

Non approfondiremo qui come utilizzare ciascuno di questi programmi gratuiti, ma ecco alcuni suggerimenti per imparare a utilizzare rapidamente questi servizi:

Suggerimento 1: I pulsanti di Drive sono piuttosto semplici, ma se non sei sicuro di cosa fare, passaci sopra con il mouse. Dovrebbe apparire una finestra pop-up che spiega la funzione del pulsante.

Mancia 2: Se hai mai utilizzato Microsoft Office, ad esempio Excel, Word o PowerPoint, il software Fogli, Documenti e Presentazioni di Google dovrebbe sembrarti familiare. Funzionano in modo simile e sono probabilmente più intuitivi. Non troverai tante funzionalità avanzate quante nel software Microsoft, ma Drive è gratuito, quindi c'è da aspettarselo.

Mancia 3: Mentre tu puoi andare alle primarie Documenti, Fogli, O Diapositive pagina per visualizzare tutti i file di quel tipo in un unico posto, creare cartelle potrebbe essere un modo migliore per mantenersi organizzati. Per creare una cartella, fare clic su Nuovo pulsante nell'angolo in alto a sinistra, seleziona Cartella, e denominare la directory del file. Quindi, trascina semplicemente i tuoi file nella cartella di tua scelta dalla pagina principale di Drive.

Puoi anche aggiungere a Speciali i file a cui vorrai accedere in seguito facendo clic su Aggiungi stella nel menu di quell'elemento, ma tieni presente che possono essere visualizzati solo dalla persona che li ha aggiunti e non da coloro con cui hai condiviso un particolare elemento.

Mancia 4: Un altro modo per trovare rapidamente un elemento nel tuo Drive è utilizzare il file Cerca su Drive funzione. Nella parte superiore di ogni pagina è presente un campo in cui è possibile cercare un file utilizzando il nome o il tipo di file. Se premi la freccia rivolta verso il basso in questo campo o Altri strumenti di ricerca, puoi specificare ulteriormente e cercare i file in base a criteri specifici, come la data o con chi hai condiviso il file.

Ottenere il massimo da Google Drive

Caricamento e condivisione di documenti

Per caricare un documento su Drive, fai clic su Caricare files O Upload di file pulsante sotto Nuovo O Mio discoe seleziona un file dal tuo computer. Drive è ottimo per uso personale, ma ciò che lo distingue dagli altri servizi cloud sono i suoi potenti strumenti di collaborazione. Se hai bisogno di lavorare in remoto con qualcuno su un progetto, puoi condividere un documento con loro e apportare modifiche insieme in tempo reale.

Per condividere un documento dopo averlo creato, fai clic su Condividere nell'angolo in alto a destra, aggiungi i tuoi collaboratori utilizzando i loro indirizzi email e fai clic sul pulsante blu Fatto pulsante. Una volta concesso l'accesso, il documento dovrebbe essere visualizzato sotto il file Condiviso con me scheda nella dashboard di Drive e un collegamento al documento condiviso verrà inviato anche alla loro casella di posta elettronica.

Puoi utilizzare il link condivisibile in fondo al Condividi con persone e gruppi menu per inviare il file tramite SMS o un altro servizio di messaggistica. Basta fare clic su Copia link in fondo a quel menu.

All'interno di un documento condiviso, puoi vedere chi altro lo sta attualmente modificando guardando nell'angolo in alto a destra della finestra. I nomi dei collaboratori verranno visualizzati in diversi colori (o con l'immagine del loro account), così potrai distinguerli rapidamente. Basta posizionare il cursore su qualsiasi colore per vedere chi rappresenta.

Download di documenti e accesso ai file offline

Un'altra utile funzionalità di Drive è la possibilità di visualizzare e modificare file anche se non hai accesso a Internet. Tutto quello che devi fare è scaricare il file Documenti Google offline estensione per Google Chrome. Una volta scaricato e abilitato nel tuo Impostazioni dell'unità — puoi accedere a file specifici (Documenti, Fogli e Presentazioni) anche quando sei in viaggio o senza Internet per alcune ore. Accanto al nome del file nella finestra del file verrà visualizzato un cerchio grigio con un fulmine al centro, per farti sapere quando sei offline.

Uno degli svantaggi di questo, tuttavia, è che puoi accedere solo ai file che hai creato e che non hai condiviso con nessuno. Inoltre devi aver già aperto Google Drive nel tuo browser per farlo. È possibile accedere ai dati offline anche tramite l'app mobile, presupponendo che tu abbia attivato la funzione Impostazioni in anticipo.

Aggiunta di più collaboratori tramite un gruppo Google

Se desideri condividere un documento con un gruppo numeroso di persone, puoi evitare di inserire ciascun indirizzo email individualmente condividendo il documento con un intero Gruppo Google. Ogni persona in quel gruppo (così come le persone aggiunte al gruppo in seguito) avrà quindi accesso a tutto ciò che hai condiviso.

Condivisione di più file contemporaneamente

Hai bisogno di condividere un sacco di file contemporaneamente? Invece di condividere ogni file individualmente, puoi spostarli in una cartella e condividerla. Tutti coloro con cui condividi la cartella avranno accesso a tutti i dati al suo interno.

Conversione di documenti creati con altri programmi

Se hai un file di documento creato in un altro programma ma devi convertirlo in Google Drive, sei fortunato. Puoi apportare la modifica rapidamente, purché i documenti siano formattati correttamente. Dopo averlo spostato su Google Documenti, puoi condividere immediatamente il file con qualsiasi collaboratore. Per iniziare, carica il file selezionato. O. inseriscilo in Drive e verrà visualizzata una schermata di anteprima del documento. Seleziona Apri con dal pulsante del menu a discesa. A seconda del tipo di file, Google potrebbe suggerire automaticamente con quale programma aprirlo. Effettua una selezione dall'elenco e converti il ​​file in un formato Google Docs. Di seguito sono riportati i formati di file che puoi attualmente convertire in Google Drive.

Ripristino di una versione precedente di un documento

Uno degli svantaggi più significativi dei progetti collaborativi è che può essere una seccatura trovare la modifica di un collaboratore e correggerla se commette un errore. Può essere complicato farlo su file live in cui più persone possono apportare modifiche contemporaneamente. Google ha fatto passi da gigante per ridurre al minimo il problema per i collaboratori. Drive salva ogni versione aggiornata dei tuoi documenti per 30 giorni o 100 revisioni, a seconda di quale evento si verifica per primo. Questa funzione di salvataggio automatico semplifica il ripristino di una versione precedente di un file, anche se è necessario ripristinarlo più volte.

Per recuperare una versione precedente del documento, apri il file che desideri modificare. Clic File E Cronologia delle versioni, quindi scegli Vedi Cronologia delle versioni. Si aprirà una nuova schermata e apparirà una barra sul lato destro del documento. Quella barra è la chiave: elencherà tutte le revisioni precedenti in ordine cronologico. Fare clic su uno qualsiasi di essi per ottenere un'anteprima di quella revisione. Quando trovi la correzione a cui desideri ripristinare, fai clic sul blu Ripristina questa versione pulsante che appare nella parte superiore dello schermo e cambierà immediatamente. Questa cronologia delle revisioni è utile anche perché mostra esattamente chi ha apportato quali modifiche. Se noti che una persona tende ad essere più problematica, puoi modificare i suoi diritti di modifica in diritti di sola lettura.

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