Le tue e-mail dovrebbero essere educate, ma non rigide e pompose.
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Sebbene l'e-mail non sia formale come una lettera commerciale cartacea, non è nemmeno così casuale come chattare con gli amici. Anche se la posta elettronica esiste da anni, l'etichetta per usarla correttamente non è sempre chiara. Per impostare il tono giusto per l'e-mail che stai inviando, hai bisogno del saluto giusto.
Lettere professionali
Nell'e-mail aziendale, è meglio peccare per eccesso di formalità. Con qualcuno che non hai mai inviato prima, usa il suo titolo formale: "Gentile dottoressa Smith" o "Cara signora Jones", per esempio. "Caro" è molto meno usato nei saluti via e-mail rispetto al passato, ma gli esperti di etichetta lo raccomandano ancora per un primo contatto di lavoro. Se il destinatario non ti conosce affatto, segui il saluto con un'introduzione: chi sei e perché la stai contattando.
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Se l'altra parte ti saluta via e-mail con il tuo nome o ti chiede di usare il suo nome, sei sicuro sulla base del nome. Riserva un'apertura informale come "ciao" per i colleghi che conosci molto bene e con cui ti senti a tuo agio. Anche in un'e-mail casuale, assicurati di aver digitato correttamente il nome dell'altra parte. Se invii più e-mail in un singolo thread, solo i primi uno o due hanno bisogno di un saluto.
Mailing di massa
Se invii un messaggio a più persone, la prima e-mail ha ancora bisogno di un saluto, ad esempio "Caro Tom, Dick e Mary". Se hai troppi destinatari per elencare tutti i loro nomi, "Dear Team" è un'alternativa pratica. Come con i singoli destinatari, se stai inviando e-mail avanti e indietro, puoi smettere di usare i saluti dopo la prima lettera.
Posta personale
Hai molta più flessibilità quando scrivi un'email personale. Il nome o un semplice "ciao" o "ciao" va bene, a meno che tu non sappia che il destinatario ha una forte preferenza. Un'e-mail casuale può tranquillamente abbandonare "caro", poiché spesso suona ampolloso. Anche in un'e-mail intima, "caro" può sembrare più una formalità che un'espressione sincera. Usare il nome della persona o qualcosa di più stravagante, come "mia cara", potrebbe funzionare meglio.
Righe oggetto
Insieme al tuo saluto, presta attenzione alla riga dell'oggetto. È la prima cosa che vedrà il destinatario, quindi vuoi che sappia di cosa le stai scrivendo. Non lasciare mai il campo vuoto o utilizzare una riga dell'oggetto fuorviante per attirare l'attenzione. Sicuramente non inserire mai "Urgente" se il problema non è veramente urgente.
