Gli svantaggi dei fogli di calcolo

Le applicazioni per fogli di calcolo forniscono agli utenti di computer un modo conveniente per raccogliere, tenere traccia e segnalare i dati. Utilizzando una serie di potenti funzioni, gli utenti possono assemblare rapidamente e facilmente report completi e gettare le basi per analisi avanzate. Nonostante questi vantaggi, tuttavia, i fogli di calcolo includono diversi svantaggi che creano sfide per gli inesperti e impediscono agli utenti di utilizzare efficacemente il software.

Le applicazioni per fogli di calcolo offrono una vasta libreria di funzioni integrate e gli utenti che necessitano di funzionalità aggiuntive e più avanzate possono persino programmare le proprie funzionalità. Molte delle funzioni incluse in potenti applicazioni per fogli di calcolo come Microsoft Excel, tuttavia, richiedono che l'utente conosca e inserisca manualmente molte formule complesse. Secondo il sito Web ufficiale di Microsoft, gli utenti di fogli di calcolo Excel possono selezionare le funzioni di base dalle icone nella parte superiore del visualizzazione foglio di calcolo, ma gli utenti devono chiamare funzionalità più avanzate inserendo manualmente una formula o un comando in un foglio di calcolo cellula. Gli utenti che richiedono un livello operativo più elevato possono utilizzare il linguaggio di programmazione di Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), per creare la funzionalità, secondo il riferimento Excel di Microsoft sito web; per soddisfare questa esigenza ed eseguire questa attività, tuttavia, gli utenti devono avere una certa familiarità con il linguaggio VBA.

Le applicazioni per fogli di calcolo possono sembrare in qualche modo intimidatorie per gli utenti non iniziati e questo aspetto iniziale opprimente può portare gli utenti a utilizzare le applicazioni per scopi non previsti. Secondo l'Oregon Department of Fish and Wildlife, gli utenti dovrebbero utilizzare applicazioni per fogli di calcolo solo per scopi di compilazione e analisi dei dati a breve termine, non per l'archiviazione dei dati a lungo termine che molti utenti tentativo. Inoltre, alcuni usi dei fogli di calcolo, in particolare l'ordinamento e la condivisione dei dati, sono gestiti meglio nei database; l'Oregon Department of Fish and Wildlife indica specificamente che i fogli di calcolo offrono un ordinamento, query e capacità di condivisione mentre i programmatori progettano applicazioni di database come Microsoft Access e Apple Filemaker per servirle scopi. Poiché molti utenti non hanno familiarità con le funzionalità dei fogli di calcolo, possono continuare a utilizzare in modo inefficace i fogli di calcolo per queste funzioni del database.

Sebbene le applicazioni per fogli di calcolo possano eseguire con facilità calcoli molto avanzati e molto complessi, i pacchetti software spesso limitano o omettono del tutto le funzionalità semplici. Secondo la Murdoch University, i fogli di calcolo non hanno la capacità di calcolare semplici equazioni algebriche e fogli di calcolo gli utenti possono riscontrare problemi significativi quando tentano di rappresentare graficamente una funzione che include numerosi elementi algebrici variabili. Anche molti utenti tentano di digitare brevi descrizioni o di inserire dati di testo nelle celle del foglio di calcolo; poiché i fogli di calcolo ruotano quasi esclusivamente attorno ai numeri, piuttosto che alle lettere, le semplici funzioni di elaborazione testi potrebbero non esistere. L'assenza di funzioni di elaborazione testi come il controllo ortografico e la formattazione dei paragrafi può creare sfide per utenti che inseriscono notevoli quantità di testo, incorporano documentazione o desiderano creare fogli di calcolo elaborati intestazioni.