Assegna un nome e crea un nuovo database dal comando "Nuovo" nella scheda "File". Seleziona la scheda "Home" e viene aperta una nuova tabella. Passa a "Vista struttura".
Immettere il nome della "Chiave primaria" nella colonna "Nome campo" della riga 1. "ID" è l'impostazione predefinita con un "Numero automatico" nella colonna "Tipo di dati". Questo può essere conservato o modificato con un altro identificatore di record univoco, come un numero ID dipendente o un numero di previdenza sociale. Il "Tipo di dati" può essere mantenuto come "Numero automatico" o modificato in una voce manuale, purché la proprietà "Indicizzato" sia impostata su "Sì (nessun duplicato)".
Crea campi per tutte le informazioni richieste dai nuovi dipendenti. Questo include: 1. Nomi e cognomi, iniziali o secondo nome, se lo si desidera 2. Indirizzi di casa e indirizzi postali 3. Numeri di lavoro, casa e cellulare 4. Numero di detrazioni per la ritenuta d'acconto federale e statale 5. Numero di previdenza sociale 6. Patente di guida o altro numero di identificazione statale 7. Una casella di controllo che garantisce che l'idoneità alla "prova di occupazione" sia stata verificata 8. Una casella di testo per registrare i documenti verificati 9. Data ufficiale di inizio del rapporto di lavoro 10. Data ufficiale di cessazione del rapporto di lavoro (da compilare quando il dipendente lascia) 11. Salario 12. Titolo del lavoro e altre informazioni come desiderato dal datore di lavoro I curricula e le domande possono essere digitalizzati e allegati al record, se lo si desidera
Assegnare il tipo di dati a ciascun campo impostando le proprietà richieste per formattare i numeri, definire il numero di caratteri consentiti in un campo e determinare se i dati devono essere indicizzati. Nella creazione di un database, è anche prudente aggiungere una descrizione del campo che ne definisca lo scopo, un'azione per aumentare la memoria in un secondo momento quando il database deve essere modificato o rivisto.
Selezionare la scheda "Crea" e fare clic sul pulsante "Modulo" nel gruppo "Modulo". Aggiungi tutti o alcuni campi al modulo e salvalo. Formattare le proprietà del campo in modo che corrispondano alle proprietà della tabella. Salvalo ancora una volta prima di tornare a "Visualizzazione modulo" sul pulsante "Visualizza" della scheda "Home". Utilizza il form per l'inserimento dei dati.
Selezionare la scheda "Crea" e fare clic sul pulsante "Segnala" nel gruppo "Segnala". Aggiungi tutti o alcuni dei campi e poi passa alla vista "Layout". Modifica le larghezze delle colonne e formatta i campi e le etichette. Modifica i caratteri, i colori o seleziona un design preformattato dalla casella a discesa "Design". Salva il rapporto. Il modello di rapporto ti consentirà di stampare i rapporti sui salari.
Cripta il database per sicurezza. Chiudere il database, riaprirlo in modalità esclusiva utilizzando la freccia in basso sul pulsante "Apri" della finestra "Apri file" e selezionando "Aperto in esclusiva". Fare clic sulla scheda "File", selezionare il comando Info, quindi fare clic su "Crittografa con password" in "Informazioni" Pannello. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo "Imposta password database", impostare una password e digitarla una seconda volta per la verifica. Fare clic su OK. La prossima volta che si aprirà il database, sarà richiesta la password. Digitare la password nella casella Password, digitarla nuovamente nella casella Verifica e quindi fare clic su OK.
Consiglio
Le password complesse hanno un minimo di otto caratteri e includono numeri, lettere maiuscole e minuscole, e un carattere speciale, come "!" o "&." Usa le proprietà "Didascalia" per dare ai campi un linguaggio semplice nomi. La modifica del nome del campo "Nome" in "Nome" ha un aspetto più professionale nei rapporti. Ci sono pacchetti software per buste paga online e disponibili in commercio che gestiscono i calcoli del cartellino e della busta paga. Per farlo in Access sono necessarie capacità di programmazione estremamente sofisticate e comprensione oltre il contenuto di un articolo di riepilogo.
