L'app Web di Zoom semplifica già la pianificazione, l'avvio e personalizza la tua videoconferenza per parlare con il tuo team e portare a termine le cose. Ma se stai utilizzando Zoom spesso per lavoro, c'è un modo per renderlo ancora più pratico: combinalo con Outlook. Zoom consente un'utile integrazione con Microsoft Outlook che funziona molto bene per pianificare riunioni online e convincere tutti a partecipare più facilmente. Ecco cosa fare e come funziona.
Contenuti
- Passaggio 1: scarica l'app Zoom per Outlook
- Passaggio 2: crea una nuova riunione Zoom
- Passaggio 3: scegli le impostazioni di zoom in Outlook
- Alternativa all'app desktop Outlook 2013/2016
Passaggio 1: scarica l'app Zoom per Outlook
Microsoft ha la propria app per l'integrazione di Zoom, il che rende questo processo molto più semplice. Vai al Microsoft Store e scaricalo. Assicurati di eseguire il download sul computer che utilizzi per lavoro e per scopi Outlook e di avere Outlook aperto quando avvii il processo per renderlo più semplice. È un download gratuito, quindi seleziona Scaricalo ora per iniziare.
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Durante il download, l'app ti chiederà di accedere con il tuo indirizzo Outlook e firmare un accordo sull'utilizzo del servizio. Al termine, guarda nella finestra di Outlook e dovresti vedere una notifica pop-up che dice: "Aggiungi un componente aggiuntivo da Office Store.” Selezionare Installare per iniziare il processo.
Passaggio 2: crea una nuova riunione Zoom
La possibilità di utilizzare Zoom in Outlook è ora disponibile, ma devi sapere cosa può fare! Inizia aprendo il calendario online di Outlook e selezionando Nuovo in alto per creare un nuovo evento del calendario. Compila il modulo come faresti per qualsiasi riunione, descrivendo in dettaglio lo scopo della riunione e aggiungendo partecipanti e fasce orarie finché non sarà pronto.
Al termine, guarda la barra dei menu in alto e seleziona i tre punti a destra. Selezionali e il componente aggiuntivo Zoom dovrebbe apparire, insieme a tutti gli altri componenti aggiuntivi che potresti già utilizzare su Outlook. Selezionare Ingrandiscie nel menu successivo selezionare Aggiungi una riunione Zoom.
Se non hai ancora effettuato l'accesso a Zoom su questo computer, Zoom ora ti chiederà le informazioni di accesso. Forniscilo e l'evento del calendario che hai creato sarà ora una riunione Zoom, con i collegamenti di partecipazione alla riunione appropriati e tutto il resto a posto. Facile!
Passaggio 3: scegli le impostazioni di zoom in Outlook
Normalmente, una riunione Zoom creata tramite Outlook avrà tutte le normali impostazioni del tuo profilo Zoom online. Tuttavia, puoi anche modificarlo facilmente tramite Outlook per personalizzare una riunione in base alle sue esigenze individuali.
Per fare ciò, seleziona la riunione sul tuo Calendario Web di Outlook. Quindi seleziona il componente aggiuntivo Zoom come prima, ma questa volta seleziona Impostazioni dal menu a discesa di Zoom. Si aprirà una nuova sezione per scegliere le impostazioni di Zoom per quella riunione. Le opzioni includono:
- Modificare i destinatari della riunione
- Creazione di un numero ID riunione per il monitoraggio
- Scegliere se i partecipanti avranno un video
- Scegliere le opzioni audio
- Abilitazione delle opzioni di partecipazione prima dell'host
- Disattivazione dell'audio dei partecipanti al loro arrivo
- Registrazione automatica della riunione
Una volta terminato di personalizzare la riunione in base alle tue esigenze, seleziona Aggiornamento per salvare tutte le modifiche.
Alternativa all'app desktop Outlook 2013/2016
Zoom per Outlook funziona in modo molto simile se utilizzi l'app desktop, ma scaricarla è leggermente diverso. Qui, dovrai aprire l'app, selezionare File, quindi selezionare Gestisci componenti aggiuntivi.
Questo dovrebbe aprire un sito Web per controllare le impostazioni di Outlook. Cerca i segni più e meno qui e seleziona il segno più, quindi seleziona Aggiungi da Office Store. Si aprirà una finestra di ricerca in cui dovresti cercare "Zoom per Outlook.” Quando viene visualizzata l'app giusta, scaricala e continua come prima. Puoi trovare il Pianificare una riunione opzione nella scheda Home dell'app Outlook. Poi, nel Incontro scheda, vedrai l'icona di una videocamera con un'opzione per Aggiungi una riunione Zoom che puoi selezionare quando sei pronto.
Nota: se sei un amministratore che abilita le funzionalità Zoom per un team di utenti di Outlook, il processo per iscrivere tutti è molto simile all'abilitazione di Zoom per l'app Outlook. Una volta effettuato l'accesso come amministratore, guarda il menu del tuo centro di amministrazione e dovresti vedere un'opzione per Componenti aggiuntivi Sotto Impostazioni. Allora semplicemente scegli Distribuire il componente aggiuntivoe selezionare Voglio aggiungere un componente aggiuntivo da Office Storee procedi alla ricerca dell'app come prima.
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