Che cos'è una tabella in Microsoft Access?

Microsoft Access è un'applicazione software utilizzata per creare database. MS Access è fornito con Microsoft Office Suite, ma può essere acquistato separatamente. I database di MS Access archiviano i dati in tabelle e possono esistere come un singolo file che consente l'archiviazione e il recupero dei dati di base. Ogni file di database è composto da oggetti tra cui tabelle, query, moduli e report.

I database hanno la funzione di raccolta, gestione e archiviazione dei dati. I database di MS Access sono utilizzati per scopi personali e/o aziendali spesso per l'archiviazione di dati di rubriche, informazioni sui clienti, mailing list o elenchi di inventario. Il richiamo del contenuto del database è intuitivo e può essere interrogato, stampato o pubblicato su Internet.

Le tabelle di MS Access sono gli oggetti chiave nel file di Access, poiché contengono i dati archiviati nel database. Le tabelle sono costituite da righe e colonne e consentono l'immissione diretta dei dati nelle loro griglie. La riga è il record che contiene i singoli dati che compongono un singolo record. Le colonne, chiamate anche campi, sono costituite da informazioni categorizzate. Ad esempio, i campi sono colonne costituite da informazioni categorizzate come numeri di telefono.

La riga è il record in cui viene inserito il numero di telefono. I dati sono ordinabili e possono essere filtrati. I dati da Excel possono essere importati o tagliati e incollati in una tabella di Access. Un file può contenere più tabelle, che possono essere collegate tramite query, report e moduli.

Esistono diversi modi per creare una tabella: in visualizzazione struttura, utilizzando un modello o una procedura guidata o inserendo i dati. L'utente sceglie il metodo che desidera utilizzare evidenziandolo e selezionando "Apri" nella casella dell'oggetto del file. Una volta creata una tabella, l'utente può inserire i dati nella tabella.

Dopo aver inserito il primo record e aver premuto il pulsante "Invio", apparirà la riga successiva per l'immissione dei dati di un secondo record e così via. Una volta completata l'immissione dei dati, l'utente chiuderà la tabella come farebbe con qualsiasi finestra. La tabella viene salvata in "Oggetti" e "Tabella" nell'elenco degli oggetti del file. All'apertura del file, apparirà sempre l'elenco degli oggetti.

A seconda della versione di MS Access, l'utilizzo di una procedura guidata o di un modello è il modo più semplice per creare una tabella pronta per l'immissione dei dati. In MS Access 2007, i modelli di tabella sono tabelle vuote che possono essere utilizzate così come sono o personalizzate secondo necessità. I modelli includono contatti, attività, problemi, eventi e risorse. La tabella dei contatti configura un database per le informazioni sui contatti come mailing list e numeri di telefono. Le colonne vengono create facilmente trascinandole da un elenco di campi suggeriti.

In MS Access 2003 e versioni precedenti, le procedure guidate sono una funzionalità che guida l'utente dall'inizio alla fine nella creazione dell'oggetto desiderato. In pochi clic puoi creare una tabella pronta per l'inserimento dei dati. Sebbene i campi della tabella nella procedura guidata siano predefiniti, l'utente ha la possibilità di modificarli durante l'utilizzo della procedura guidata e dopo che la tabella è stata creata.

MS Access consente all'utente di personalizzare i campi, i dati e la formattazione all'interno di una tabella. L'utente ha la possibilità di formattare il carattere della tabella, l'altezza della riga, la larghezza della colonna, bloccare e/o nascondere le colonne. L'utente ha la possibilità di modificare gli elementi chiave della tabella come rinominare i campi della tabella e modificare i record della tabella al volo da quasi ovunque nell'applicazione.