Come rendere la posta elettronica più produttiva e meno stressante

L’e-mail è uno strumento di comunicazione innegabilmente utile, ma se utilizzato in modo improprio, può trasformarsi in un induttore di stress sempre attivo, che fa perdere tempo, ruba attenzione e che è più un peso che un vantaggio. Se ti ritrovi a temere la tua casella di posta ogni giorno, dai un'occhiata a questo elenco di tecniche professionali che possono aiutarti a capovolgere il copione e trasformare di nuovo la posta elettronica nello strumento di produttività che dovrebbe essere.

Imposta (e trasmetti) i tuoi orari non lavorativi

Per evitare che la posta elettronica si insinui nelle ore non lavorative della tua vita, è una buona idea stabilire degli orari non lavorativi, non solo impegnandoti mentalmente a non controllare la posta elettronica durante determinati orari di lavoro. giorno, o anche attivando le impostazioni non disturbare per bloccare le notifiche email (che è anche una buona idea), ma anche impostando la risposta fuori sede in modo che venga attivata dopo aver lavorato ore. Ciò aiuta a gestire le aspettative e aiuta a stabilire i confini con i tuoi colleghi, ma senza bloccare completamente le comunicazioni se dovesse emergere qualcosa di urgente.

All'inizio può essere un po' snervante se sei abituato a controllare la posta elettronica a tutte le ore del giorno, ma col tempo scoprirai che controllare la posta elettronica in orari specifici della giornata ti incoraggia a essere più concentrato ed efficiente durante il tempo che hai bloccato spento.

Prendi il controllo della cadenza

Analogamente a non controllare la posta elettronica durante gli orari non lavorativi, non è l'ideale nemmeno controllare costantemente la posta in arrivo durante il giorno. La posta elettronica non dovrebbe essere utilizzata come applicazione di chat in tempo reale: questo è ciò che Slack e Microsoft Teams sono per. Pertanto, se per te non è fondamentale ricevere le email immediatamente, potrebbe essere saggio modificare le impostazioni della tua casella di posta in modo che i nuovi messaggi arrivino solo in orari prestabiliti. La maggior parte dei client di posta elettronica più diffusi al giorno d'oggi ti consente di personalizzare la frequenza con cui la tua casella di posta recupera nuovi messaggi e ridurre la frequenza può fare miracoli per la tua produttività. Oltre a rendere la posta elettronica meno una distrazione, l'impostazione strategica della cadenza ti consente di bloccare in modo più efficace parti del tuo programma per la corrispondenza email.

Ecco come è fatto Veduta E Posta per Mac.

Annullare l'iscrizione in modo aggressivo alle liste

Le e-mail indesiderate e irrilevanti provenienti dalle mailing list sono una realtà fastidiosa della vita, ma se il tuo metodo per gestirle è semplicemente premere il pulsante Elimina, ti stai rendendo un disservizio. Invece di eliminare semplicemente questi messaggi, vale la pena dedicare qualche secondo in più per annullare completamente l’iscrizione alla mailing list. Ci vuole un po' più di tempo, ma quei clic extra ti ripagheranno dieci volte in futuro, risparmiandoti la fatica di dover eliminare un numero crescente di email indesiderate che intasano la tua casella di posta.

Alcuni moderni client di posta elettronica semplificano questo processo e rilevano automaticamente i messaggi della mailing list e offrono un pulsante di annullamento dell'iscrizione facile da trovare. Ma anche se il tuo client di posta elettronica non dispone di questa funzionalità, vale comunque la pena scorrere fino alla fine del messaggio e cercare manualmente un collegamento per annullare l'iscrizione. Se tutto il resto fallisce e non è presente un collegamento per annullare l'iscrizione, spesso vale la pena inviare una breve email di risposta che chiede chiaramente al mittente di "rimuovermi dalla tua lista".

Utilizza un completamento automatico

Suggerimenti per il completamento automatico (come La scrittura intelligente di Gmail) sono senza dubbio una delle migliori funzionalità aggiunte al software di posta elettronica negli ultimi tempi. Se non li hai familiari, fondamentalmente funzionano prevedendo parole e frasi comuni che tendi a usare, quindi offrendole come suggerimenti che puoi inserire premendo un solo tasto. Quelli bravi imparano il tuo stile di scrittura più lo usi e col tempo possono diventare quasi spaventosamente accurati.

Ad essere sinceri, è improbabile che i suggerimenti di completamento automatico ti facciano risparmiare più di qualche minuto in più a settimana, ma possono funzionare fa miracoli per ridurre lo sforzo mentale necessario per comporre un'e-mail, soprattutto se hai difficoltà a trovare il modo giusto di esprimersi qualcosa. I suggerimenti possono anche servire come utile promemoria per mantenere le cose brevi e dolci.

Scopri quando saltare la posta elettronica e prendere in mano il telefono

Una delle migliori competenze di posta elettronica che puoi coltivare è la capacità di riconoscere quando la posta elettronica è (e, cosa ancora più importante, quando non lo è) il metodo di comunicazione ideale da utilizzare in una determinata situazione. In molti casi, l’e-mail è preferibile perché è asincrona, consente risposte più ponderate e lascia una traccia cartacea, il che la rende ideale per determinati tipi di messaggi. Ma per le conversazioni meno formali, la posta elettronica potrebbe non essere il luogo migliore per comunicare. Ogni volta che la tua comunicazione non deve necessariamente essere registrata, spesso è più rapido ed efficace inviare un breve messaggio Slack o addirittura prendere il telefono. Chiamare le persone a volte è disapprovato in determinate situazioni lavorative, ma se utilizzato in modo strategico, i vantaggi (velocità extra, chiarezza e capacità di usare il tono e l'inflessione per trasmettere informazioni) superano il costi.

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