Esistono diverse opzioni per consolidare due documenti di Word 2013. Le funzioni di base copia/incolla o trascina e rilascia replicano rapidamente il testo in un altro documento, ma non stabiliranno un collegamento tra i due. L'uso della funzione Inserisci oggetto di Word inserisce il testo da un altro documento e facoltativamente stabilisce un collegamento al file originale, quindi le modifiche al documento di origine appaiono automaticamente nella destinazione copiata file. Hai anche la possibilità di aggiungere un'icona di file che include solo un comodo collegamento di riferimento al file di origine.
Copia diretta del testo
Uno dei metodi più semplici per consolidare i file è utilizzare gli appunti. Evidenzia il testo che desideri copiare o premi "Ctrl-A" per evidenziare l'intero documento, quindi premi "Ctrl-C" per copiarlo. Fare clic in un punto qualsiasi del documento di destinazione e quindi premere "Ctrl-V" per copiare il testo, inclusa qualsiasi formattazione. A volte sorgono problemi di formattazione (ne parleremo più avanti), ma puoi rimuovere la formattazione originale con premendo invece "Ctrl-Alt-V" per incollare e quindi selezionando "Testo non formattato" da Incolla speciale finestra. Questa finestra fornisce anche un'opzione "Incolla collegamento" che crea un collegamento al file originale, quindi le modifiche nel documento di origine vengono aggiornate automaticamente nel file di destinazione quando viene aperto.
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Trascinare e rilasciare il testo
Il trascinamento offre un metodo più rapido per trasferire il testo tra due documenti Word aperti. Evidenzia il testo di origine, quindi fai clic e trascinalo nella destinazione. Word visualizza un cursore che tiene traccia dei movimenti del mouse e, quando si rilascia il pulsante del mouse, Word copia il testo selezionato in questa posizione del cursore.
Utilizzo della funzione Inserisci oggetto
L'utilizzo della funzione Inserisci oggetto inserisce l'intero contenuto di un documento di Word in un altro. Fare clic sulla scheda "Inserisci", selezionare "Oggetto" nel gruppo Testo e quindi scegliere la scheda "Crea da file". È quindi possibile "Sfogliare" per un altro documento di Word. Se non sono selezionate opzioni, Word include l'intero contenuto del file di origine come testo modificabile. Tuttavia, selezionando l'opzione "Collega al file" si aggiunge il testo in una casella di testo di sola lettura che non consente la modifica, tranne all'interno del file originale; le modifiche al file originale vengono quindi riflesse automaticamente nel file di destinazione alla successiva apertura. Selezionando "Visualizza come icona" viene aggiunta un'icona Word DOCX che apre il file originale quando viene cliccato.
Inserimento di testo da file
Fare clic sul menu a discesa "Oggetto" nel gruppo Testo della scheda Inserisci e quindi selezionare "Testo da file" per aggiungere testo modificabile non collegato. Questa opzione ha la stessa funzione della ricerca di un file nella finestra Oggetto, ma non ti offre le opzioni per "Collega to File" o "Visualizza come icona". Tuttavia, se non hai bisogno di queste opzioni aggiuntive, l'utilizzo di questo approccio ti consente di risparmiare alcuni clic.
Problemi di formattazione
A ogni parte di testo in un documento di Word viene assegnato uno stile; se non hai assegnato manualmente uno stile, il testo utilizza automaticamente lo stile "Normale" per impostazione predefinita. Tutti i metodi di copia del testo, ad eccezione dell'opzione Incolla speciale per rimuovere la formattazione, trasferiscono la formattazione per impostazione predefinita, ma potrebbero sorgere problemi se entrambi i documenti utilizzano lo stesso nome per stili con formattazione diversa. In tali casi, gli stili nel documento di destinazione vengono utilizzati al posto degli stili originali con lo stesso nome. Questo è più spesso il caso quando si trasferisce il testo da un file creato da una versione precedente di Word che utilizza stili predefiniti diversi.
