Come stampare etichette per indirizzi in Excel

Microsoft Excel è un ottimo programma per la gestione degli elenchi di posta elettronica. Le mailing list di grandi dimensioni sono particolarmente facili da gestire in Excel durante la categorizzazione e l'organizzazione dei contatti in un formato personalizzato.

I formati Excel e CSV vengono utilizzati per importare ed esportare elenchi dai gestori di posta e le divisioni delle celle consentono di separare il nome, l'indirizzo e qualsiasi altra informazione pertinente in singole colonne. Puoi anche scegliere di posizionare l'intero contatto all'interno di una singola cella.

La flessibilità per gli utenti esperti di Excel è conveniente, ma stampare etichette direttamente da Excel non è facile. Sebbene il processo non sia eccessivamente complesso, non è nemmeno ovvio e puoi creare un disastro tecnico. L'utilizzo di un processo di stampa unione è il mezzo più efficiente per impostare le etichette per la stampante.

Il modo più rapido ed efficace per stampare etichette dalla tua mailing list di Excel è tramite il processo di stampa unione. Questo processo prende le tue informazioni Excel organizzate e compila ogni indirizzo in un'etichetta individuale per la stampante.

Anche se questo sembra semplice, c'è un problema. Il foglio Excel deve essere formattato con un layout specifico che utilizzi colonne per ciascuna categoria. Se hai utilizzato un metodo diverso quando hai inserito gli indirizzi, la riformattazione richiede molto tempo.

Idealmente, inizi da zero e puoi digitare ogni contatto nel formato corretto. Se hai già tutto diviso in categorie, potrebbero essere necessarie solo semplici modifiche e regolazioni dell'etichetta per soddisfare i requisiti di formattazione.

Imposta il foglio di calcolo Excel con le intestazioni delle colonne. Ogni colonna rappresenta una categoria specifica. Crea una colonna separata per nome, cognome, indirizzo, città, provincia e CAP.

Le informazioni per ogni individuo si trovano in una riga orizzontale. Usa l'ortografia esatta, le abbreviazioni e le maiuscole desiderate in ogni campo. Ad esempio, usa NV invece di Nevada a meno che tu non voglia compitare il nome completo dello stato.

Inoltre, considera come vuoi che i nomi appaiano sulle etichette. Il modo in cui stili le lettere è una questione di preferenze personali. Ad alcuni individui piace scrivere tutte le lettere maiuscole, mentre altri mettono in maiuscolo solo la prima lettera di ogni parola.

Hai anche la possibilità di aggiungere colonne secondo necessità. Ad esempio, se si desidera che la prima riga dell'etichetta legga il nome dell'azienda, modificare la prima colonna in modo che rifletta queste informazioni.

Dopo che tutte le colonne sono state impostate, il passaggio successivo è il noioso compito di input per ciascun contatto. Aggiungi tutti i dati e fai un giro o due di modifiche per assicurarti che tutto sia a posto.

Dopo che i contatti e tutte le informazioni associate sono nel foglio di calcolo, evidenzia tutto, comprese le intestazioni delle colonne. Puoi trascinare il cursore su tutti i campi tenendo premuto il pulsante del mouse per evidenziare tutto o utilizzare la scorciatoia da tastiera Seleziona tutto, Ctrl+UN.

Dopo che le informazioni sono state evidenziate, seleziona la scheda etichettata formule e clicca Definisci nome. Digita un nome di elenco nella casella che si apre. Ad esempio, usa Inviti_di_matrimonio o Cartoline di Natale.

Se stampi le etichette con una certa regolarità, è utile anche aggiungere una data a ciascun elenco. Gli elenchi di contatti vengono aggiornati di frequente e la data ti dà un'idea di quando l'elenco è stato aggiornato l'ultima volta. Garantisce inoltre che tu stia stampando la versione corretta e più aggiornata.

Salva il foglio di lavoro del contatto Excel appena denominato ed esci dal documento per continuare con la stampa unione.

Microsoft Word è dove stampi le etichette. Excel è ideale per organizzare e ospitare i dati e funziona bene per caricare rapidamente l'elenco in altri programmi. Microsoft Word, tuttavia, dispone di un modello di stampa di etichette integrato che dispone gli indirizzi nel formato richiesto dalla stampante.

Il processo di stampa unione combina Excel per la possibilità di organizzare i campi e Word per la possibilità di formattare le etichette per la stampante.

Apri un nuovo documento Word e fai clic su lettere scheda per aprire un elenco di opzioni. Fare clic sull'opzione a discesa per Avvia stampa unione per rivelare un menu secondario in cui potrebbe essere necessario fare clic Avvia stampa unione di nuovo prima di poter selezionare etichette per aprire un menu di Opzioni etichetta.

A questo punto, sono necessarie informazioni sulla stampante e sulle etichette per andare avanti. Devi scegliere tra stampanti ad alimentazione continua e stampanti di pagina. Consultare il manuale della stampante per determinare quale tipo si sta utilizzando. Se disponi di una stampante in stile pagina, un altro menu a discesa richiede di selezionare il tipo specifico di vassoio per la stampante della pagina. Un vassoio di bypass è abbastanza comune.

Quindi, scegli il fornitore dell'etichetta. Ogni fornitore ha il suo layout specifico, e questo è importante per lo stampatore. Microsoft, Avery e molte altre opzioni di fornitori sono elencate nel menu a discesa. Seleziona quello che corrisponde alle etichette che hai acquistato per il lavoro.

Infine, seleziona il numero del prodotto che corrisponde al numero del prodotto sulle etichette. Questo si trova in genere sulla confezione e non sui fogli delle etichette stessi. Il numero del prodotto indica alla stampante le dimensioni della carta per garantire che la stampa sia allineata correttamente con le etichette.

In rari casi, il numero del prodotto potrebbe non essere disponibile per le tue etichette. La stampa può ancora andare avanti, ma è necessario misurare manualmente le dimensioni dell'etichetta individuale. Devi anche sapere quante etichette ci sono su una pagina e quante si trovano in ogni colonna e riga.

Per inserire una dimensione etichetta personalizzata, selezionare il Particolari opzione nel Opzioni etichetta finestra per mostrare il layout per il foglio di etichette per colonne e righe. Inserisci i margini, le colonne e le righe nell'apposito campo. Clic ok se questo corrisponde alla tua configurazione. In caso contrario, fare clic su Annulla e poi seleziona Nuova etichetta e prova ancora.

Digita un nome per le etichette in modo che le dimensioni vengano salvate per riferimento futuro. Qualsiasi nome sarà sufficiente. Quindi, imposta le dimensioni sull'altezza e sulla larghezza misurate. Inoltre, inserisci il layout di riga e colonna. Vai avanti e clicca ok per salvare le nuove impostazioni delle dimensioni, quindi fare clic su ok di nuovo per salvare tutte le impostazioni.

A questo punto, hai le etichette preparate in Excel e il documento Word formattato correttamente per stampare le etichette. Ora devi importare le informazioni di contatto per popolare le etichette.

Nel documento di Word, fare clic su File poi Opzioni e Avanzate. Seleziona la casella di controllo adiacente a Conferma la conversione del formato file all'apertura e scegli ok. Torna al lettere scheda e fare clic Seleziona Destinatari per aprire un menu a discesa di opzioni. Scegliere Usa elenco esistente per individuare le informazioni di contatto di Excel sul computer. Seleziona il file e fai clic su ok. Questo processo collega il foglio Excel al documento Word. Sebbene i programmi siano collegati, le etichette non sono ancora riempite con le informazioni.

Il modo più semplice per importare l'intero elenco è tramite i segnaposto. La designazione del segnaposto corrisponde alle colonne create nel file Excel. Ad esempio, digita <> dove vuoi che appaia il nome sull'etichetta. Tieni presente che questa sequenza si ripete su tutte le etichette.

Una sequenza di indirizzi standard ha il seguente aspetto:

<> <>

<>

<> <> <>

Ogni etichetta corrisponde direttamente a una colonna del tuo foglio Excel. Se desideri aggiungere informazioni personalizzate, devono trovarsi in una colonna etichettata sul foglio. Quindi inserisci il campo nella sequenza di posizionamento preferita per l'etichetta.

Se si caricano frequentemente elenchi utilizzando il processo di stampa unione, esiste anche una scorciatoia per il blocco degli indirizzi per combinare più campi di dati in un singolo <

Ora che le etichette sono impostate con la sequenza per ogni campo, puoi caricare efficacemente centinaia o addirittura migliaia di contatti mentre crei una sequenza di etichettatura coerente per la stampante. La stampa unione è ideale per elenchi di contatti in blocco.

È necessario mappare la stampa unione in modo che Word legga le colonne corrette da Excel. Torna al lettere scheda, fare clic su Campi di corrispondenza e scegli Scrivi e inserisci campi. Viene visualizzata una casella con un numero di etichette elencate accanto alle caselle a discesa.

Le etichette sono elementi comuni di un'etichetta di indirizzo. elenca Titolo, Nome di battesimo, Cognome, Indirizzo, e così via. Nei menu a discesa corrispondenti, vedi le etichette delle colonne dal tuo foglio Excel. Molti di questi saranno già abbinati, ma assicurati che ogni elemento sia allineato e abbinato correttamente. Questo significa che quando scrivi <>, tira solo dal Nome di battesimo colonna nel foglio Excel.

Ora che i campi sono mappati e le etichette sono create, fai clic su Anteprima nel lettere scheda. Prima di decidere di stampare, fai un'anteprima completa per visualizzare le etichette. Ricontrolla l'allineamento e la formattazione con questa vista.

Quando sei pronto per stampare, fai clic su Finisci e unisci sotto il lettere scheda. Clic Stampa documenti per inviare il lavoro finale alla stampante. Assicurati che la stampante sia rifornita di carta per etichette prima di inviare il lavoro.

Sebbene Excel sia un ottimo mezzo per eseguire una stampa unione, puoi anche importare contatti da Outlook. Outlook ti consente di esportare i contatti in un foglio di lavoro Excel, dove puoi utilizzare il processo come descritto sopra.

Se vuoi estrarre i contatti direttamente dal programma di posta elettronica di Outlook, apri l'elenco dei contatti. Utilizzo Spostare+Controllo per selezionare ed evidenziare più contatti finché non viene evidenziato ogni contatto desiderato.

Vai al Casa scheda e seleziona Stampa unione. Scegliere Solo contatti selezionati seguito da Tutti i campi di contatto. Quindi, seleziona Nuovo documento e Etichette postali come tipo di documento.

Questa azione attiva un nuovo documento di Word con una stampa unione. Selezionare Scrivi e inserisci campi sotto il lettere scheda e assicurati che tutto sia allineato correttamente. Clic Aggiorna etichette per generare le etichette.

Usa la funzione di anteprima per rivedere e assicurarti che tutto sia correttamente allineato. Dopo aver modificato e apportato le revisioni finali, visualizza di nuovo l'anteprima e poi esegui Termina stampa unione e Stampa per inviare il lavoro alla stampante.

Outlook è ottimo nella gestione dei contatti e l'esecuzione di una stampa unione dal programma è facile. Tuttavia, non tutti hanno Outlook come gestore di posta elettronica e il processo di stampa etichette da Excel rimane la migliore opzione alternativa per la gestione dei contatti.