Definisci il processo aziendale che desideri analizzare. Deve essere una transazione commerciale completa con un inizio e una fine, con input e output, e portare a soddisfare un'esigenza aziendale. Esempio: "Assumere dipendente" è un processo completo, mentre "Compila modulo di assunzione" è un passaggio all'interno del processo, ma non ha senso se eseguito da solo.
Identificare i ruoli all'interno del processo. Un ruolo è una parte che una persona o un gruppo di persone svolge nel processo. I ruoli dovrebbero essere etichettati con il tipo di azione che intraprendono, non con i loro lavori o titoli di reparto. Una persona che approva il cartellino di un dipendente dovrebbe essere chiamata "Approvatore del tempo".
Identificare le fasi del processo necessarie per completare la transazione. Cattura ogni passaggio dettagliato che aggiunge valore al processo, anche se quel valore è solo quello di rivedere e garantire che i passaggi precedenti siano stati eseguiti correttamente.
Documentare il flusso del processo creando un diagramma che mostra ogni passaggio, il ruolo che esegue il passaggio e le informazioni che fluiscono da un passaggio all'altro. Numera ogni passaggio. Definire la direzione delle informazioni utilizzando le frecce che vanno da ogni passaggio al successivo. Uno stile di diagramma di flusso "cross-funzionale" funziona meglio per identificare i ruoli e il flusso di informazioni tra le persone e le fasi del processo. Nella parte di testo del documento descrivi in dettaglio ogni passaggio.
