Suggerimenti per scrivere e-mail commerciali dirette e indirette

I messaggi aziendali di solito seguono uno schema diretto o uno indiretto. È un modo per organizzare le informazioni comunicate nel messaggio, a seconda che l'idea principale sia una notizia buona, cattiva o neutra. Scegli il modello più efficace per le tue email aziendali a seconda di come pensi che il tuo lettore reagirà all'idea principale.

Nelle e-mail dirette, il punto principale va all'inizio, seguito da dettagli, spiegazioni o prove a sostegno. Un'e-mail organizzata in questo modo fa risparmiare tempo al lettore raggiungendo subito lo scopo del messaggio. Aiuta anche il lettore a mettere i dettagli che seguono nel contesto e nella prospettiva. Ciò impedisce al lettore di sentirsi frustrato dal dover guadare paragrafi di informazioni per trovare il punto principale. Il modello diretto funziona meglio se il tuo lettore sarà ricettivo al punto principale, non resistente.

Se il tuo lettore sarà soddisfatto, moderatamente interessato o neutrale (non avrà sentimenti a riguardo in un modo o nell'altro), usa lo schema diretto. Considera un'e-mail da un cliente a seguito di un'offerta per adempiere a un contratto. Se vinci il contratto, la lettera inizia con qualcosa come "La tua offerta è stata esaminata e siamo lieti di offrire il tuo affari il contratto." Quando il punto principale è una buona notizia o una notizia neutra, comunicalo subito e segui il particolari. La maggior parte delle e-mail utilizzerà questo approccio, comprese quelle che si occupano di attività di routine, ordini e riconoscimenti.

Nelle e-mail indirette, il punto principale va più avanti nel messaggio, dopo i dettagli, le spiegazioni o le prove. L'uso del modello indiretto in un'e-mail mostra che rispetti i sentimenti del tuo lettore, che potrebbero essere feriti dal punto principale. Costruendo su di esso, permetti al tuo lettore di essere più preparato a riceverlo. È anche un tentativo di incoraggiare il lettore ad ascoltarti se esprimi un'idea principale che turberà il lettore subito all'inizio di un messaggio, lui o lei potrebbe smettere di leggere. Nel complesso, l'obiettivo è ridurre al minimo qualsiasi reazione negativa che il tuo lettore potrebbe avere.

Se il tuo lettore sarà disinteressato, dispiaciuto o ostile, usa il modello indiretto. Considera di nuovo l'e-mail del cliente. Se non hai vinto, la lettera inizia in modo diverso: "Grazie per aver presentato un'offerta per lavorare sul nostro contratto. Abbiamo esaminato attentamente ogni offerta, ecc." Il punto principale, che già pensi di conoscere, ma continua a leggere comunque, arriva molto più tardi. Utilizzare un'e-mail indiretta quando l'argomento principale è una cattiva notizia, ad esempio quando si rifiuta una richiesta o si nega un reclamo. Questo approccio funziona bene anche quando si tenta di vendere qualcosa o si condividono informazioni sensibili.