Quali sono i vantaggi dei fogli di calcolo?

Uno sguardo alla gamma di modelli gratuiti disponibili per Microsoft Excel, Google Docs e OpenOffice Calc mostra che i fogli di calcolo sono utili per gli utenti domestici e aziendali di tutti i livelli. Un vantaggio di fondo, indipendentemente da come li usi, è la relativa facilità con cui puoi trasformare i dati grezzi in informazioni utili.

Le calcolatrici, le formule e le funzioni integrate nei fogli di calcolo fanno risparmiare tempo e migliorano l'accuratezza matematica. Puoi anche usare formule e funzioni per manipolare stringhe di testo. Ad esempio, puoi separare nomi e cognomi da un nome completo o trovare e sostituire parole o caratteri in una stringa con un'altra parola o un insieme di caratteri. Le formule possono collegare e aggiornare istantaneamente le celle nel foglio di calcolo se il valore di una cella cambia. Se commetti un errore, le funzionalità di gestione degli errori integrate contrassegnano e forniscono informazioni sul valore della cella errato.

I fogli di calcolo supportano la modellazione dei dati di base e avanzata, che può avvantaggiare sia gli utenti domestici che quelli aziendali. Un utente domestico potrebbe creare uno scenario ipotetico di base per vedere come la modifica di una singola variabile, come il prezzo della benzina o del cibo, influirà sul suo budget. Un utente aziendale potrebbe trarre maggiori vantaggi da uno scenario complesso che mostri come la modifica di più di una variabile influisca su un'analisi di pareggio o di profitto-volume-costo. Le tecniche avanzate di modellazione dei dati, come tabelle pivot e grafici, sono utili per ordinare e riassumere i dati senza modificare il layout dei dati originali.

I fogli di calcolo sono dotati di una gamma di opzioni di presentazione e formattazione che non solo migliorano la leggibilità, ma consentono anche di utilizzare i dati in report e presentazioni esterni. Le opzioni di stile ti consentono di modificare i caratteri, le dimensioni dei caratteri, i colori dello sfondo e del testo e i bordi delle celle per creare un aspetto ordinato. Le opzioni di stampa consentono di definire un'area di stampa specifica e stampare tutto o una parte specifica di un foglio di calcolo. Le opzioni di grafici e grafici sono utili per visualizzare i dati in un report o in una presentazione di diapositive.

I fogli di calcolo hanno funzionalità che consentono di ottenere e utilizzare dati, file di testo e immagini da altre fonti, nonché condividere dati con programmi di elaborazione testi, e-mail, database e presentazioni. È possibile utilizzare un foglio di calcolo delle informazioni di contatto per creare lettere tipo in una stampa unione o esportare i dati del foglio di calcolo in un programma di database. Una varietà di opzioni di salvataggio significa che puoi utilizzare fogli di calcolo con più di un software aziendale. Ad esempio, le opzioni di salvataggio consentono di utilizzare un foglio di calcolo Excel in un programma OpenOffice e utilizzare un programma OpenOffice Calc in un programma Microsoft Office.