Come usare Microsoft Teams

Imparare a utilizzare correttamente Microsoft Teams può farti risparmiare un sacco di tempo. Ha una lavagna integrata, funzionalità di chat video, strumenti di organizzazione del team e si integra bene con il cloud di produttività di Microsoft 365 e il suo suite di utili applicazioni.

Con le interazioni educative e commerciali che si spostano sempre più online, è più che mai cruciale comunicare in modo efficace e organizzarsi con grandi gruppi per raggiungere obiettivi comuni, trasmettere conoscenze e creare un ambiente produttivo per il lavoro e l'apprendimento. Continua a leggere per saperne di più su come utilizzare Team Microsoft.

Cos'è Microsoft Teams?

Creato da Microsoft come app di collaborazione, Teams combina le migliori funzionalità di Microsoft Classroom e Skype for Business per creare un programma in grado di archiviare file, integrazione di app, videoconferenze, messaggistica istantanea, chiamate VoIP e organizzazione granulare di team e collaboratori.

Teams ha più di 270 milioni di utenti in tutto il mondo ed è l'app di collaborazione più popolare tra le aziende. Tuttavia, non è solo un'app aziendale. Più di 1 milione di persone usano Teams anche come app di messaggistica principale.

L'app stessa è ricca di funzionalità. Per cominciare, le persone possono isolare diverse parti della loro vita in Team indipendenti. Ad esempio, una persona potrebbe avere chat personali e chat di lavoro indipendenti l'una dall'altra. Questi sono i dettagli di Microsoft Teams.

Ogni team dispone di chat uno a uno (chiamate chat), chat di gruppo (chiamate canali di team), condivisione di file, lavagne di gruppo e videochiamate con un massimo di 100 persone. C'è anche la possibilità di programmare eventi direttamente nell'app in modo che tutte le persone coinvolte lo ricevano nei loro calendari e gli utenti possano impostare promemoria nell'app.

Infine, c'è la possibilità di personalizzare le immagini del profilo sia per i singoli che per interi gruppi, e gli utenti possono impostare il loro stato di disponibilità direttamente nell'app in modo che gli altri sappiano se sono in giro o non.

Come installare Microsoft Teams su PC

Microsoft Teams è gratuito. Tuttavia, se desideri sbloccare la piena funzionalità con la sincronizzazione senza interruzioni tra OneDrive, Calendar, To Do e altre app Microsoft, ti consigliamo un account Microsoft 365. Per i dispositivi mobili, vai semplicemente all'App Store, cerca "Team Microsoft," e installa l'app.

La maggior parte dei PC Windows moderni viene fornita con Teams preinstallato. Tuttavia, se il tuo computer non ce l'ha, il processo è semplice.

Passo 1: Scarica Teams da Microsoft.

Passo 2: Eseguire il file scaricato e seguire le istruzioni sullo schermo per installare l'applicazione.

Passaggio 3: Accedi con il tuo account Microsoft all'apertura di Teams.

Come configurare i team per gli individui

Teams è un fantastico strumento di comunicazione per l'uso quotidiano. Non solo puoi effettuare videochiamate con i tuoi cari, ma puoi anche inviare messaggi di testo via SMS direttamente da Teams!

Configurarlo è semplice e dovrebbe richiedere solo un minuto o due.

Passo 1: In Windows, apri il file Inizio menu e selezionare Squadre. Su Mac, apri il Launchpad e fai clic su Squadre.

Passo 2: Accedi con il tuo account Microsoft.

Come configurare i team per le organizzazioni

Le aziende e le organizzazioni possono configurare i team con la stessa facilità dei singoli. La differenza è che l'organizzazione dovrà invitare i membri a unirsi al proprio Team. Questo processo è abbastanza semplice, ma ogni persona del team dovrà installare e configurare Teams dalla propria parte.

Le organizzazioni avranno anche bisogno di un abbonamento attivo a Microsoft 365 Business o Enterprise per funzionare e avranno bisogno di un nome di dominio valido. Un'altra cosa da notare è che le versioni Business o Enterprise complete di Teams non sono disponibili per le istituzioni accademiche.

Una volta che tutti i membri del team hanno installato Teams, configurare Teams affinché tutti possano usarlo è semplice. Ecco come:

Passo 1: Aprire Squadre dal menu Start o dal Launchpad (su Mac).

Passo 2: Selezionare Iscriviti a Team.

Passaggio 3: Inserisci l'identità della tua organizzazione e premi Prossimo.

Passaggio 4: Inserisci i tuoi dati, quindi seleziona Imposta squadre.

Passaggio 5: Invita il tuo team a unirsi alla tua organizzazione.

Microsoft ti invierà tramite e-mail un collegamento che puoi utilizzare per invitare i membri del tuo team oppure puoi fare clic sul Squadre icona nel menu a sinistra e selezionare Invita persone in fondo.

Come chattare in Teams

La chat è senza dubbio l'abito più forte di Teams. Sia come singolo utente che come parte di un'organizzazione, le chat ti tengono connesso.

Microsoft Teams ha le stesse funzionalità di chat che ti aspetteresti di trovare in altre app di chat come WhatsApp e iMessage. È anche un forte concorrente di Slack quando si tratta di chat di gruppo. Troverai l'app abbastanza semplice da usare.

Passo 1: Selezionare Chiacchierata dalla barra dei menu sul lato sinistro.

Passo 2: Selezionare Nuova chat dalla scatolina con sopra una penna. Lo troverai nella finestra della chat a destra della barra dei menu.

Passaggio 3: Digita il nome della persona o delle persone con cui desideri chattare nel campo "a".

I team suggeriranno automaticamente le persone nella tua organizzazione o nel tuo elenco di contatti.

Passaggio 4: Scrivi il tuo messaggio nel Digita nuovo messaggio campo.

Puoi facilmente trovare tutte le tue chat nel Chiacchierata menù. I team li manterranno nel momento in cui inizi una nuova chat.

Come usare i canali in Teams

I canali sono sezioni del tuo team in cui puoi tenere tutto organizzato per argomenti, progetti, ecc. Tuttavia, si chiamano Team, non Canali. Tuttavia, quando si tratta di utilizzo, Microsoft li chiama Canali e l'organizzazione complessiva è il "Team". È confuso, lo sappiamo.

I canali (o Team) sono grandi chat di gruppo in cui interi team di persone (eccolo di nuovo) possono scambiarsi messaggi, condividere file, partecipare a videoconferenze e altro ancora. Gli amministratori possono impostare ruoli all'interno del team, ad esempio proprietario del team e membro del team. Possono anche designare dei moderatori per gestire i contenuti del canale... ehm, squadra.

Ogni team viene automaticamente fornito con un canale "generale", ma se gestisci un'attività, probabilmente vorrai suddividerlo in silos più mirati. Ecco come.

Passo 1: Clicca sul Squadre icona nella barra dei menu a sinistra.

Passo 2: Clic Unisciti o crea un Team nella parte inferiore dello schermo.

Passaggio 3: Scegli se creare una squadra Da zero O Da un gruppo o squadra per aggiungere eventuali contatti di gruppi o team esistenti.

Passaggio 4: Selezionare Privato, Pubblico, O A livello di organizzazione per il livello di privacy del tuo team, quindi inserisci un nome e una descrizione.

Passaggio 5: Selezionare Crea Squadra per terminare il processo.

Come condividere file in Teams

Una delle caratteristiche distintive di Microsoft Teams è la possibilità di condividere file grandi e piccoli con l'intera organizzazione. OneDrive e Sharepoint possono essere incorporati direttamente nell'applicazione, offrendoti un rapido accesso ai tuoi file cloud su ogni dispositivo.

Passo 1: Da una finestra di chat, seleziona il Allegare icona simile a una graffetta e fare clic su una delle due Una guida O Carica dal mio computer. Puoi anche copia e incolla l'URL di condivisione nella casella di composizione del messaggio.

Passo 2: La condivisione dei file è esattamente la stessa per i canali, ma le opzioni Allega includono anche Recenti e Sfoglia team e canali.

Passaggio 3: Al termine dell'allegato del file, selezionare Inviare per condividere il tuo file.

Come utilizzare una lavagna in Teams

L'accesso alla lavagna è una delle aggiunte più recenti a Microsoft Teams e trasforma la piattaforma in un concentrato di produttività per aziende e organizzazioni. Puoi fare brainstorming, creare diagrammi e scarabocchiare senza pensarci mentre tutti guardano.

La funzione Lavagna è disponibile solo durante una riunione del team. Tuttavia, gli amministratori dovranno prima abilitare l'abilità.

Passo 1:(solo amministratori) Visita l'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams: si apre in una pagina Web.

Passo 2: Clic Impostazioni.

Passaggio 3: Selezionare Servizi e componenti aggiuntivi.

Passaggio 4: Scorri verso il basso fino a Lavagna bianca.

Passaggio 5: Alterna Attiva o disattiva la lavagna per l'intera organizzazione a "su".

Passaggio 6: Vai al Squadre icona nella barra dei menu sul lato sinistro dell'app Teams.

Passaggio 7: Trova il Team (noto anche come Canale) con cui desideri condividere una lavagna.

Passaggio 8: Fai clic sull'icona *Incontra ora* nell'angolo in alto a destra della chat del team (sembra una cinepresa).

Passaggio 9: Assegna un nome alla riunione e premi Iscriviti adesso.

Passaggio 10: Una volta nella riunione, seleziona Condividere.

Passaggio 11: Nella sezione Lavagna, seleziona Lavagna Microsoft.

Come pianificare gli eventi in Teams

Puoi pianificare facilmente riunioni ed eventi dal vivo in Teams. e ogni membro sarà avvisato. Dopo aver accettato, la riunione o l'evento verrà visualizzato nel calendario di Microsoft 365. Puoi farlo anche con eventi ricorrenti.

Passo 1: Vai al Squadre scheda nella barra dei menu a sinistra.

Passo 2: Scegli la squadra con cui vuoi avere un incontro.

Passaggio 3: Clicca su Pianificare una riunione sotto la finestra della chat.

Passaggio 4: Selezionare Calendario sul lato sinistro del popup della riunione.

Passaggio 5: Clicca su Nuovo incontro.

Passaggio 6: Selezionare la data e l'ora della riunione dal popup.

Passaggio 7: Selezionare Salva.

Passaggio 8: In alternativa, puoi utilizzare l'Assistente Pianificazione per aiutarti a trovare il momento migliore per un incontro con tutti i membri del team.

Scheduling Assistant è ciò che Microsoft ha giù con Cortana, il loro assistente virtuale ormai defunto. Seleziona questa opzione e l'assistente ti mostrerà gli orari liberi e occupati dei membri del tuo team.

Come effettuare videochiamate in Teams

Teams ti consente di effettuare videochiamate individuali o videochiamate di gruppo con un massimo di 100 partecipanti. Tutti possono chattare, condividere file e lavorare su una lavagna durante queste chiamate.

Passo 1: Dal tuo elenco di chat, seleziona il Nuova chiacchierata pulsante.

Passo 2: Inserisci il nome o i nomi dei tuoi contatti nel file A campo nella parte superiore della chat.

Passaggio 3: Seleziona il Video chiamata pulsante simile a una fotocamera per avviare una chiamata.

Come condividere lo schermo in Teams

Puoi condividere lo schermo con i membri del team durante una videochiamata di Teams. Il processo è semplice. Ecco come.

Passo 1: Durante una riunione di Teams, fai clic su Condividere al centro dello schermo, quindi seleziona la finestra, il documento o lo schermo da condividere.

Passo 2: Al termine, fare clic Basta condividere in basso a destra.

Tieni presente che attorno a qualsiasi contenuto che stai condividendo attivamente viene visualizzato un bordo rosso.

Come controllare i messaggi e le notifiche su Teams

Il feed delle attività funge da sportello unico per la visualizzazione di tutti i messaggi, indipendentemente dal fatto che tu ti sia iscritto o ti sia stato dato controllo di un team, risposte ai tuoi post, nonché post che ti sono piaciuti, post suggeriti e tendenze post. Riceverai una notifica sia nel menu Chat che nel feed Attività quando ricevi un messaggio, ma puoi trovare altre notifiche solo in Attività.

Tutti i DM inviati tra individui o gruppi rimarranno privati, mentre l'invio di un messaggio in un canale farà apparire una notifica nel feed delle attività. I messaggi di canale possono anche aiutarti a inviare schede di anteprima che descrivono in dettaglio le attività nell'app Teams.

Come modificare le impostazioni su Teams

Sebbene Teams offra una miriade di opzioni tra cui lingua, scorciatoie da tastiera e impostazioni dell'app, ecco come configurare le tre impostazioni più importanti. Vale a dire, come modificare l'immagine del profilo, configurare le impostazioni sulla privacy e scegliere un tema.

Passo 1: Seleziona il tuo Icona dell'account nell'angolo in alto a destra.

Passo 2: Clic Impostazioni.

Come cambiare la tua immagine del profilo su Teams

Passo 1: Dal Impostazioni menù, selezionare Modifica Profilo.

Passo 2: Seleziona il Carica l'immagine pulsante per aprire una finestra Caricamento file.

Passaggio 3: Seleziona la tua nuova immagine e fai clic su Aprire pulsante per caricare la tua foto.

Passaggio 4: Selezionare Salva.

Come modificare le impostazioni sulla privacy su Teams

Seleziona il Sicurezza scheda per regolare le impostazioni di sicurezza, tra cui Non disturbare, accesso prioritario, blocco delle chiamate, conferme di lettura e partecipazione al sondaggio.

Tieni presente che se modifichi le impostazioni della conferma di lettura, dovrai chiudere tutte le chat affinché le impostazioni vengano bloccate.

Come scegliere un tema su Teams

Passo 1: Dall'app Teams, seleziona il tuo Icona dell'account nell'angolo in alto a destra per aprire il menu principale e fare clic su Impostazioni.

Passo 2: Seleziona il Generale scheda e decidere tra Predefinito, Buio, E Alto contrasto.

Come inviare un SMS con Teams

La cosa grandiosa di Microsoft Teams è la sua capacità di inviare messaggi SMS a utenti non Teams. Questa funzione è un vantaggio per l'utilizzo di un account Teams personale che le aziende non hanno.

Passo 1: Clicca sul Chiacchierata scheda nel menu a sinistra.

Passo 2: Selezionare Nuova chat.

Passaggio 3: Inserisci il numero di telefono del destinatario nel A: campo.

Passaggio 4: Inserisci un nome per il tuo contatto. Non vedranno il nome che assegni: è solo per tuo uso.

Passaggio 5: Digita un messaggio e invialo.

Teams è ricco di funzionalità per organizzazioni e individui. Microsoft lo ha chiaramente separato da concorrenti come Slack aggiungendo una serie di funzionalità, dalla lavagna alla messaggistica SMS. Non c'è da meravigliarsi che Teams sia oggi una delle applicazioni aziendali più utilizzate al mondo.

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