Molti proprietari di piccole imprese non hanno bisogno di elaborati sistemi di archiviazione.
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L'organizzazione tradizionale dei file si riferisce a un approccio all'organizzazione di file informatici o elettronici. Prima dei database informatici, molte aziende organizzavano semplicemente i file creando strutture di cartelle e collocando documenti e file in cartelle in base alla categoria o al tipo. Questo metodo ha lasciato il posto ai sistemi di database in molti casi. Tuttavia, l'archiviazione tradizionale a volte è vantaggiosa se si dispone di un numero relativamente ridotto di file.
Semplice da usare
Il sistema di archiviazione tradizionale è molto semplice da configurare e utilizzare, supponendo che il numero di file che mantieni sia ridotto. Se hai cinque categorie di documenti di base e un numero limitato di file in ciascuna, ad esempio, non hai bisogno di un sistema di database per archiviare, mantenere e recuperare facilmente i tuoi file. Inoltre, non devi preoccuparti di imparare un sistema software e addestrare i dipendenti a usarlo.
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Investimento minimo
Se si utilizza un sistema di archiviazione tradizionale, non è inoltre necessario effettuare un investimento in un database software che potrebbe includere un acquisto anticipato e costi di licenza in corso. Naturalmente, hai bisogno di un computer, che è abbastanza comune negli affari, indipendentemente dal fatto che tu memorizzi file o meno. La tua struttura di file di base viene mantenuta direttamente nel disco rigido del tuo computer. In alternativa, puoi acquistare un disco rigido esterno molto economico che ti consente di trasportare file da un computer all'altro.
Scarsa integrazione dei dati
Una delle principali carenze del sistema di archiviazione tradizionale è che non consente l'integrazione dei dati tra file o la condivisione dei dati. Con un sistema di archiviazione basato su software, è possibile conservare diverse cartelle ma è possibile effettuare ricerche incrociate per recuperare documenti in più file. Inoltre, puoi consentire a più dipendenti di eseguire ricerche nei file di dati condivisi. Questa integrazione riduce i tempi di ricerca in tutti i singoli file, un vantaggio particolarmente importante se si gestisce una grande quantità di file o si dispone di un'ampia base di clienti.
Duplicazione e mancanza di sicurezza
Rischi anche la duplicazione dei dati se non integri i tuoi file attraverso un database. In un sistema tradizionale, il tuo computer non riconosce che crei documenti simili e li memorizzi in posizioni di file diverse. Inoltre, il tuo sistema di archiviazione tradizionale non offre quasi il livello di sicurezza di un sistema di archiviazione di database accuratamente predisposto. I dati crittografati e la sicurezza attuale sono caratteristiche chiave poiché l'azienda sviluppa regolarmente sistemi di database avanzati.
