Usi dell'e-mail negli affari

La posta elettronica è uno degli strumenti di comunicazione aziendale più diffusi negli ultimi anni. Gli usi dell'e-mail negli affari includono la comunicazione con colleghi e clienti, la pianificazione di riunioni, l'invio di notifiche automatiche e la condivisione di newsletter con clienti vecchi e nuovi. Uno dei vantaggi dell'e-mail nella comunicazione aziendale è che è così onnipresente che tutti presumono che chiunque abbia accesso a Internet possa inviare e ricevere e-mail. La posta elettronica è stata utilizzata anche da alcuni truffatori e hacker negli ultimi anni, quindi è importante prestare attenzione ai messaggi fraudolenti.

Un ruolo importante dell'e-mail nella comunicazione aziendale è connettere le persone all'interno della stessa azienda o organizzazione. Le e-mail vengono utilizzate molto frequentemente per porre domande ai colleghi senza doverli disturbare con una telefonata o un colpetto sulla spalla. Sono utilizzati per inviare annunci e verbali di riunioni, distribuire moduli importanti e condurre sondaggi sul posto di lavoro.

Molti uffici hanno vari mailing list interne a cui le persone possono inviare messaggi per portarli a una particolare unità dell'azienda, sia che si tratti di tutti coloro che lavorano in ambito umano risorse che potrebbero aver bisogno di vedere un aggiornamento della politica sulle ferie o tutti coloro che lavorano in un particolare piano che dovrebbero sapere che è di un collega compleanno. L'e-mail viene spesso utilizzata anche con gli strumenti di calendario integrati da provider come Microsoft e Google per pianificare riunioni e altri eventi.

E-mail allegati sono comunemente usati come un modo per condividere file, dai documenti di Microsoft Word a campioni di materiale pubblicitario come loghi o jingle.

Le persone controllano sempre di più email aziendale su dispositivi personali come smartphone, che consente loro di rimanere in contatto con i colleghi al di fuori dell'ufficio. Questo può essere sia positivo che negativo: le persone possono lavorare più facilmente da casa o fare il check-in rapidamente durante un pendolarismo mattutino, ma possono anche avere meno ore libere quando non sono in ufficio.

Il ruolo vitale dell'e-mail nella comunicazione aziendale non sorprende che si siano evolute regole di etichetta formali e informali attorno all'e-mail.

Le persone generalmente cercano di indirizzare le email con a certo grado di professionalità, assicurandosi di avere una chiara e oggetto conciso che rende le e-mail facili da individuare nella posta in arrivo e prestando almeno un po' di attenzione a grammatica, ortografia e maiuscole. La maggior parte delle persone cerca di evita di fare qualsiasi tipo di commento off-color nelle e-mail aziendali, comprese battute di dubbio gusto, riferimenti alla politica e alla religione o qualsiasi presa in giro dei loro datori di lavoro.

Alcune persone cercano anche di apparire allegre nelle e-mail aziendali, dal momento che è difficile determinare il tono guardando esclusivamente un messaggio scritto. Questo può essere fatto con l'uso di punti esclamativi o emoji, anche se esagerare può sembrare poco professionale. In genere, vorrai segui l'esempio degli altri nella tua organizzazione quando si tratta di redigere e-mail a colleghi o clienti.

Molte organizzazioni hanno le proprie politiche sull'e-mail, ad esempio richiedono che un particolare formato di firma venga aggiunto a ciascuna e-mail in uscita. Alcuni luoghi di lavoro hanno politiche su quando, se mai, l'e-mail aziendale può essere utilizzata per motivi personali. Molti hanno anche criteri su quando le e-mail devono essere conservate o eliminate per motivi di sicurezza.

Ricevere messaggi di posta elettronica automatizzati dalle organizzazioni con cui lavori è diventato un luogo comune. I punti vendita online inviano notifiche di vendita, conferme di acquisto e aggiornamenti sui programmi di spedizione. I giornali e le altre organizzazioni dei media inviano e-mail automatizzate con titoli e aggiornamenti di storie.

Esistono diverse aziende che possono inviare e-mail automatizzate per le aziende, comprese e-mail di marketing e quelle attivate da un acquisto, a volte chiamate email transazionali. Alcune leggi disciplinano quando le aziende possono archiviare gli indirizzi e-mail delle persone, quando sono tenuti a consentire alle persone di rinunciare alle e-mail e quando possono inviare messaggi di marketing. Assicurati di essere in regola con le regole della tua giurisdizione e, potenzialmente, nei luoghi in cui le persone a cui stai inviando email lavorano o risiedono.

Alcuni provider di posta elettronica commerciali possono aiutarti a gestire gli opt-out, gli elenchi di abbonamenti e altre informazioni. Guardati intorno per trovarne uno che soddisfi le tue esigenze a un prezzo che ti piace.

E-mail newsletter sono diventati sempre più popolari negli ultimi anni. Alcune aziende li utilizzano per raggiungere i clienti e informarli di vendite, nuovi prodotti o servizi esistenti. Ad esempio, un'impresa di pulizie di piscine potrebbe inviare una newsletter per ricordare alle persone i suoi servizi come l'estate approcci o uno studio di podcast potrebbe inviare newsletter via e-mail che annunciano una nuova serie o una nuova stagione di una esistente mostrare.

In altri casi, la newsletter stessa è il prodotto. Alcune organizzazioni dei media e altri gruppi hanno avuto successo con newsletter a pagamento che contengono informazioni non disponibili da nessun'altra parte. Alcuni di questi sono realizzati con piattaforme specializzate o tramite strumenti di crowdfunding come Patreon.

Come con altre email commerciali, se stai inviando una newsletter via email, dovresti assicurarti di avere il consenso esplicito delle persone a cui stai inviando messaggi e che hanno un modo semplice per disiscriversi. Potresti invitare le persone a iscriversi a una newsletter quando visitano il tuo sito o quando completano una transazione, ad esempio. Naturalmente, se offri una newsletter a pagamento, dovrai assicurarti che le persone abbiano un modo semplice per cancellare i loro abbonamenti e non ricevere più fatture.

Frode via e-mail, spesso nota come phishing, è diventato prevalente negli ultimi anni. I truffatori inviano e-mail a persone che si spacciano per istituzioni fidate o anche singoli colleghi, che cercano di indurre i destinatari a inviare denaro o fornire informazioni preziose come nomi utente e password. In alcuni casi, queste e-mail vengono inviate in massa a un numero enorme di destinatari, ma in altri casi sono specificamente destinate a destinatari particolari.

Il malware viene talvolta distribuito anche tramite e-mail, di solito tramite allegati o collegamenti a siti loschi inclusi nei messaggi di posta elettronica. In alcuni casi, se il file sospetto viene aperto, infetterà il computer del destinatario e utilizzerà il suo software di posta elettronica per inviare più copie di se stesso ai contatti del destinatario originale.

Per evitare di cadere vittima di truffe via e-mail, dai un'occhiata da vicino agli indirizzi da cui provengono i messaggi e assicurati che corrispondano effettivamente alle persone o alle istituzioni da cui affermano di appartenere. Verifica che tutti i link nelle e-mail vadano ai siti a cui affermano di collegarsi. Se ricevi un'e-mail inaspettata con un allegato, verifica che provenga effettivamente dalla persona da cui afferma di provenire, anche se devi chiamare o inviare un messaggio a quella persona per confermare l'identità.

Molte aziende hanno programma antivirus per scansionare la posta in entrata e in uscita alla ricerca di malware, ma è comunque bene essere vigili per evitare truffe.

In alcuni uffici, la posta elettronica è sempre più diffusa sostituito da un software di messaggistica istantanea, come Microsoft Teams o Slack. Le aziende utilizzano anche strumenti di messaggistica e software di social networking per parlare con i clienti, spesso tramite chat o collegamenti automatici posizionati sui siti Web aziendali.

Queste piattaforme in tempo reale possono spesso essere più veloci e convenienti rispetto all'utilizzo della posta elettronica. Molti semplificano anche la condivisione di file o addirittura l'impostazione di sessioni di conferenza vocale e video, cosa che non può essere eseguita direttamente tramite e-mail.

Tuttavia, è improbabile che queste piattaforme sostituiranno completamente l'e-mail a breve.