Quali sono le funzioni di un database in un'applicazione?

Tutti hanno utilizzato un database in un modo o nell'altro. Anche un elenco telefonico si qualifica come tale. I database archiviano le informazioni e le organizzano in una forma pratica. Le applicazioni software, come Microsoft Access, informatizzano le funzioni del database dando all'utente una grande flessibilità con i propri dati. Gli operatori che si prendono il tempo necessario per imparare a utilizzare il software di database alla fine risparmieranno tempo.

Le informazioni di base memorizzate in un programma di database vengono inserite in una tabella. Simile nell'aspetto a un foglio di calcolo, come Microsoft Excel o Lotus 123, le tabelle forniscono un modo organizzato per inserire le informazioni. Gli utenti hanno la possibilità di creare nomi di campo, come nome, indirizzo e numero di identificazione del cliente. Gli utenti possono anche formattare i campi nella tabella. Ad esempio, un campo numerico può essere visualizzato con formattazione monetaria come dollari o euro.

La maggior parte dei programmi software di database dispone di modelli disponibili per i formati utilizzati di frequente, come la gestione dei contatti, le vendite o il monitoraggio dell'inventario. Gli utenti hanno la possibilità di modificare questi modelli per personalizzarli per i propri scopi specifici.

Il software del database include la possibilità di creare moduli di facile utilizzo per rendere più facile agli occhi dell'operatore il compito di inserire i dati. I lavoratori hanno il potere di adattare i moduli alle loro esigenze. L'utilizzo di modelli personalizzabili per i moduli rende il processo di creazione più rapido e semplice.

Per aiutare coloro che inseriscono i dati nel modulo, l'uso dei messaggi fornisce una guida. Ad esempio, quando chi inserisce i dati deve scegliere da un menu a tendina per un determinato campo, il creatore del database ha la possibilità di aggiungere un messaggio pop-up quando quel campo viene selezionato, ricordando agli utenti di selezionare dal menu a discesa.

I programmi di database includono funzioni di creazione di report. I report consentono agli utenti di manipolare i propri dati in numerosi modi. Gli utenti possono inserire funzioni nei report per aiutare nell'analisi dei dati. Ad esempio, un reparto vendite può creare un report che mostra solo i dati del primo trimestre fornendo i totali per ogni mese separatamente.

La creazione di report in genere consente la creatività nella progettazione dell'aspetto del report. Gli aspetti visivi, come la scelta dei caratteri, le posizioni dei campi, l'inserimento della grafica e la manipolazione dei colori, consentono al progettista del report di renderlo visivamente gradevole e professionale.

Il software di database fornisce agli utenti funzionalità per organizzare le proprie informazioni in modo semplice e specifico. Ad esempio, l'utilizzo delle funzioni di ordinamento consente la sequenza alfa o alfa inversa, di solito semplicemente facendo clic su un'icona. Le funzioni di filtro consentono agli utenti di estrarre informazioni in base a criteri specificati.