I sistemi RFID sono simili alla scansione dei codici a barre.
Le funzioni di un sistema di etichettatura di identificazione a radiofrequenza (RFID) includono il controllo interno delle immobilizzazioni, il controllo interno delle risorse spesate e la prevenzione dei furti. Il sistema RFID prevede un tag e un lettore. Durante la scansione, l'antenna all'interno del tag capta l'onda radio e invia una risposta al lettore.
Inventari fisici
Una componente chiave del controllo interno delle immobilizzazioni è l'inventario fisico, durante il quale un revisore individua e registra tutte le attività capitalizzate. La funzione del sistema RFID è quella di facilitare l'inventario fisico. Un tag RFID deve essere fisicamente attaccato al bene al momento dell'acquisizione e registrato nel registro della proprietà. Il numero di tag diventa quindi l'identificatore principale della risorsa perché è collegato a tutte le informazioni nel record relative a quella particolare risorsa. I tag pre-numerati possono anche fornire il controllo numerico.
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Durante un inventario/audit fisico, il revisore esegue la scansione del tag RFID su ciascun asset. Ciò attiva una trasmissione che "marca" i beni nel database del record di proprietà. Il revisore può quindi stampare l'elenco dei beni e vedere quali non sono stati individuati.
Controllo interno delle attività spese
Le aziende possono scegliere di utilizzare tag RFID anche su beni più piccoli, poiché un buon sistema di controllo della proprietà include tutti i beni aziendali, in particolare quelli che potrebbero essere rubati o smarriti. L'azienda dovrebbe utilizzare un sistema o un file separato per gli articoli spesati, poiché è il maiuscolo beni che generano ammortamenti periodici e che devono essere riconciliati con i dichiarazioni. Il controllo interno non dovrebbe essere subordinato al costo di un articolo o alle politiche di capitalizzazione.
Prevenzione dei furti
Le aziende con un alto volume di furti o in un settore con informazioni altamente classificate possono scegliere di installare scanner RFID alla porta. Lo scanner avvisava l'addetto alla reception o la guardia di sicurezza se un dipendente cercava di andarsene con un oggetto etichettato.
RFID vs. Etichettatura con codice a barre
Lo svantaggio principale dell'etichettatura con codici a barre è che i tag possono sporcarsi e diventare difficili da leggere. Il tag RFID combatte questo svantaggio perché il lettore deve trovarsi solo a pochi piedi dal tag; non richiede una linea di vista diretta per la lettura. Riduce anche il tempo necessario per completare un inventario fisico a causa di come funziona.
Lo svantaggio principale dei tag RFID è il costo; sono molto più costosi, in parte perché richiede l'integrazione del sistema e un integratore. Tuttavia, il tempo risparmiato (inclusa la paga oraria per l'analista dell'inventario) potrebbe superare il costo iniziale.
