Un'entità in Microsoft Access svolge un ruolo molto importante. Il suo compito è rappresentare una persona, un luogo, un oggetto, un evento o un'idea che memorizza ed elabora i dati. Un'entità in un database relazionale ha la propria tabella. All'interno della tabella dell'entità ci sono gli attributi, detti anche campi o colonne che caratterizzano l'entità.
Quando si crea ciascuna entità, è consigliabile specificare una chiave assegnata, che è una chiave primaria, per garantire che i record della tabella contengano un solo valore univoco. In Microsoft Access, la mancata assegnazione di una chiave primaria richiede a Microsoft Access di creare automaticamente un tipo di dati di numerazione automatica dopo aver ottenuto l'autorizzazione. Si noti che esistono alcune limitazioni per la numerazione automatica dei tipi di dati quando si applica l'integrità referenziale.
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Diagramma entità-relazione
Durante la fase di progettazione del database di Microsoft Access, un diagramma di relazione tra entità, o ER, è un elemento visivo popolare rappresentazione di una struttura di database relazionale che illustra tutte le entità, attributi e relazioni. Questo diagramma viene realizzato prima di inserire fisicamente qualsiasi informazione nel database. Il diagramma E-R rappresenta le entità come rettangoli.
La chiave primaria, che è una colonna o un insieme di colonne che identifica in modo univoco una determinata riga in una tabella per ogni entità, viene visualizzata sopra la riga nel rettangolo di ciascuna entità. Gli altri campi che completano l'entità vengono visualizzati sotto la linea nel rettangolo. Una linea tratteggiata da un rettangolo all'altro indica le relazioni, tipicamente la chiave primaria con la chiave esterna, che è un campo (o una raccolta di campi) in una tabella il cui valore deve corrispondere al valore della chiave primaria per un secondo tavolo.
Integrità dell'entità
Quando si sceglie un campo come chiave primaria, un valore null, che è un valore sconosciuto o non applicabile, non è accettabile. L'integrità dell'entità è la regola secondo cui nessun campo che fa parte della chiave primaria può accettare valori null. La regola esprime l'unicità. Ogni record avrà la propria identità e impedire alla chiave primaria di avere un valore null garantisce che un record sia distinguibile da un altro.
Entità dipendente contro entità indipendente
Un'entità dipendente è una tabella che richiede una relazione con un'altra tabella per l'identificazione. Un'entità indipendente è una tabella che non richiede una relazione con un'altra tabella. In un diagramma ER, gli angoli arrotondati rappresentano l'entità dipendente e gli angoli quadrati rappresentano l'entità indipendente.
Modello Entità-Relazione
Il modello ER è un approccio adatto per rappresentare i dati in un database Microsoft Access che utilizza diagrammi ER, simile al metodo utilizzato dal linguaggio di progettazione del database esclusivamente come strumento per rappresentare entità, attributi e relazioni. In un modello ER, i rettangoli rappresentano le entità e i triangoli rappresentano le relazioni. Per illustrare le relazioni condivise tra le entità, le linee collegano le entità e sono etichettate per indicare il tipo di relazione. Ad esempio, una relazione uno a molti tra entità è rappresentata da "1" a "n", mentre una relazione molti a molti tra entità è rappresentata da "m" a "n".
Entità composta
Un'entità composita è una soluzione valida per illustrare un'entità che esiste per soddisfare la relazione molti a molti. Rappresentare questa relazione è un diamante all'interno di un rettangolo.
