Definizione di una query in Access

Access è un software di database che consente agli utenti di conservare una grande quantità di informazioni. I componenti di un database sono tabelle, query, form, report e macro. Le tabelle consentono all'utente di conservare i dati grezzi. Le query manipolano i dati nelle tabelle. I moduli possono essere utilizzati per inserire dati nelle tabelle e navigare nel database. I report servono a presentare i dati in un formato stampabile e le macro aiutano ad automatizzare le attività del database. Il componente più importante di un database sono le query. Proprio come suggerisce il nome, una query consente all'utente di richiedere informazioni sui dati nelle tabelle.

Esistono diversi tipi di query comunemente usate in Access: seleziona, aggiungi, aggiorna, elimina, crea tabella. L'obiettivo della query determina il tipo di query da utilizzare. Una query di selezione aiuta l'utente a estrarre semplicemente le informazioni dalla tabella in base alle esigenze definite dall'utente. Ad esempio, una query di selezione può isolare i nomi dei clienti che iniziano con la lettera "M". Viene creata una query di accodamento per aggiungere informazioni a una tabella. Una query di aggiornamento può modificare i record della tabella in base alle esigenze dell'utente. Le query di eliminazione rimuovono i record dalla tabella. Una query di creazione tabella consente a un utente di creare una nuova tabella dai record selezionati.

Le query consentono all'utente di calcolare i singoli campi. L'utente può eseguire calcoli di base come l'aggiunta o la moltiplicazione di campi o calcoli più complessi per esigenze ingegneristiche o statistiche. I calcoli incorporati di Access sono gli stessi di quelli trovati in Microsoft Excel. Attraverso una query, gli elementi possono anche essere raggruppati o ordinati secondo i criteri specificati dall'utente.

I dati in una query vengono spesso estratti dalle tabelle di un database. La tabella può trovarsi nel database presente, in un altro database o da un sistema aziendale come l'AS/400. È possibile inserire più di una tabella in una query. Le query possono anche estrarre informazioni da altre query. In altre parole, le query possono essere incorporate all'interno delle query. Analogamente alle tabelle, in una query possono essere presenti due o più query. All'interno di una query di Access, le tabelle e le query sono collegate da campi comuni a ciascuna.

Una query può essere costruita utilizzando una procedura guidata (guida passo passo) o da zero. Coloro che sono nuovi ai database di Access dovrebbero idealmente utilizzare la procedura guidata. Consente all'utente di familiarizzare con le query e come stabilire collegamenti tra le tabelle e le query utilizzate dal database.

Per evitare la duplicazione, seleziona un campo della tabella che sarà la chiave primaria. Questa chiave primaria è un campo che contiene informazioni univoche su ogni record. Ad esempio, una chiave primaria per un database di riscossioni potrebbe essere il numero di fattura o il numero di conto cliente. Se viene selezionata una chiave primaria, ci sono meno opportunità per la duplicazione dei record quando viene eseguita la query.